Espaces de travail
Un espace de travail est la maison d’une équipe dans sol2flow. Il contient les tableaux, les membres, les étiquettes, les modèles et les saisies de temps. Tout ce que vous faites se passe dans un espace de travail, et chacun ne voit que les espaces dont il fait partie.
Vous pouvez faire partie de plusieurs espaces et avoir un rôle différent dans chacun : par exemple, être admin dans l’espace de votre équipe et invité dans celui d’un client. Consultez Membres et partage pour savoir ce que permet chaque rôle.
Le sélecteur d’espaces
Le sélecteur d’espaces se trouve en haut de la barre latérale. Il liste tous les espaces dont vous faites partie, et vous pouvez y faire une recherche quand la liste s’allonge.
Pour passer à un autre espace :
- Ouvrez le sélecteur d’espaces en haut de la barre latérale.
- Si besoin, saisissez une partie du nom pour filtrer la liste.
- Sélectionnez l’espace.
Si vous êtes connecté mais ne faites encore partie d’aucun espace, vous voyez une page vide. De là, vous pouvez créer un espace (si vous y êtes autorisé), demander à en rejoindre un (voir Demandes pour rejoindre) ou demander à un admin de vous ajouter.
Créer un espace de travail
Pour créer un espace de travail :
- Ouvrez le sélecteur d’espaces et choisissez Nouvel espace.
- Saisissez un Nom de l’espace de travail.
- Activez éventuellement Espace privé (voir ci-dessous).
- Choisissez Créer l’espace.
Vous devenez Admin de l’espace du nouvel espace.
Les administrateurs de l’instance décident qui peut créer des espaces et peuvent limiter le nombre d’espaces que chaque personne peut créer. Si vous ne voyez pas Nouvel espace, adressez-vous à votre administrateur.
Espaces privés
Un espace privé n’est visible que par ses membres. Les propriétaires et admins de l’instance peuvent normalement ouvrir et gérer tous les espaces ; ils n’ont aucun accès automatique à un espace privé. Ils ne peuvent le voir que si quelqu’un les ajoute comme membres.
Vous pouvez rendre un espace privé à sa création, ou plus tard :
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Général.
- Activez ou désactivez Espace privé.
Seuls les admins de l’espace peuvent modifier ce réglage. Un espace privé a toujours besoin d’au moins un admin ajouté explicitement comme membre : le dernier admin dans ce cas ne peut donc pas quitter l’espace ni perdre son rôle.
Paramètres de l’espace
Ouvrez Paramètres dans la barre latérale. Le groupe Espace de travail du menu des paramètres affiche les paramètres de l’espace où vous vous trouvez ; si vous faites partie de plusieurs espaces, utilisez le sélecteur en haut du groupe pour en choisir un autre. Les paramètres s’enregistrent automatiquement : l’en-tête de la page affiche Enregistré une fois la modification sauvegardée.
| Page | À quoi elle sert | Qui la voit |
|---|---|---|
| Général | Nom, propriétaire, réglage privé, temps de travail, quitter et supprimer | Tout le monde (les membres en lecture seule ; les invités ne voient que Quitter l’espace de travail) |
| Membres et invitations | Les personnes de l’espace et les invitations en attente | Admins et membres de l’espace |
| Étiquettes | Étiquettes d’espace et de tableau | Admins de l’espace |
| Accès et intégrations | Réglages de l’API REST, des webhooks et des liens publics, commentaires des invités, taille maximale des fichiers, demandes pour rejoindre | Admins de l’espace |
| Webhooks | Envoyer des événements à d’autres outils | Admins de l’espace |
| Import et export | Importer des tableaux depuis Trello ou Kan ; exporter tout l’espace | Admins de l’espace |
| Journal d’audit | Un historique des changements importants dans l’espace | Admins de l’espace |
Renommer un espace
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Général.
- Modifiez le nom sous Nom. Il est enregistré quand vous quittez le champ.
Le nom apparaît dans le sélecteur d’espaces, dans les e-mails et pour chaque personne qui rejoint l’espace.
Temps de travail
Les estimations en jours, semaines, mois et années comptent le temps de travail. Par défaut, un jour compte 8 heures de travail et une semaine 5 jours de travail. Pour changer cela :
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Général.
- Sous Temps de travail, définissez Heures de travail par jour (0,5 à 24) et Jours de travail par semaine (1 à 7).
Modifier le temps de travail ne change pas les estimations enregistrées, seulement la façon dont elles se lisent. Voir Suivi du temps.
Accès et intégrations
Les admins de l’espace peuvent régler finement ce qui atteint l’espace depuis l’extérieur :
- API REST : si des clés d’API personnelles peuvent lire et modifier cet espace. Voir API REST.
- Webhooks : si cet espace peut envoyer des événements à d’autres services. Voir Webhooks.
- Autoriser les liens publics : si les admins du tableau peuvent partager des tableaux en lecture seule avec toute personne disposant du lien. Désactivé : les liens existants sont mis en pause (ils ne sont pas supprimés) et fonctionnent à nouveau dès que vous le réactivez. Voir Partager un tableau publiquement.
- Les invités peuvent commenter (sous Invités, désactivé par défaut) : si les invités peuvent commenter sur les tableaux qu’ils peuvent consulter. Voir Commentaires des invités.
- Taille max. des fichiers (Mo) : le plus gros fichier que l’on peut joindre ici. Laissez vide pour utiliser la limite de l’instance.
- Les personnes de ces domaines e-mail peuvent demander à rejoindre : voir Demandes pour rejoindre.
Un réglage désactivé par les administrateurs de l’instance reste désactivé ici, avec une note qui l’indique.
Demandes pour rejoindre
Les admins de l’espace peuvent laisser leurs collègues trouver l’espace et demander à le rejoindre, au lieu d’inviter chaque personne.
Pour activer les demandes :
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations.
- Sous Les personnes de ces domaines e-mail peuvent demander à rejoindre, saisissez les domaines e-mail de votre entreprise, séparés par des virgules (par exemple
example.com). Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 domaines.
Les personnes connectées avec une adresse e-mail confirmée de l’un de ces domaines voient alors l’espace sous Espaces que vous pouvez rejoindre, dans le sélecteur d’espaces ou sur la page vide si elles n’ont encore aucun espace. Elles choisissent Demander à rejoindre, et le bouton devient Demandé. Faire la demande ne donne aucun accès en soi ; elles ne voient que le nom de l’espace.
Pour répondre à une demande :
- Vous êtes prévenu via la cloche quand quelqu’un demande à rejoindre l’espace.
- Ouvrez Membres (ou Paramètres → Espace de travail → Membres et invitations). Les demandes apparaissent en haut, par exemple « 2 personnes demandent à rejoindre », avec le nom, l’e-mail et la date de la demande.
- Choisissez Accepter (la personne rejoint l’espace comme Membre) ou Refuser.
La personne est prévenue dans les deux cas. Une demande refusée ne peut pas être renvoyée.
Seules les adresses e-mail confirmées sont prises en compte : une personne dont l’adresse n’est pas encore confirmée ne voit aucun espace à rejoindre tant qu’elle ne l’a pas confirmée. Même ainsi, un domaine ne donne jamais accès à lui seul : c’est toujours un admin qui décide.
Quitter un espace
Tout le monde peut quitter un espace : admins, membres et invités.
Pour le quitter :
- Ouvrez le sélecteur d’espaces et choisissez Quitter suivi du nom de l’espace (sous la liste). Ou ouvrez Paramètres → Espace de travail → Général et utilisez Quitter l’espace de travail dans la Zone de danger.
- Confirmez dans la boîte de dialogue.
Quand vous quittez un espace, vous perdez l’accès à ses tableaux, et vos rôles sur les tableaux, vos tableaux épinglés, vos assignations et vos participations aux tâches y sont supprimés. Les admins de l’espace sont prévenus. Pour revenir, un admin doit vous ajouter à nouveau.
Il n’est pas possible de quitter l’espace, et l’option en indique la raison, quand :
- vous êtes le dernier admin : nommez d’abord quelqu’un d’autre admin ;
- votre appartenance est gérée par le fournisseur d’identité de votre entreprise (authentification unique) : demandez à un administrateur de la modifier.
Supprimer un espace
Seuls les admins de l’espace peuvent le supprimer.
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Général.
- Dans la Zone de danger, choisissez Supprimer l’espace.
- Saisissez le nom de l’espace pour confirmer. Si vous ne vous êtes pas connecté récemment, il vous est demandé de confirmer votre identité avec votre mot de passe.
L’espace devient immédiatement inaccessible pour tout le monde, mais il n’a pas encore disparu : ses admins peuvent le restaurer pendant un nombre de jours fixé par l’instance (30 par défaut). Passé ce délai, il est définitivement purgé, avec tous ses tableaux, tâches et fichiers. Chaque admin de l’espace reçoit une notification et un e-mail indiquant la date de purge.
Pour restaurer un espace supprimé :
- Ouvrez Paramètres → Vos données.
- Sous Espaces supprimés, choisissez Restaurer à côté de l’espace.
Si son ancienne adresse a été prise entre-temps, l’espace restauré reçoit une adresse légèrement différente ; la confirmation vous l’indique.
Avant de supprimer un espace, pensez à l’exporter : Paramètres → Espace de travail → Import et export → Exporter l’espace. Voir Imports et exports.