Suivi du temps

sol2flow vous permet d’enregistrer le temps passé sur les tâches, avec un chrono en cours ou en saisissant les entrées vous-même, et de le comparer à une estimation facultative. Votre feuille de temps affiche votre semaine, votre mois ou votre année, et le rapport et les exports récapitulent le temps sur l’ensemble de l’espace de travail.

Qui peut faire quoi

	Qui
Démarrer un chrono, saisir du temps, définir des estimations	Éditeurs et admins du tableau de la tâche
Voir le temps total d’une tâche	Toute personne qui peut voir la tâche
Voir les saisies de tout le monde	Admins de l’espace (tout l’espace) ; admins du tableau (leurs tableaux)
Voir vos propres saisies	Tout le monde, sur les tableaux qu’il peut ouvrir
Modifier ou supprimer une saisie	Uniquement la personne qui l’a saisie

Les lecteurs ne peuvent pas saisir de temps, et les tableaux et tâches archivés sont en lecture seule. Les admins peuvent consulter le temps des autres, mais pas le modifier : une correction passe toujours par la personne qui l’a saisi, pour que personne ne voie sa feuille de temps changer à son insu.

Le chrono

Vous disposez d’un seul chrono. Le démarrer sur une tâche lance le décompte ; l’arrêter enregistre le temps sous forme de saisie.

Pour démarrer un chrono :

• sur la page de la tâche, choisissez Démarrer le chrono dans la section Temps, ou
• sur un tableau, choisissez ▶ sur la carte (sur écran tactile, dans le menu ⋯ de la carte).

Tant qu’il tourne, le chrono est visible partout : dans la section Temps de la tâche (« En cours · 00:12:34 »), en bas de la barre latérale sur chaque page (sur téléphone, dans la barre du haut) et sur la carte de la tâche. Choisissez Arrêter à l’un de ces endroits pour l’arrêter. Le chrono continue de tourner si vous rechargez la page ou fermez le navigateur.

Changer de tâche : démarrer un chrono sur une autre tâche arrête automatiquement celui en cours et enregistre son temps. Le message indique par exemple « PRD-3 arrêté après 1h 12m · PRD-7 démarré », avec Annuler au cas où vous ne vouliez pas changer.

Un chrono arrêté après moins d’une seconde n’est pas enregistré.

Saisir du temps à la main

Pour ajouter du temps que vous n’avez pas suivi avec le chrono :

1. Ouvrez la tâche et choisissez Saisir du temps dans la section Temps.
2. Indiquez le début (date et heure) et soit la fin (date et heure Se termine le), soit la Durée. Les champs restent cohérents entre eux : si vous modifiez le début ou la fin, la durée se met à jour ; si vous modifiez la durée, la fin se déplace.
3. Ajoutez éventuellement une Note (« Sur quoi avez-vous travaillé ? »).
4. Choisissez Enregistrer.

La durée accepte de nombreux formats, comme 1h 30m, 90m, 1.5h, 1,5h ou 1:30. Un nombre seul correspond à des heures. Une saisie peut durer de 1 minute à 24 heures, et la fin ne peut pas précéder le début. Les heures sont dans votre fuseau horaire.

Vous pouvez faire autant de saisies que nécessaire le même jour.

Saisies sur la tâche

La section Temps liste les 5 saisies les plus récentes que vous pouvez voir, chacune avec l’auteur, le début et la fin exacts, la durée et la note. Choisissez Voir tout le temps pour ouvrir le rapport filtré sur la tâche.

Pour modifier ou supprimer une de vos propres saisies, utilisez Modifier la saisie ou Supprimer la saisie.

Les admins du tableau voient aussi le temps par personne. Les autres voient leur propre part à côté du total, par exemple « Vous : 2h 15m · Total : 5h ».

Estimations

Une estimation correspond au travail que vous pensez nécessaire pour une tâche.

Pour en définir une :

1. Dans la section Temps de la tâche, choisissez Définir l’estimation (ou Modifier l’estimation). Vous pouvez aussi la définir dans la boîte de dialogue Nouvelle tâche ou avec Définir l’estimation… dans le menu ⋯ de la carte.
2. Saisissez un nombre (les décimales sont acceptées, comme 1.5) et choisissez une Unité : Minutes, Heures, Jours, Semaines, Mois ou Années.
3. Choisissez Enregistrer, ou Effacer l’estimation pour la supprimer.

Les estimations comptent le temps de travail : par défaut, 1 jour = 8 heures et 1 semaine = 5 jours ; 1 mois = 4 semaines et 1 année = 12 mois. Les admins de l’espace peuvent modifier le nombre d’heures par jour et de jours par semaine dans Paramètres → Espace de travail → Général → Temps de travail. Une indication sous le champ rappelle toujours la base actuelle de l’espace.

La base de temps de travail n’est qu’une unité. Elle ne limite jamais le temps que vous pouvez saisir : enregistrer 10 heures sur une estimation de 1 jour ne pose aucun problème.

Dès qu’une tâche a une estimation, la section Temps et la carte affichent la progression, par exemple « 3h 10m sur 5h ». Quand le temps saisi dépasse l’estimation, la barre est pleine et signalée comme dépassée, par exemple « 40m de dépassement ».

Feuilles de temps

Choisissez Feuilles de temps dans la barre latérale. La page comporte deux onglets : Mon temps et Rapport.

Mon temps

Basculez entre Semaine, Mois et Année, et utilisez les flèches ou Cette semaine / Ce mois-ci / Cette année pour passer d’une période à l’autre. Chaque vue affiche le total de la période. L’adresse de la page contient la vue et la période : vous pouvez donc l’ajouter à vos favoris ou la partager.

Semaine : une ligne par tâche sur laquelle vous avez saisi du temps cette semaine, une colonne par jour, avec les totaux par tâche, par jour et pour la semaine.

• Cliquez sur une cellule pour voir les saisies de ce jour sur la tâche, les modifier ou les supprimer, ou saisir du temps supplémentaire pour ce jour.
• Choisissez Ajouter une tâche pour ajouter une ligne pour une autre tâche sur laquelle vous pouvez saisir du temps (recherche par clé ou par titre). Les tâches qui vous sont assignées apparaissent en premier. La ligne reste le temps de votre visite ; après un rechargement, seules les tâches avec du temps cette semaine-là sont listées.

Mois : un calendrier avec le total de chaque jour. Cliquez sur un jour pour voir toutes ses saisies. À côté du calendrier (en dessous sur les écrans étroits), les totaux Par tableau et Par tâche.

Année : douze vignettes de mois avec leurs totaux (cliquez sur l’une d’elles pour ouvrir ce mois), et un tableau des tableaux et tâches par mois.

Le temps de qui : par défaut, vous voyez votre propre temps. Les admins de l’espace et les admins du tableau disposent d’un sélecteur de personne pour consulter le temps de quelqu’un d’autre, en lecture seule et uniquement dans les limites de ce qu’ils ont le droit de voir.

Rapport

Le rapport récapitule le temps sur l’ensemble de l’espace de travail.

• Période : Cette semaine, Semaine dernière, Ce mois-ci, Mois dernier, Toute la période ou Personnalisé (Du / Au).
• Filtrez par Tableau, Personne ou une seule tâche.
• Regrouper par Jour, Tâche, Tableau ou Personne.

Il affiche le total et le nombre de saisies, puis les groupes, puis la liste de toutes les saisies correspondantes avec la personne, la tâche, le début et la fin exacts, la durée et la note. Les chronos en cours apparaissent comme « en cours » avec une durée qui avance, mais ne sont comptés dans les totaux qu’une fois arrêtés.

Les membres ne voient que leur propre temps dans le rapport. Les admins de l’espace voient celui de tout le monde ; les admins du tableau voient le temps de tout le monde sur les tableaux qu’ils administrent.

Exporter les feuilles de temps

Chaque vue de feuille de temps et le rapport peuvent être exportés en CSV, Excel ou PDF. L’export couvre exactement ce que vous avez sous les yeux : la période (ou les filtres du rapport) et la personne affichée.

• CSV : une ligne par saisie avec la date, le début et la fin, la durée, le fuseau horaire, la personne, l’espace de travail, le tableau, la clé et le titre de la tâche, et la note. S’ouvre dans n’importe quel tableur.
• Excel : une feuille « Saisies » avec de vraies cellules de date et de durée et un total, et une feuille « Totaux » par personne et par tableau.
• PDF : une feuille de temps imprimable par personne, avec les totaux quotidiens, le total de la période et, pour plusieurs personnes, une page de récapitulatif.

Fuseau horaire de l’export : à côté des boutons d’export, vous pouvez choisir le fuseau horaire utilisé par l’export pour les heures, les jours et les totaux. Par défaut, c’est votre propre fuseau horaire, et votre dernier choix est mémorisé dans ce navigateur. L’export indique toujours le fuseau horaire utilisé.

remarque

Les chronos en cours ne sont pas exportés : arrêtez d’abord un chrono si vous avez besoin de son temps dans le fichier. Les tâches archivées sont incluses et signalées comme archivées.

Bon à savoir

• Saisir du temps ou arrêter un chrono apparaît dans l’activité de la tâche (« a enregistré 1h 30m sur PRD-3 »). Aucune notification n’est envoyée.
• Archiver une tâche arrête les chronos en cours dessus et conserve leur temps.
• Supprimer une tâche masque ses saisies de temps ; la restaurer les fait réapparaître.
• Si le compte de quelqu’un est supprimé, ses saisies de temps restent, affichées comme « Utilisateur supprimé », pour que les rapports restent justes.