Partager un tableau publiquement
Un lien public permet à des personnes sans compte, par exemple vos clients, de consulter un tableau. Elles voient le tableau et ses tâches en lecture seule, sans avoir à se connecter.
Activer ou désactiver le lien public
Les admins du tableau gèrent le lien public dans la fenêtre Partager :
- Ouvrez le tableau et choisissez Partager dans son en-tête.
- Activez Lien public. Le lien apparaît sous l’interrupteur.
- Choisissez Copier pour le copier, ou Ouvrir pour voir le tableau tel que le voient les visiteurs.
Pour arrêter le partage, désactivez Lien public. Le lien cesse de fonctionner immédiatement. La date d’expiration, le mot de passe et Ce que voient les visiteurs sont conservés ; si vous réactivez le lien plus tard, le tableau reçoit un nouveau lien avec les mêmes paramètres.
Tant que le lien est activé, toute personne qui peut ouvrir le tableau voit un badge Public dans son en-tête, et le tableau apparaît sous le filtre Publics de la vue d’ensemble des tableaux. Seuls les admins du tableau voient le lien lui-même et ses paramètres.
Les liens publics ne sont peut-être pas inclus dans tous les forfaits de sol2flow Cloud. Si le vôtre ne les inclut pas, l’interrupteur Lien public reste désactivé et ne peut pas être modifié, et la fenêtre Partager l’indique.
Ce que reçoivent les visiteurs
- Le nom du tableau, ses listes et ses cartes, avec le sélecteur Tableau | Calendrier | Chronologie. Le calendrier et la chronologie n’apparaissent que si les dates sont visibles.
- Une page pour chaque tâche qu’ils ouvrent, avec uniquement ce que le lien affiche.
- Un badge Lecture seule. Rien n’est affiché sur votre espace de travail ou votre organisation.
Les visiteurs ne peuvent rien modifier : ni déplacer des cartes, ni créer des tâches, ni changer des dates, ni commenter. Si vous leur montrez les commentaires, ils peuvent les lire, mais pas y répondre.
Les pages publiques demandent aux moteurs de recherche de ne pas les indexer. Toutefois, toute personne qui a le lien peut ouvrir le tableau : ne le partagez qu’avec les personnes qui doivent le voir.
Ce que voient les visiteurs
Ouvrez Paramètres du lien sous le lien et cochez ce que les visiteurs peuvent voir. Chaque modification est enregistrée immédiatement.
| Option | Nouveaux liens |
|---|---|
| Étiquettes | Activé |
| Dates | Activé |
| Checklists (progression et éléments) | Activé |
| Descriptions | Activé |
| Personnes assignées | Désactivé |
| Membres de la tâche | Désactivé |
| Commentaires (lecture seule) | Désactivé |
| Pièces jointes | Désactivé |
| Estimations et temps saisi | Désactivé |
Les titres des tâches, les noms des listes et les clés des tâches sont toujours visibles. Les tâches et listes archivées ne le sont jamais.
Les personnes n’apparaissent qu’avec leur nom et leur photo, jamais avec leur adresse e-mail ni leur nom d’utilisateur. Les mentions dans les descriptions et les commentaires s’affichent en texte simple, par exemple « @Anna ». Les images d’une description s’affichent avec la description, même si Pièces jointes est désactivé.
Définir une date d’expiration
Sous Paramètres du lien → Expire le, choisissez une date, ou Sans expiration. Le lien fonctionne jusqu’à la fin de ce jour dans votre fuseau horaire.
Ensuite, les visiteurs voient « Ce lien a expiré ». 30 jours après la date d’expiration, sol2flow désactive le lien automatiquement. D’ici là, vous pouvez choisir une date plus tardive pour qu’il fonctionne à nouveau.
Protéger le lien par un mot de passe
- Sous Paramètres du lien → Mot de passe, choisissez Définir un mot de passe.
- Saisissez un mot de passe de 6 à 128 caractères et enregistrez-le.
Les visiteurs saisissent le mot de passe une seule fois et restent connectés 12 heures, quelle que soit la langue dans laquelle ils consultent le tableau. Après trop de tentatives erronées, ils doivent patienter quelques minutes.
Changer le mot de passe ou Retirer déconnecte immédiatement tous les visiteurs. Personne ne peut relire le mot de passe par la suite, pas même les admins du tableau : envoyez-le donc aux visiteurs séparément du lien.
Régénérer le lien
Si le lien est arrivé chez quelqu’un qui ne devrait pas l’avoir, choisissez Régénérer le lien sous Paramètres du lien et confirmez. Le tableau reçoit un nouveau lien et l’ancien cesse de fonctionner immédiatement, pour tous ceux qui l’ont. Les paramètres restent les mêmes. Envoyez le nouveau lien aux personnes qui doivent continuer à voir le tableau.
Désactiver les liens publics pour un espace de travail
Les admins de l’espace décident si les tableaux de leur espace de travail peuvent être partagés publiquement :
- Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations.
- Désactivez Autoriser les liens publics (activé par défaut).
Tant que ce réglage est désactivé, les admins du tableau ne peuvent pas activer de lien public ; la fenêtre Partager indique « Les liens publics sont désactivés pour cet espace ». Les liens existants sont mis en pause : les visiteurs voient « Ce tableau n’est plus partagé publiquement ». Les liens ne sont pas supprimés. Quand vous réactivez Autoriser les liens publics, ils fonctionnent à nouveau avec leurs paramètres. Les admins du tableau peuvent toujours désactiver complètement un lien existant.
Quand un lien ne fonctionne pas
Ce que voient les visiteurs :
- Ce lien a expiré : la date d’expiration est passée.
- Ce tableau n’est plus partagé publiquement : les liens publics sont désactivés pour l’espace de travail, ou ne sont pas inclus dans le forfait. Le lien fonctionne à nouveau dès qu’ils sont autorisés.
- Lien indisponible : le lien a été désactivé ou régénéré, ou le tableau a été archivé ou supprimé.
Quand le lien est activé mais en pause, la fenêtre Partager indique aux admins du tableau qu’il ne fonctionne pas pour le moment.
Qui a modifié le lien
L’activation et la désactivation du lien, sa régénération et les modifications de ses paramètres apparaissent dans l’activité du tableau et dans le journal d’audit de l’espace de travail. Le mot de passe lui-même n’y figure jamais, seulement le fait qu’il en existe un.