Membres et partage

Ce que chacun peut faire dans sol2flow dépend de deux rôles : votre rôle dans l’espace de travail, et votre rôle sur chaque tableau.

Rôles dans l’espace de travail

Rôle	Ce qu’il permet
Admin de l’espace	Gère les paramètres, les membres, les étiquettes et les modèles de l’espace. Peut ouvrir et gérer tous les tableaux de l’espace.
Membre	Crée des tableaux, et ouvre les tableaux partagés avec tout l’espace ou directement avec lui.
Invité	Ne voit que les tableaux auxquels il est ajouté, et peut seulement les consulter. Ne peut pas créer de tableaux ni voir les autres tableaux de l’espace. Gratuit : les invités n’occupent jamais de place. Idéal pour les clients et les prestataires.

Les rôles sont propres à chaque espace : une personne peut être admin dans un espace et invitée dans un autre.

remarque

Sur les instances auto-hébergées, les propriétaires et admins de l’instance peuvent ouvrir et gérer tous les espaces qui ne sont pas privés.

Rôles sur un tableau

Rôle	Ce qu’il permet
Admin du tableau	Modifie qui a accès, renomme, archive et supprime le tableau, et peut faire tout ce que font les éditeurs.
Éditeur	Crée, modifie et déplace les tâches et les listes, commente et saisit du temps. Ne peut pas modifier l’accès.
Lecteur	Ouvre le tableau et lit les tâches et les commentaires. Ne peut pas modifier les tâches ou les listes, ni commenter (les invités le peuvent si l’espace autorise les commentaires des invités).

Les admins de l’espace sont toujours admins de tous les tableaux de leur espace.

Le rôle d’une personne sur un tableau est le plus élevé entre :

• le rôle qui lui a été attribué directement sur le tableau, et
• le rôle par défaut du tableau, si le tableau est partagé avec Tout le monde dans l’espace et qu’elle est membre de l’espace (les invités ne comptent pas).

La page Membres

Choisissez Membres dans la barre latérale (ou ouvrez Paramètres → Espace de travail → Membres et invitations) pour voir toutes les personnes de l’espace. Utilisez la recherche et les filtres Tous, Admins, Membres, Invités et En attente pour affiner la liste. Pour les invités, la page indique sur quels tableaux ils se trouvent.

Les admins de l’espace peuvent changer le rôle des personnes, choisir Passer en membre pour faire d’un invité un membre (voir Invités sur les tableaux) et choisir Retirer le membre. La personne retirée perd l’accès à l’espace et à ses tableaux ; elle en est notifiée.

Les appartenances gérées par le fournisseur d’identité de votre entreprise (authentification unique) sont verrouillées ici : elles se modifient dans le fournisseur d’identité.

Ajouter des personnes à un espace

Les admins de l’espace peuvent ajouter des personnes et en inviter de nouvelles :

1. Sur la page Membres, choisissez Ajouter des personnes.
2. Recherchez par nom, ou saisissez une adresse e-mail complète. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes à la fois.
   • Les personnes qui ont déjà un compte sont ajoutées immédiatement.
   • Les adresses sans compte deviennent des invitations.
3. Choisissez le Rôle dans l’espace. Choisissez Que peut faire chaque rôle ? pour voir la description des rôles.
4. Choisissez Ajouter (ou Ajouter et inviter lorsque la sélection comprend de nouvelles personnes).

Les personnes ajoutées directement sont notifiées. Les personnes invitées reçoivent un e-mail avec un lien d’invitation.

remarque

Vous ne pouvez trouver que des personnes issues d’espaces que vous partagez avec elles. Pour ajouter quelqu’un d’autre, saisissez son adresse e-mail complète : sol2flow ne révèle jamais si une adresse a déjà un compte.

Invitations

Lorsque vous êtes invité, vous recevez un e-mail avec un lien d’invitation :

1. Ouvrez le lien.
2. Connectez-vous ou, si vous n’avez pas encore de compte, choisissez votre nom, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sous Terminer la création du compte.
3. Une bannière affiche l’invitation. Choisissez Accepter ou Refuser.

Si vous avez déjà un compte avec l’adresse e-mail invitée (vérifiée), l’invitation apparaît aussi dans votre cloche de notifications, avec Accepter et Refuser. Les invitations envoyées avant que vous ayez un compte apparaissent dès que votre compte existe et que son adresse est confirmée.

Si vous avez été invité dans un espace de travail et dans certains de ses tableaux, chaque invitation s’accepte ou se refuse séparément. Le bandeau les liste toutes — l’espace et chaque tableau — avec leurs propres boutons Accepter et Refuser. La première invitation acceptée vous ajoute à l’espace ; chaque tableau accepté ajoute ce tableau. Les invitations sans réponse restent dans le bandeau et la cloche.

Une invitation ne donne aucun accès tant que vous ne l’avez pas acceptée. Les invitations expirent au bout d’un certain temps ; un lien expiré ou révoqué affiche Invitation non valide. Demandez-en une nouvelle.

Révoquer une invitation

Les invitations en attente apparaissent sur la page Membres sous En attente, et dans la fenêtre Partager d’un tableau sous Invitations en attente. Sur la page Membres, chaque personne invitée a une seule ligne, quel que soit le nombre de ses invitations : elle indique le rôle qu’elle obtiendrait, les tableaux auxquels elle est invitée, qui l’a invitée et quand l’invitation expire. Révoquer sur cette ligne annule toutes ses invitations que vous pouvez révoquer ; pour n’en annuler qu’une (par exemple celle d’un seul tableau), choisissez N invitations sur la ligne puis Révoquer à côté, ou utilisez la fenêtre Partager du tableau. Choisissez Révoquer pour en annuler une. Vous pouvez révoquer :

• n’importe quelle invitation, si vous êtes admin de l’espace ;
• les invitations que vous avez envoyées vous-même ;
• les invitations à un tableau dont vous êtes admin.

Inviter à nouveau la même adresse plus tard fonctionne normalement.

La fenêtre Partager

Chaque tableau a un bouton Partager dans son en-tête. Toute personne qui peut ouvrir le tableau voit qui y a accès ; seuls les admins du tableau peuvent le modifier.

Accès général

Choisissez comment le tableau est partagé :

• Restreint : seules les personnes ajoutées au tableau peuvent l’ouvrir.
• Tout le monde dans l’espace : tous les membres de l’espace (pas les invités) peuvent l’ouvrir, avec le rôle que vous choisissez.

Les admins de l’espace peuvent toujours ouvrir tous les tableaux, quel que soit votre choix ici.

Personnes ayant accès

La liste affiche toutes les personnes ayant accès et leur rôle. Les admins du tableau peuvent changer le rôle de chacun ou le retirer. Utilisez le filtre pour trouver quelqu’un dans une longue liste.

Pour ajouter quelqu’un :

1. Choisissez Ajouter des personnes….
2. Recherchez une personne de l’espace, ou saisissez une adresse e-mail complète.
3. Choisissez son rôle sur le tableau et ajoutez-la.

Si la personne ne fait pas encore partie de l’espace, sol2flow demande comment elle doit le rejoindre :

• Invité · ce tableau uniquement : elle n’a accès qu’à ce tableau, et peut seulement le consulter. Idéal pour les clients et les prestataires.
• Membre de l’espace : elle voit aussi les tableaux partagés avec tout l’espace, et peut créer des tableaux. Seuls les admins de l’espace ont cette option, et la fenêtre indique combien d’autres tableaux cela ouvre.

Si elle n’a pas de compte, elle reçoit une invitation par e-mail (Envoyer l’invitation).

Invitations en attente

Les invitations à ce tableau qui n’ont pas encore été acceptées sont listées avec le rôle dans l’espace et sur le tableau, la personne qui a envoyé l’invitation et sa date d’expiration. Les adresses e-mail sont partiellement masquées, sauf si vous êtes admin de l’espace ou avez envoyé l’invitation vous-même. Choisissez × pour en révoquer une.

Invités sur les tableaux

Les invités peuvent seulement consulter. Ils ne voient jamais que les tableaux auxquels ils ont été ajoutés, toujours en tant que Lecteur :

• Dans la fenêtre Partager, Éditeur et Admin du tableau sont désactivés pour un invité, avec la mention « Les invités peuvent seulement consulter. Faites-en des membres pour qu’ils puissent modifier. »
• Les invités que vous ajoutez à un tableau ou que vous y invitez obtiennent Lecteur.
• Assigner un invité à une tâche, ou l’ajouter comme membre d’une tâche, lui donne un accès Lecteur au tableau s’il n’y avait pas encore accès.

Les invités ne voient ni Modèles, ni Membres, ni Feuilles de temps, et, dans les paramètres de l’espace, seulement Quitter l’espace de travail.

Pour qu’un invité puisse modifier, un admin de l’espace choisit Passer en membre : sur la page Membres, ou à côté de l’invité dans la fenêtre Partager. L’invité devient alors Membre de l’espace. Les membres occupent une place : si votre forfait limite les places, il doit en rester une de libre.

Les invités sont gratuits : ils n’occupent jamais de place, quel que soit le forfait. Les places comptent les membres et les admins. Un forfait peut limiter le nombre d’invités d’une organisation ; cette limite s’applique aussi quand vous invitez des invités.

Commentaires des invités

Par défaut, les invités lisent seulement les commentaires. Les admins de l’espace peuvent les autoriser à commenter :

1. Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations.
2. Sous Invités, activez Les invités peuvent commenter.

Les invités qui peuvent consulter un tableau peuvent alors y commenter et répondre, modifier et supprimer leurs propres commentaires, et @mentionner les personnes qui voient la tâche. Ils ne peuvent toujours pas modifier les tâches ni envoyer de fichiers : leurs commentaires ne peuvent donc pas contenir d’images.

Si le forfait de votre organisation n’inclut pas les commentaires des invités, l’interrupteur est désactivé avec la mention « Les commentaires des invités ne sont pas inclus dans votre forfait. » Les propriétaires et les admins de l’organisation peuvent changer de forfait (Changer de forfait) ; les autres peuvent le leur demander. Sur une instance auto-hébergée sans forfaits, le réglage est toujours disponible.

Si vous le désactivez plus tard, les invités ne peuvent plus commenter ; les commentaires qu’ils ont déjà écrits restent.

Liens publics

Un admin du tableau peut activer le Lien public dans la fenêtre Partager. Toute personne disposant du lien peut voir ce tableau sans se connecter, en lecture seule : le tableau, son calendrier, sa chronologie et ses tâches. Vous choisissez ce que voient les visiteurs, et vous pouvez ajouter une date d’expiration ou un mot de passe. Les admins de l’espace peuvent désactiver les liens publics pour tout l’espace de travail.

Tous les détails se trouvent dans Partager un tableau publiquement.