Importer depuis Trello ou Kan, et exporter

Vous venez d’un autre outil ? sol2flow peut importer vos tableaux depuis Trello et Kan (kan.bn ou un serveur Kan auto-hébergé), avec leurs listes, tâches, étiquettes, checklists, commentaires et pièces jointes. Vous pouvez aussi exporter n’importe quel tableau, ou tout un espace de travail, pour emporter vos données ailleurs.

Importer depuis Trello ou Kan

Seuls les admins de l’espace peuvent lancer des imports. L’assistant d’import se trouve dans Paramètres → Espace de travail → Import et export. Vous pouvez aussi le lancer depuis la vue d’ensemble des tableaux : choisissez Importer, puis Depuis Trello ou Depuis Kan. Dans un nouvel espace sans tableau, choisissez Importer depuis Trello ou Kan.

Rien ne change dans l’outil source, et personne n’est invité ni prévenu : c’est vous qui décidez qui est qui dans sol2flow.

Étape 1 : Source

Choisissez d’où viennent les tableaux :

• Kan : kan.bn ou votre propre serveur Kan, avec une clé d’API.
• Trello : connexion avec une clé d’API et un jeton Trello. C’est l’option la plus complète.
• Fichier JSON Trello : envoyez un export de tableau.

Étape 2 : Connexion ou envoi

Kan :

1. Dans Kan, ouvrez Paramètres → API, choisissez Créer une clé API, donnez-lui un nom et copiez la clé (elle commence par kan_ et n’est affichée qu’une fois).
2. Dans sol2flow, gardez https://kan.bn comme Adresse de Kan pour Kan Cloud, ou saisissez l’adresse de votre propre serveur.
3. Collez la Clé d’API et choisissez Se connecter.

Versions de Kan et clés

• Toutes les versions de Kan fonctionnent, Kan Cloud comme auto-hébergé : sol2flow envoie la clé comme les serveurs Kan anciens et récents l’attendent.
• La clé agit en votre nom : elle voit les espaces de travail et tableaux que vous voyez dans Kan. Utilisez la clé d’un membre de l’espace de travail Kan dont le rôle permet de voir les cartes.
• Kan limite le nombre de requêtes par clé, et une clé garde la limite de la version de Kan avec laquelle elle a été créée. Les clés créées avant Kan 0.4.7 ne permettent que 10 requêtes par jour : créez une nouvelle clé. Jusqu’à Kan 0.6.0, une clé permet 100 requêtes par minute ; sur les grands tableaux, sol2flow fait alors de temps en temps une pause d’une minute : l’import est plus long, mais complet.

Trello (API) :

1. Sur trello.com/power-ups/admin, ouvrez votre Power-Up et copiez sa Clé d’API.
2. Générez un Jeton à côté de votre clé d’API (l’accès en lecture suffit).
3. Collez les deux dans sol2flow et choisissez Se connecter.

Fichier JSON Trello :

1. Dans Trello, ouvrez le menu du tableau et choisissez Imprimer, exporter et partager → Exporter en JSON. Enregistrez le fichier.
2. Dans sol2flow, déposez le fichier dans la zone d’envoi ou cliquez pour le choisir (jusqu’à 50 Mo).

sol2flow affiche un résumé du contenu du fichier : listes, tâches, commentaires et pièces jointes.

remarque

Vos clés et jetons ne sont envoyés qu’à Trello ou Kan. sol2flow les garde chiffrés pendant l’import et les supprime une fois celui-ci terminé.

Étape 3 : Tableaux

Pour Kan et l’API Trello, sol2flow liste tous les tableaux que votre compte peut voir, regroupés par espace Kan ou par organisation Trello. Les tableaux archivés sont signalés ; les modèles de tableau de Kan ne sont pas listés. Un tableau sans nom s’appelle « Tableau sans titre ». Cochez les tableaux à importer (ou Tout sélectionner). Vous pouvez importer jusqu’à 50 tableaux par exécution.

Étape 4 : Personnes

sol2flow liste toutes les personnes mentionnées par les tableaux choisis (membres, personnes assignées et auteurs de commentaires) et propose pour chacune un membre correspondant de votre espace. Les personnes de Kan sont associées par e-mail ; celles de Trello par nom d’utilisateur ou nom complet (Trello ne partage pas les adresses e-mail).

1. Vérifiez chaque association, modifiez-la ou choisissez Laisser non assigné.
2. Sous Accès aux nouveaux tableaux, choisissez :
   • Restreint : vous et les personnes associées : vous devenez admin du tableau et les personnes associées éditeurs, ou
   • Tout l’espace.

Personne n’est invité. Les personnes associées deviennent personnes assignées, membres des tâches et auteurs des commentaires. Pour les commentaires de personnes non associées, le commentaire commence par « Originally by » suivi de leur nom. Les personnes assignées non associées sont retirées.

astuce

Si certaines personnes ne font pas encore partie de votre espace, ajoutez-les d’abord (voir Membres et partage), puis lancez l’import pour qu’elles puissent être associées.

Étape 5 : Lancer et suivre la progression

Choisissez Lancer l’import. La page affiche la progression : l’état, une barre sur les tâches, des compteurs en direct et une ligne par tableau avec Ouvrir le tableau une fois terminé. Les éventuels Problèmes sont listés et peuvent être dépliés. Vous pouvez quitter la page (l’import continue) et revenir plus tard via Imports récents.

Un seul import peut tourner à la fois dans un espace.

Ce qui est repris

Dans la source	Dans sol2flow
Tableau (archivé ou non)	Tableau (archivé s’il l’était)
Listes, dans l’ordre	Listes, dans l’ordre (les listes Trello fermées sont archivées)
Cartes	Tâches avec titre, description, dates et état d’archivage
Étiquettes	Étiquettes de tableau (ou une étiquette existante du même nom), avec la couleur prédéfinie la plus proche
Checklists	Éléments de checklist. Si une carte a plusieurs checklists, chaque élément commence par le nom de sa checklist.
Commentaires	Commentaires avec leur date d’origine
Pièces jointes envoyées	Pièces jointes
Pièces jointes de type lien (Trello)	Liens dans la description

Les descriptions et commentaires conservent leur mise en forme. Les mentions deviennent du texte simple.

Si une pièce jointe ne peut pas être téléchargée, elle est signalée comme problème et liée dans la description de la tâche à la place ; l’import continue.

Si Kan ne fournit pas les commentaires et pièces jointes d’une carte, la tâche est quand même importée avec tout le reste, et la liste des problèmes indique de quelle carte il s’agit. Un tableau n’échoue que si Kan refuse la clé pour tout le tableau. Le problème indique alors la requête et la réponse de Kan, par exemple « Kan a refusé la clé d’API pour le tableau (HTTP 401) » : vérifiez que la clé est la vôtre, que vous êtes membre de cet espace de travail Kan et que ce n’est pas une des anciennes clés limitées par jour.

Réimporter

Vous pouvez relancer plus tard un import des mêmes tableaux : il n’ajoute que les nouveautés (nouvelles listes, cartes, étiquettes, éléments de checklist, commentaires et pièces jointes). Rien n’est dupliqué.

Une nouvelle exécution ne modifie jamais ce qui a déjà été importé. Les titres, descriptions, dates ou listes que vous avez modifiés dans sol2flow restent tels quels, et ce qui a été supprimé dans la source n’est pas supprimé ici. Un tableau que vous avez supprimé dans sol2flow est réimporté entièrement.

Limites et lacunes connues

• Jusqu’à 50 tableaux par exécution, 50 listes par tableau et 10 000 tâches par tableau. Au-delà, les éléments sont ignorés et signalés comme problèmes.
• Les exports JSON Trello ne contiennent que les 1 000 dernières actions : les commentaires plus anciens manquent. Les fichiers envoyés présents dans un export ne peuvent souvent pas être téléchargés sans votre connexion Trello ; ils sont liés à la place. Utilisez l’import par l’API Trello pour tout récupérer.
• Les champs personnalisés, couvertures de cartes, autocollants, votes, « échéance terminée » de Trello, ainsi que les échéances ou membres des éléments de checklist, ne sont pas importés.
• Les cartes Kan n’ont ni état d’archivage ni date de début.
• Un serveur Kan sur votre propre réseau n’est joignable que si les administrateurs de l’instance autorisent les connexions vers des adresses réseau privées.

Importer un seul tableau depuis un fichier

Pour un import ponctuel rapide, la vue d’ensemble des tableaux accepte aussi un fichier unique : choisissez Importer, puis Depuis un fichier JSON… (les personnes qui peuvent créer des tableaux sans être admins de l’espace obtiennent directement cette boîte de dialogue avec Importer).

1. Déposez un export sol2flow (.sol2flow.json) ou un fichier JSON de tableau Trello, ou cliquez pour en choisir un.
2. Vérifiez l’aperçu. Il vous avertit si certaines personnes assignées ne sont pas membres de cet espace ; elles sont laissées de côté.
3. Confirmez pour créer le tableau.

Exporter un tableau

Les admins du tableau peuvent l’exporter depuis le menu du tableau :

• Exporter en JSON : un export sol2flow complet du tableau, que vous pouvez réimporter ici ou sur une autre instance sol2flow.
• Exporter les tâches en CSV : un tableur des tâches du tableau.

Les tâches archivées sont incluses et signalées comme archivées.

Exporter tout un espace

Les admins de l’espace peuvent télécharger tout le contenu d’un espace sous forme d’un seul fichier ZIP :

1. Ouvrez Paramètres → Espace de travail → Import et export.
2. Choisissez Exporter l’espace.
3. sol2flow prépare l’export en arrière-plan. Vous recevez une notification et un e-mail quand il est prêt.
4. Choisissez Télécharger.

Le ZIP contient les tableaux, les tâches avec leurs descriptions (en Markdown et dans le format propre à sol2flow), les checklists, les commentaires et réponses, l’activité, les saisies de temps (en CSV) et toutes les pièces jointes. Les adresses e-mail des membres sont exclues. Les tableaux et tâches archivés sont inclus et signalés ; ceux qui ont été supprimés ne le sont pas.

Vous seul pouvez télécharger l’export, pendant 7 jours.

remarque

L’export d’espace est toujours disponible. Pour télécharger plutôt vos propres données personnelles, consultez Compte et sécurité.