Utilisateurs et inscription

Admin → Utilisateurs liste toutes les personnes qui ont un compte sur l’instance, tous espaces de travail confondus. Chaque rôle staff peut ouvrir cette page ; ce que vous pouvez modifier dépend de votre rôle (voir Rôles staff).

Trouver des personnes

La liste affiche pour chaque personne le nom, le nom d’utilisateur, l’état, la méthode de connexion, le rôle staff et les espaces. Un badge Confirmée ou Non confirmée à côté du nom indique si son adresse e-mail est confirmée (voir Confirmation de l’e-mail) ; les inscriptions dont le lien de confirmation n’a pas encore été ouvert ont l’état En attente de confirmation. Pour la restreindre :

• Utilisez les filtres d’état : Tous, Actif, En attente d’approbation, Staff, En attente (invitations), Désactivé.
• Filtrez par Rôle staff, par méthode de connexion (Mot de passe, Tout fournisseur OIDC ou un fournisseur précis), par espace et par E-mail (Tout e-mail, Confirmée ou Non confirmée).
• Recherchez par nom, nom d’utilisateur ou e-mail (les Auditeurs ne peuvent pas chercher par e-mail : ils voient les adresses masquées, comme j•••@client.io).
• Triez par nom, nom d’utilisateur, date de création ou état.

L’élément Utilisateurs de la barre latérale affiche un badge jaune avec le nombre d’inscriptions en attente d’approbation.

La page d’un utilisateur

Sélectionnez une personne pour ouvrir sa page. Elle affiche :

• le compte (nom, nom d’utilisateur, e-mail, méthode de connexion, état) avec Modifier le compte ;
• Adresse e-mail : si l’adresse est confirmée, et depuis quand (voir Vérifier une adresse) ;
• son Rôle staff (seuls les Propriétaires peuvent le modifier) ;
• Accès aux espaces : chaque espace dont la personne fait partie, avec son rôle, sa date d’arrivée et le nombre de membres de l’espace ;
• si l’authentification à deux facteurs est activée, le nombre de codes de récupération restants, ses clés d’accès, ses sessions et ses clés d’API (jamais les secrets) ;
• Récupération de compte, pour le staff autorisé à récupérer des comptes ;
• le réglage Désactiver le compte et Supprimer l’utilisateur.

Espaces que vous ne pouvez pas ouvrir

La page d’une personne liste tous ses espaces, même ceux que vous ne pouvez pas ouvrir vous-même (un espace privé dont vous n’êtes pas membre). Ils apparaissent avec un nom abrégé (« Hi•••••• »), en lecture seule, et renvoient vers leur ligne dans Admin → Espaces de travail, qui affiche le nom complet de chaque espace.

Modifier l’accès aux espaces

Le staff Propriétaire et Admin peut modifier les appartenances d’une personne aux espaces depuis sa page :

1. Ouvrez Admin → Utilisateurs et sélectionnez la personne.
2. Pour l’ajouter quelque part, choisissez Ajouter à des espaces, sélectionnez les espaces et un rôle, puis confirmez.
3. Pour modifier ou retirer des appartenances existantes, sélectionnez des lignes dans le tableau des espaces et utilisez Définir le rôle… ou Retirer des espaces.

Vous ne pouvez ajouter des personnes qu’aux espaces que vous avez le droit de gérer, et ne modifier que ceux-là.

Création d’espaces par personne

La règle générale de l’instance sur qui peut créer des espaces se trouve dans Admin → Général (voir Paramètres de l’instance). Pour la remplacer pour une personne, réglez Peut créer des espaces sur sa page sur Réglage de l’instance, Autorisé ou Non autorisé, avec éventuellement une limite. Les Propriétaires et les Admins peuvent toujours créer des espaces.

Ajouter et modifier des comptes

Pour créer un compte :

1. Ouvrez Admin → Utilisateurs et choisissez Ajouter un utilisateur.
2. Saisissez le nom, le nom d’utilisateur, l’e-mail et un mot de passe (ou choisissez Générer), et éventuellement les espaces auxquels ajouter la personne.
3. Les Propriétaires peuvent aussi attribuer un Rôle staff ici.
4. Laissez Marquer l’e-mail comme confirmé coché (par défaut) si vous savez que l’adresse appartient à cette personne. Décochez-le pour envoyer plutôt un lien de confirmation à l’adresse. Le compte peut se connecter dans les deux cas, mais tant que l’adresse n’est pas confirmée, les invitations et les domaines d’adhésion des espaces ne s’y appliquent pas.
5. Enregistrez.

Pour modifier un compte, ouvrez-le et choisissez Modifier le compte. Laissez le champ du mot de passe vide pour conserver le mot de passe actuel. Pour les comptes qui se connectent via un fournisseur d’identité, le mot de passe est géré chez ce fournisseur. Une adresse e-mail que vous modifiez ici s’applique immédiatement et compte comme confirmée ; la modification est consignée dans le journal d’audit.

Désactiver un compte

Désactiver le compte bloque la connexion sans supprimer aucune donnée. Les sessions de la personne cessent de fonctionner et ses clés d’API sont refusées. Désactivez à nouveau le réglage pour réactiver le compte. Seuls les Propriétaires peuvent désactiver le compte d’un Propriétaire, et le dernier Propriétaire ne peut pas être désactivé.

Supprimer un compte

1. Ouvrez la page de la personne et choisissez Supprimer l’utilisateur.
2. La boîte de dialogue indique ce qui va se passer, puis vous demande de confirmer.

Les mêmes règles s’appliquent que lorsqu’une personne supprime son propre compte :

• Bloqué tant que la personne est le seul admin d’un espace que d’autres utilisent encore, ou le dernier Propriétaire de l’instance. Nommez d’abord quelqu’un d’autre admin ou Propriétaire.
• Les espaces dont elle est le seul membre sont supprimés avec le compte et peuvent être restaurés pendant le délai de grâce (Admin → Espaces de travail → Espaces supprimés).
• Ses tâches, commentaires et saisies de temps restent, affichés comme « Utilisateur supprimé ».

Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte ici. Consultez Export et suppression des données pour plus de détails.

Récupération de compte

Quand quelqu’un ne peut plus se connecter (téléphone perdu, clé d’accès perdue, mot de passe oublié), le staff disposant du bon rôle peut l’aider depuis la page de la personne. Le staff Propriétaire, Admin et Support peut récupérer des comptes ; les comptes staff ne peuvent être récupérés que par un Propriétaire, et personne ne peut récupérer son propre compte ici.

Pour récupérer un compte :

1. Ouvrez Admin → Utilisateurs et sélectionnez la personne.
2. Sous Récupération de compte, saisissez un Motif d’au moins 10 caractères, par exemple le numéro du ticket et ce que la personne a demandé.
3. Choisissez l’action et confirmez-la :
   • Réinitialiser l’authentification à deux facteurs : supprime la configuration de son application d’authentification et ses codes de récupération. Elle se connecte avec son seul mot de passe jusqu’à ce qu’elle la configure à nouveau. Les clés d’accès ne sont pas touchées.
   • Supprimer la clé d’accès ou Supprimer toutes les clés d’accès : pour un appareil perdu ou partagé. La personne conserve son mot de passe (ou son authentification unique) et peut ajouter de nouvelles clés d’accès.
   • Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe : envoie le même lien à usage unique que « Mot de passe oublié », valable 60 minutes. Son mot de passe actuel continue de fonctionner jusqu’à ce qu’elle en choisisse un nouveau. Uniquement pour les comptes avec un mot de passe et une adresse e-mail.
   • Déconnecter partout (dans la liste des sessions) : met fin à toutes les sessions du compte. Ses clés d’API continuent de fonctionner ; révoquez-les séparément si nécessaire.

Chaque action est consignée dans le journal d’audit avec votre motif, et la personne en est informée par e-mail. L’e-mail ne mentionne ni votre nom ni le motif.

avertissement

Vérifiez l’identité de votre interlocuteur avant de réinitialiser l’authentification à deux facteurs ou d’envoyer un lien de réinitialisation. La récupération de compte contourne les protections mises en place par la personne : traitez chaque demande comme une réinitialisation de mot de passe par téléphone.

Le staff Propriétaire et Admin peut aussi révoquer les clés d’API d’une personne depuis sa page (la personne est prévenue par e-mail) et supprimer sa photo de profil.

Inscription libre

Par défaut, les comptes sont créés par le staff ou en acceptant une invitation. Vous pouvez aussi permettre aux gens de créer eux-mêmes un compte avec mot de passe depuis la page de connexion.

Pour configurer l’inscription libre :

1. Ouvrez Admin → Authentification.
2. Activez Inscription libre.
3. Restreignez-la éventuellement avec Domaines e-mail autorisés (séparés par des virgules ; laissez vide pour autoriser tous les domaines).
4. Choisissez l’espace que Les nouveaux comptes rejoignent et avec quel rôle, ou Aucun espace.
5. Activez Approbation par un admin si les nouveaux comptes doivent attendre l’approbation du staff.
6. Laissez Exiger la confirmation de l’e-mail activé (par défaut) pour que les nouveaux comptes confirment leur adresse avant de pouvoir se connecter ; voir Confirmation de l’e-mail.

remarque

Ces réglages, approbation comprise, s’appliquent uniquement à l’inscription par mot de passe. Les comptes créés lors d’une première connexion par authentification unique suivent les réglages propres au fournisseur (création des utilisateurs à la première connexion, espace et rôle par défaut, correspondances de groupes) et sont actifs immédiatement, à une exception près : Exiger la confirmation de l’e-mail s’applique aussi à eux quand le fournisseur ne confirme pas l’adresse (voir Comptes d’authentification unique). Voir Connexion.

Si URL des conditions d’utilisation ou URL de la politique de confidentialité est renseignée dans Admin → Général → Données et mentions légales, le formulaire d’inscription affiche une case à cocher obligatoire.

Confirmation de l’e-mail

Exiger la confirmation de l’e-mail (dans Admin → Authentification, sous Méthodes de connexion, juste en dessous de Inscription libre) est activé par défaut. Quand il est activé :

• les nouveaux comptes confirment leur adresse via un lien envoyé par e-mail avant de pouvoir se connecter ;
• une adresse e-mail modifiée ne s’applique qu’une fois la nouvelle adresse confirmée (voir Compte et sécurité) ;
• les comptes d’authentification unique dont le fournisseur ne confirme pas l’adresse reçoivent le même e-mail de confirmation.

Seul le staff Propriétaire et Admin peut modifier ce réglage, et chaque modification est consignée dans le journal d’audit. L’inscription avec confirmation nécessite un envoi d’e-mails fonctionnel : si votre instance ne peut pas envoyer d’e-mails, désactivez le réglage (E-mail).

Quand le réglage est désactivé, l’inscription fonctionne sans lien : les nouveaux comptes sont connectés immédiatement (ou attendent l’approbation), et une adresse modifiée s’applique immédiatement, sans être confirmée.

Ce qui se passe à l’inscription

1. Après Créer un compte, la personne voit Consultez vos e-mails avec l’adresse qu’elle a saisie. Elle peut choisir Renvoyer l’e-mail, Vous avez ouvert le lien sur un autre appareil ? Continuer, ou Mauvaise adresse ? Recommencez l’inscription, qui supprime le compte non confirmé pour libérer à nouveau le nom d’utilisateur.
2. L’e-mail, « Confirmez votre adresse e-mail pour … » (le nom de votre instance), contient un lien qui ne fonctionne qu’une fois, pendant 24 heures. L’envoi d’un nouveau lien rend les précédents inutilisables.
3. Ouvrir le lien dans le même navigateur connecte la personne et la mène à la page d’accueil habituelle ; c’est aussi à ce moment qu’elle rejoint l’espace défini dans Les nouveaux comptes rejoignent. Ouvert dans un autre navigateur ou sur un autre appareil, le lien confirme l’adresse et demande de se connecter (« Votre adresse e-mail est confirmée. Connectez-vous pour continuer. »).

Tant que le lien n’est pas ouvert, rien d’autre ne se passe : pas de connexion, pas d’appartenance à un espace, pas d’e-mail de bienvenue. Si quelqu’un se connecte avant de confirmer, le bon mot de passe affiche Confirmez d’abord votre adresse e-mail avec Renvoyer l’e-mail, et aucune session n’est créée ; un mauvais mot de passe affiche l’habituel « Identifiant ou mot de passe incorrect. », si bien que rien ne révèle l’existence du compte. Le renvoi est limité par adresse et par adresse IP.

Si Approbation par un admin est aussi activée, le compte n’attend l’approbation qu’une fois l’adresse confirmée : la page du lien affiche alors En attente d’approbation, et le staff n’est prévenu qu’à ce moment-là (voir Approuver les inscriptions).

Comptes qui comptent comme confirmés

Ces adresses sont considérées comme confirmées sans lien :

• les comptes créés en acceptant ou en finalisant une invitation : le lien d’invitation prouve l’adresse. Cela inclut une inscription non confirmée qui ouvre une invitation envoyée à son adresse et se connecte depuis celle-ci ;
• les comptes d’authentification unique dont le fournisseur confirme l’adresse (voir ci-dessous) ;
• les comptes créés dans Ajouter un utilisateur avec Marquer l’e-mail comme confirmé coché ;
• le premier administrateur issu de BOOTSTRAP_ADMIN_* et les comptes créés avec le script create-admin (Installation).

Comptes d’authentification unique

Quand un fournisseur d’identité envoie email_verified: true pour l’adresse, le compte compte comme confirmé. Quand il ne le fait pas (Microsoft Entra ID, par exemple, n’envoie pas ce claim) et que la confirmation est exigée, un nouveau compte d’authentification unique reçoit d’abord l’e-mail de confirmation et une page Consultez vos e-mails. Après confirmation, la personne se connecte à nouveau via le fournisseur ; c’est à ce moment que les groupes, l’espace par défaut et les autres réglages du fournisseur sont appliqués.

Quand Exiger la confirmation de l’e-mail est désactivé, les adresses issues de l’authentification unique comptent comme confirmées, comme auparavant.

Pour un fournisseur auquel vous confiez la gestion de ses adresses (comme Microsoft Entra ID), activez Faire confiance aux adresses e-mail de ce fournisseur dans ses réglages (désactivé par défaut) : ses adresses comptent alors comme confirmées même sans email_verified. Les modifications sont consignées dans le journal d’audit. Voir Connexion.

À quoi sert une adresse confirmée

Seule une adresse confirmée correspond aux invitations qui lui sont envoyées et aux domaines e-mail des demandes pour rejoindre un espace (Demandes pour rejoindre). Une personne dont l’adresse n’est pas confirmée ne voit aucun espace qu’elle pourrait demander à rejoindre tant qu’elle ne l’a pas confirmée.

Vérifier une adresse

La page d’une personne dans Admin → Utilisateurs comporte une carte Adresse e-mail : Confirmée le … avec la date, ou Non confirmée. Le staff autorisé à récupérer des comptes (Propriétaire, Admin et Support ; un compte staff uniquement par un Propriétaire ; jamais votre propre compte) dispose aussi de :

• Renvoyer l’e-mail de confirmation : envoie un nouveau lien à l’adresse.
• Marquer comme confirmée : après une confirmation. Ne le faites que si vous savez que l’adresse appartient à la personne. Un compte en attente de confirmation est alors activé (ou attend l’approbation, si elle est requise).

Les deux actions sont consignées dans le journal d’audit.

Une adresse avec laquelle quelqu’un d’autre s’est inscrit

Si quelqu’un s’inscrit avec une adresse qui n’est pas la sienne et ne la confirme jamais, la personne à qui appartient l’adresse peut quand même la récupérer. Quand elle s’inscrit avec, l’inscription indique Cet e-mail est déjà utilisé. et propose Envoyer un e-mail de confirmation à cette adresse. sol2flow n’envoie un lien que si l’adresse appartient à un compte qui n’a jamais été confirmé ; pour toute autre adresse, rien n’est envoyé, et la réponse affichée est la même : elle ne révèle donc rien de nouveau. Le lien ne fonctionne qu’une fois, pendant 24 heures, et il est limité comme Renvoyer l’e-mail.

Le lien indique quel compte non confirmé serait supprimé (« Le compte non confirmé « … » qui utilisait cette adresse sera supprimé. »). Après Le supprimer et continuer, ce compte est supprimé et l’inscription continue avec l’adresse déjà saisie et confirmée : la personne choisit un identifiant et un mot de passe, puis elle est connectée (ou attend l’approbation). Les comptes confirmés ne sont jamais concernés. Le journal d’audit consigne la suppression avec uniquement le domaine de l’e-mail.

Les inscriptions non confirmées sont supprimées

Une tâche quotidienne supprime les inscriptions libres restées non confirmées pendant 7 jours. Les comptes créés par invitation ou par le staff ne sont jamais supprimés de cette façon. Le journal d’audit consigne chaque suppression (« Compte non confirmé supprimé ») avec uniquement le domaine de l’e-mail, jamais l’adresse.

Instances existantes

Lorsqu’une instance est mise à jour vers une version avec confirmation de l’e-mail, chaque compte existant qui a une adresse e-mail est marqué comme confirmé (depuis la date de création du compte), pour que personne ne soit bloqué, et Exiger la confirmation de l’e-mail est activé.

Approuver les inscriptions

Quand Approbation par un admin est activée, les nouveaux comptes sont En attente d’approbation : ils ne peuvent pas se connecter tant que quelqu’un ne les a pas approuvés. Si Exiger la confirmation de l’e-mail est aussi activé, un compte n’arrive à cette étape qu’une fois son adresse confirmée.

Chaque membre du staff Propriétaire, Admin et Support est prévenu quand une inscription est prête à être approuvée, via la cloche de notifications et par e-mail, et le badge Utilisateurs la comptabilise.

Pour approuver ou refuser une inscription :

1. Ouvrez la notification, ou allez dans Admin → Utilisateurs et sélectionnez le filtre En attente d’approbation.
2. Ouvrez la page de la personne. Un bandeau indique quand elle s’est inscrite.
3. Choisissez Approuver ou Refuser, puis confirmez.

Approuver active le compte. Refuser le supprime ; la personne peut s’inscrire à nouveau si l’inscription libre reste ouverte. Quelle que soit la personne qui décide en premier, la notification des autres membres du staff affiche le résultat (« Approuvée par … »).