Confidentialité et RGPD
Cette page explique comment sol2flow traite les données personnelles, pour les administrateurs d’instances auto-hébergées et pour les clients de l’édition cloud. Elle décrit ce que fait le logiciel ; ce n’est pas un conseil juridique.
Qui est responsable
- Auto-hébergé : la personne ou l’entité qui exploite l’instance est responsable du traitement au sens du RGPD pour toutes les données qu’elle contient. Le projet sol2flow ne reçoit rien de votre instance : pas de télémétrie, pas de vérification de mises à jour, pas de polices ni de scripts externes. sol2flow ne contacte que les services que vous configurez vous-même (voir Tiers).
- Édition cloud : pour le contenu que votre organisation place dans ses espaces, votre organisation est responsable du traitement et l’opérateur du cloud le traite pour son compte (un accord de traitement des données selon l’art. 28 du RGPD est disponible auprès de l’opérateur). Pour les comptes, la facturation et la sécurité du service, l’opérateur est responsable ; voir sa politique de confidentialité.
Ce qui est enregistré
| Données | Remarques |
|---|---|
| Compte : nom, nom d’utilisateur, adresse e-mail, photo de profil, langue, thème, fuseau horaire | Modifiables dans Paramètres → Profil et Paramètres → Préférences |
| Connexion : mot de passe (haché), identité d’authentification unique, double authentification, clés d’accès, clés d’API | Uniquement des hachages ou des valeurs chiffrées ; jamais de mots de passe ni de clés lisibles |
| Sessions : adresse IP, navigateur, heures | Listées dans Paramètres → Sécurité |
| Appareils et lieux des connexions : navigateur et système d’exploitation, pays et ville, première et dernière fois, nombre | Pour les alertes en cas de connexion inhabituelle ; ni adresse IP ni chaîne complète du navigateur ne sont conservées |
| Contenu des espaces : tâches, commentaires, checklists, pièces jointes, saisies de temps, activité | Appartient à l’espace |
| Notifications, invitations, demandes pour rejoindre | Les invitations contiennent l’adresse invitée |
| Journal d’audit : événements de sécurité et d’administration avec adresse IP et navigateur | Lisible par le staff Owner, Admin et Auditor ; les admins d’un espace voient leur espace sans adresses IP |
| Organisations et facturation : société, adresse, numéro de TVA, e-mail de facturation, factures | Les données de carte n’atteignent jamais sol2flow ; les prestataires de paiement s’en chargent |
| Messages du formulaire de contact : nom, e-mail, société, message, adresse IP tronquée | Seulement si vous utilisez le formulaire de contact |
Durée de conservation
| Données | Conservées | Réglage |
|---|---|---|
| Journal d’audit | 30 à 3650 jours, 365 par défaut | Admin → Général → Journal d’audit |
| Messages du formulaire de contact | 30 à 3650 jours, 365 par défaut ; spam 30 jours | Admin → Général → Formulaire de contact |
| Espaces supprimés | Restaurables pendant 1 à 365 jours, 30 par défaut, puis purgés avec leurs fichiers | Admin → Général → Données et mentions légales |
| Exports | 7 jours | — |
| Sessions | Jusqu’à la déconnexion ou l’expiration (12 heures, ou 30 jours avec « Rester connecté ») | — |
| Appareils et lieux des connexions | 180 jours après la dernière connexion depuis ceux-ci | — |
| Inscriptions jamais confirmées | 7 jours | — |
| Invitations terminées | 90 jours après avoir été acceptées, refusées, révoquées ou expirées | — |
| Notifications | Lues : 90 jours ; non lues : 1 an | — |
| Personnes listées dans les imports terminés | 90 jours | — |
| Tâches en arrière-plan (p. ex. e-mails en file d’attente) | Environ une semaine | — |
| Fichiers journaux | Les LOG_FILE_MAX_FILES fichiers les plus récents (10 par défaut) | Référence de configuration |
| Comptes et contenu des espaces | Jusqu’à leur suppression | — |
| Factures | Pas supprimées automatiquement : le droit fiscal impose de les conserver | Supprimez-les vous-même à la fin du délai légal |
Un nettoyage quotidien supprime ce qui a atteint sa limite. Vos sauvegardes gardent les données jusqu’à leur rotation ; voir Sauvegardes et mises à niveau.
Exporter, corriger et supprimer
| Demande | Comment |
|---|---|
| Une copie des données d’une personne | Elle choisit Paramètres → Vos données → Télécharger mes données : un ZIP avec son profil, ses adhésions, commentaires, saisies de temps, notifications, sessions, son journal de sécurité et plus |
| Une copie d’un espace | Ses admins choisissent Paramètres → Espace de travail → Import et export → Exporter l’espace |
| Corriger des données | Chacun modifie son profil ; le staff peut modifier les comptes dans Admin → Utilisateurs |
| Supprimer un compte | Paramètres → Vos données → Supprimer le compte, ou le staff dans Admin → Utilisateurs → Supprimer l’utilisateur |
| Supprimer un espace | Ses admins dans Paramètres → Espace de travail → Général, ou le staff dans Admin → Espaces de travail ; purgé après le délai de grâce |
| Ne plus recevoir les e-mails de tâches | Paramètres → Notifications (chaque personne), ou pour toute l’instance dans Admin → Général |
| Bloquer un compte sans le supprimer | Le staff le désactive dans Admin → Utilisateurs |
| Un message du formulaire de contact | Le staff le retrouve et le supprime dans Admin → Messages |
Quand un compte est supprimé, son contenu dans les espaces partagés reste et apparaît comme « Utilisateur supprimé » ; les entrées du journal d’audit ne gardent que l’identifiant du compte, jusqu’à ce que la durée de conservation du journal les supprime ; les factures d’une organisation sont conservées parce que la loi l’exige. Détails : Export et suppression des données.
Cookies et stockage du navigateur
sol2flow n’utilise que des cookies et du stockage navigateur nécessaires à son fonctionnement ou qui retiennent un choix de la personne : la session de connexion, des cookies de courte durée pendant la connexion et la confirmation de l’e-mail, la langue, le thème, le fuseau horaire, le dernier espace et la vue du tableau. Aucun ne sert au suivi ni à la publicité : aucun bandeau de consentement n’est donc nécessaire. La documentation et le site web de sol2flow ne déposent aucun cookie ; ils retiennent seulement le thème dans le stockage local du navigateur.
Tiers
Rien n’est envoyé nulle part tant que vous ne le configurez pas :
- Envoi des e-mails (votre serveur SMTP ou un prestataire comme Amazon SES) : les adresses des destinataires et le contenu des e-mails.
- Stockage de fichiers si vous utilisez un stockage compatible S3 : pièces jointes, photos, exports.
- Suivi des erreurs si vous définissez
SENTRY_DSN: messages d’erreur et traces de pile, sans données utilisateur, adresses IP, cookies ni contenu des requêtes. - Les fournisseurs d’authentification unique que vous ajoutez.
- Une source de localisation pour les alertes de connexion, si vous en configurez une (Référence de configuration) : les en-têtes de localisation de Cloudflare, ou un fichier GeoLite2 / DB-IP lu sur votre propre serveur (rien n’en sort).
- Les prestataires de paiement (Stripe, PayPal, Blockonomics) si vous activez la facturation, et le service VIES de l’UE pour vérifier les numéros de TVA.
- Les webhooks que les admins des espaces configurent.
sol2flow n’utilise ni outils d’analyse, ni polices ou CDN externes, ni avatars distants (comme Gravatar), ni contenus intégrés. Votre hébergeur, votre reverse proxy ou votre CDN voit tout le trafic : prévoyez-le dans vos contrats.
Liens juridiques
Dans Admin → Général → Données et mentions légales, vous pouvez définir une URL de la politique de confidentialité, une URL des conditions d’utilisation et une URL des mentions légales. Elles sont liées sous les formulaires de connexion et d’inscription et, pour les personnes connectées, sous Paramètres → Vos données → Mentions légales. Quand une politique de confidentialité ou des conditions sont définies, les nouveaux comptes doivent les accepter et l’heure est enregistrée. Voir Paramètres de l’instance.
Votre liste de contrôle d’opérateur
sol2flow vous donne les outils ; ces points vous reviennent, avec un conseil juridique si nécessaire :
- Publiez une politique de confidentialité et liez-la (voir ci-dessus). Décrivez les données et durées de cette page avec les valeurs que vous avez choisies, vos sous-traitants, vos sauvegardes et la façon dont les personnes peuvent exercer leurs droits.
- Publiez des mentions légales si la loi l’exige (en Allemagne, § 5 DDG).
- Signez des accords de sous-traitance avec les services que vous utilisez (hébergement, e-mail, stockage, sauvegardes, suivi des erreurs) et, si vous hébergez pour d’autres, proposez-leur un accord de traitement des données.
- Tenez un registre des activités de traitement (art. 30 du RGPD).
- Protégez le serveur : HTTPS sur votre reverse proxy (voir Reverse proxy et TLS), disques et sauvegardes chiffrés, une
APP_ENCRYPTION_KEYrobuste, des mises à jour. - Configurez l’envoi des e-mails avant la mise en service : sans serveur de messagerie, sol2flow écrit les e-mails, y compris les liens de connexion, dans son journal.
- Prévoyez une procédure en cas de violation de données : le journal d’audit (connexions, connexions échouées, changements de sécurité, actions du staff, avec adresses IP) aide à comprendre ce qui s’est passé ; gardez-le assez longtemps pour cela. Les violations de données personnelles doivent en général être notifiées à l’autorité de contrôle dans les 72 heures.