Aller au contenu principal

Paramètres de l’instance

Les paramètres valables pour toute l’instance se trouvent sur deux pages d’administration : Admin → Général et Admin → Authentification. Le staff Propriétaire et Admin peut les ouvrir et les modifier ; le staff Support et Auditeur ne les voit pas (voir Rôles staff).

Les paramètres s’enregistrent d’eux-mêmes : les interrupteurs et les choix dès qu’ils changent, les textes et les nombres quand vous quittez le champ. Chaque modification est consignée dans le journal d’audit avec la valeur avant et après. Les secrets, comme le secret client OIDC, ne sont jamais écrits dans le journal.

Certains paramètres ne se trouvent pas dans l’administration mais dans l’environnement du serveur, par exemple l’adresse publique de l’instance, le stockage et l’envoi des e-mails. Voir Configuration.

Admin → Général​

Nom et langue​

  • Nom de l’instance : affiché dans les titres des pages et dans les e-mails (par exemple dans l’objet « 3 mises à jour sur … »).
  • Langue par défaut des nouveaux utilisateurs : la langue des nouveaux comptes, et des e-mails envoyés aux personnes qui n’en ont pas choisi.

Création d’espaces​

Les personnes peuvent se connecter sans faire partie d’aucun espace de travail. Décidez qui peut créer ses propres espaces :

  • Qui peut créer des espaces : Toute personne pouvant se connecter, ou Propriétaires et admins de l’instance uniquement.
  • Espaces par personne : 0 signifie illimité. Seuls les espaces créés par la personne sont comptés.

Vous pouvez remplacer ces deux réglages pour une seule personne sur sa page dans Admin → Utilisateurs (Peut créer des espaces). Les Propriétaires et les Admins peuvent toujours créer des espaces.

Notifications​

Mises à jour des tâches par e-mail active ou désactive le récapitulatif par e-mail pour toute l’instance (désactivé par défaut). Quand il est activé, les personnes reçoivent un e-mail sur les changements apportés aux tâches qui leur sont assignées ou dont elles sont membres, et sur les mentions. Les changements sont regroupés : un e-mail une fois que tout est calme depuis 10 minutes, et au plus un par heure tant que le travail continue. Ce qui a déjà été lu dans l’application est exclu.

Chaque personne peut toujours désactiver le récapitulatif pour elle-même dans Paramètres → Notifications. Les e-mails qui relèvent d’une tâche d’administration (comme l’approbation des inscriptions) et les e-mails de sécurité sont envoyés quel que soit ce réglage.

Quand les forfaits sont activés, le forfait d’une organisation peut aussi exclure les notifications par e-mail : ses espaces notifient alors uniquement dans l’application. Ce réglage reste l’interrupteur principal : tant qu’il est désactivé, personne ne reçoit d’e-mails de mises à jour des tâches, quel que soit le forfait.

remarque

Les e-mails ne partent que si l’envoi des e-mails est configuré. Voir E-mail.

Envoi de fichiers​

Limites pour les pièces jointes et pour les images dans les descriptions et les commentaires :

  • Taille maximale d’un fichier (Mo) : 100 par défaut. Laissez vide pour ne fixer aucune limite.
  • Taille des blocs (Mo) : 8 par défaut. Les fichiers sont envoyés en morceaux de cette taille, et un envoi interrompu reprend là où il s’est arrêté. Laissez vide pour envoyer chaque fichier en une seule requête. Avec un stockage S3, les blocs doivent faire au moins 5 Mo.

Les admins de l’espace peuvent fixer une limite plus basse pour leur espace (Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations) ; la limite la plus basse l’emporte.

avertissement

Un reverse proxy placé devant sol2flow limite la taille de chaque requête (par exemple client_max_body_size pour nginx). Avec l’envoi par blocs, réglez-la au-dessus de la taille des blocs. Sans envoi par blocs, elle doit accepter le plus gros fichier, sinon les gros envois sont refusés. Voir Reverse proxy.

API​

  • Autoriser les clés d’API (activé par défaut) : désactivé, « Clés d’API » disparaît du menu du compte et toutes les clés existantes sont refusées. Les clés ne sont pas supprimées ; elles fonctionnent de nouveau quand vous réactivez le réglage. C’est aussi le moyen le plus rapide de couper tout accès à l’API d’un coup.
  • Documentation de l’API (activé par défaut) : la référence interactive de l’API et le document OpenAPI. Désactivez-la pour les masquer, par exemple sur une instance de production qui ne doit pas afficher son API. L’API elle-même continue de fonctionner.
  • Autoriser les webhooks (activé par défaut) : désactivé, rien n’est envoyé et la section Webhooks de chaque espace est verrouillée.
  • Autoriser les webhooks vers des adresses réseau privées (désactivé par défaut) : permet aux webhooks d’atteindre des adresses comme 10.x, 192.168.x ou localhost, pour des outils de votre réseau. Le même réglage autorise les imports depuis un serveur de votre réseau privé. Les adresses de métadonnées cloud restent toujours bloquées.

Les admins de l’espace disposent de leurs propres réglages API REST et Webhooks sous Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations. Ils s’appliquent à l’intérieur de ceux de l’instance : un réglage désactivé par l’instance reste désactivé dans tous les espaces. Voir API REST et Webhooks.

Les liens publics de tableaux n’ont pas de réglage pour toute l’instance. Les admins de l’espace décident pour leur propre espace de travail avec Autoriser les liens publics sous Paramètres → Espace de travail → Accès et intégrations ; les admins du tableau activent ou désactivent ensuite le lien d’un tableau dans sa fenêtre Partager. Voir Partager un tableau publiquement.

Sur une instance auto-hébergée, le pied de page « Partagé avec sol2flow » des tableaux publics renvoie vers l’adresse indiquée dans PUBLIC_WEBSITE_URL (voir Configuration).

Journal d’audit​

Conserver les événements (jours) : de 30 à 3650 jours, 365 par défaut. Les événements plus anciens sont supprimés par un nettoyage quotidien. Voir Journal d’audit.

Données et mentions légales​

  • Conserver les espaces supprimés (jours) : le délai de grâce pendant lequel un espace supprimé peut être restauré, de 1 à 365 jours (30 par défaut). Une modification s’applique aux espaces supprimés à partir de ce moment. Voir Export et suppression des données.
  • URL des conditions d’utilisation et URL de la politique de confidentialité : facultatives, adresses complètes commençant par https:// ou http://. Elles sont liées sous les formulaires de connexion et d’inscription. Quand un lien est défini, l’inscription et la finalisation d’une invitation affichent une case à cocher obligatoire, et l’heure d’acceptation est enregistrée. Les comptes créés automatiquement par authentification unique n’ont pas cette case.
  • URL des mentions légales : facultative, vos mentions légales (obligatoires en Allemagne selon le § 5 DDG). Liées sous les formulaires de connexion et dans Paramètres → Vos données ; personne n’a à les accepter. Voir Confidentialité et RGPD.

Admin → Authentification​

Cette page détermine comment les personnes se connectent et comment les comptes sont créés.

Les méthodes de connexion en bref​

  • Identifiant et mot de passe : les personnes se connectent avec des identifiants stockés dans sol2flow. Les comptes peuvent ajouter l’authentification à deux facteurs et des clés d’accès dans Paramètres → Sécurité.
  • Inscription libre : n’importe qui peut créer un compte avec mot de passe depuis la page de connexion, éventuellement limité aux Domaines e-mail autorisés, en rejoignant un espace de votre choix, et éventuellement en attendant une approbation (Approbation par un admin). Voir Utilisateurs et inscription.
  • Exiger la confirmation de l’e-mail : activé par défaut. Les nouveaux comptes confirment leur adresse via un lien envoyé par e-mail avant de pouvoir se connecter, et une adresse modifiée ne s’applique qu’une fois confirmée. Également pour les comptes d’authentification unique dont le fournisseur ne confirme pas l’adresse. Les inscriptions que personne ne confirme sont supprimées au bout de 7 jours. Désactivez-le si votre instance ne peut pas envoyer d’e-mails. Voir Confirmation de l’e-mail.
  • Fournisseurs OIDC : authentification unique via n’importe quel fournisseur OpenID Connect, comme Keycloak, Authentik, Okta, Entra ID ou Google. Choisissez Ajouter un fournisseur, sélectionnez un préréglage ou Custom OIDC, puis renseignez l’émetteur, l’ID client et le secret. La page affiche l’URI de redirection à enregistrer chez votre fournisseur d’identité.

Pour chaque fournisseur OIDC, vous pouvez aussi définir :

  • Correspondance des claims : les claims qui contiennent le nom d’utilisateur, l’e-mail et les groupes.
  • Groupe admin et Groupe support : leurs membres reçoivent le rôle staff Admin ou Support à la connexion. Les Propriétaires ne sont jamais modifiés.
  • Créer les utilisateurs à la première connexion, et l’espace auquel les nouveaux utilisateurs sont ajoutés (Ajouter les nouveaux utilisateurs à, Avec le rôle), ou aucun.
  • Correspondance des groupes : les membres d’un groupe du fournisseur sont ajoutés à un espace avec un rôle donné à chaque connexion. Un groupe peut aussi correspondre à Aucun accès aux espaces : ses membres sont retirés de tous les espaces et tableaux à chaque connexion, et cette règle prime sur toutes les autres correspondances.
  • Activé : si le fournisseur apparaît sur la page de connexion.

La configuration pas à pas des fournisseurs d’identité courants se trouve dans Connexion.

astuce

Avant de désactiver Identifiant et mot de passe, assurez-vous qu’au moins un Propriétaire peut se connecter par authentification unique, sinon vous risquez de ne plus pouvoir accéder à l’administration.