Export et suppression des données

Chacun peut emporter ses données et partir, et un espace de travail peut être supprimé sans être perdu à cause d’une fausse manœuvre. Cette page décrit ce que le staff peut faire et ce que les personnes peuvent faire elles-mêmes. Pour le point de vue de l’utilisateur, consultez Compte et sécurité.

Qui peut faire quoi

Action	Les utilisateurs eux-mêmes	Staff Propriétaire / Admin
Exporter un espace	ses admins	–
Exporter ses propres données	tout le monde	–
Supprimer un espace	ses admins	✓ (Admin → Espaces de travail)
Restaurer un espace supprimé	ses admins	✓ (Admin → Espaces de travail → Espaces supprimés)
Supprimer un compte	tout le monde, le sien	✓ (Admin → Utilisateurs → Supprimer l’utilisateur)

Le staff Support et Auditeur ne peut rien supprimer ni restaurer.

Exports

Export d’un espace

Les admins de l’espace exportent un espace sous Paramètres → Espace de travail → Import et export → Exporter l’espace. Il s’agit d’un ZIP contenant l’espace, ses membres (noms, noms d’utilisateur et rôles, sans adresse e-mail), chaque tableau avec ses listes, étiquettes, tâches, descriptions, checklists, commentaires et activité, les saisies de temps en CSV et toutes les pièces jointes. Les tableaux et tâches supprimés sont exclus ; ceux qui sont archivés sont inclus et signalés.

Le staff ne peut pas exporter un espace depuis l’administration ; seuls les admins de l’espace le peuvent.

Export personnel

Chacun peut télécharger ses propres données sous Paramètres → Vos données → Télécharger mes données : profil et préférences, méthodes de connexion, appartenances et demandes pour rejoindre, ses commentaires, saisies de temps, notifications, sessions, clés d’accès et clés d’API (sans aucun secret), les entrées du journal d’audit qui la concernent (connexions et changements de sécurité, avec l’heure et l’adresse IP), les appareils et lieux de ses connexions et sa photo de profil.

Fonctionnement des exports

• L’export est préparé en arrière-plan. Quand il est prêt, la personne qui l’a demandé reçoit une notification et un e-mail.
• Seule la personne qui l’a demandé peut le télécharger ; pour un export d’espace, uniquement tant qu’elle est encore admin de cet espace. Personne d’autre, staff compris, ne peut le télécharger.
• Il reste disponible 7 jours, puis il est supprimé automatiquement. Les exports échoués sont eux aussi nettoyés au bout de 7 jours.
• Un seul export à la fois par espace et par personne, et au plus cinq demandes par heure et par personne.
• Les exports sont consignés dans le journal d’audit.

Les exports sont conservés dans le stockage de fichiers de l’instance (voir Stockage).

Supprimer un espace

Supprimer un espace le rend immédiatement inaccessible, mais il peut être restauré pendant un délai de grâce. Ce n’est qu’ensuite qu’il est définitivement purgé.

Pour supprimer un espace en tant que staff :

1. Ouvrez Admin → Espaces de travail et trouvez l’espace.
2. Choisissez la suppression et saisissez le nom de l’espace pour confirmer. Pour un espace privé que vous ne pouvez pas voir, saisissez plutôt le mot delete.
3. Confirmez votre identité (connexion récente) si on vous le demande.

Les admins de l’espace font de même sous Paramètres → Espace de travail → Général → Zone de danger. Le dernier espace actif de l’instance ne peut pas être supprimé.

Ce qui se passe :

• Tout le monde perd l’accès immédiatement ; son adresse est libérée.
• Chaque admin de l’espace reçoit une notification et un e-mail indiquant la date de purge, avec un lien pour le restaurer.
• La suppression est consignée dans le journal d’audit.

Délai de grâce

Réglez-le dans Admin → Général → Données et mentions légales → Conserver les espaces supprimés (jours) : de 1 à 365 jours, 30 par défaut. Une modification s’applique aux espaces supprimés à partir de ce moment.

Restaurer un espace

Pour restaurer un espace en tant que staff :

1. Ouvrez Admin → Espaces de travail → Espaces supprimés. Chaque entrée indique quand l’espace a été supprimé, par qui, et quand il sera purgé. Les espaces privés sont listés sans leur nom.
2. Choisissez Restaurer.

L’espace retrouve son ancienne adresse, ou la variante libre suivante si elle a été prise entre-temps (la confirmation l’indique). Les admins de l’espace peuvent le restaurer eux-mêmes sous Paramètres → Vos données → Espaces supprimés.

Purge

Une fois par jour, les espaces dont le délai de grâce est écoulé sont purgés : tous les fichiers du stockage, tableaux, tâches, commentaires, checklists, saisies de temps, activité et notifications sont supprimés, et la purge est consignée dans le journal d’audit. Une purge interrompue est terminée lors de l’exécution suivante. Seuls les espaces supprimés et dont le délai de grâce est écoulé sont purgés.

danger

Un espace purgé ne peut pas être récupéré depuis sol2flow. Seule une sauvegarde faite avant la purge le contient encore. Voir Sauvegardes et mises à jour.

Supprimer un compte

Chacun supprime son propre compte sous Paramètres → Vos données → Supprimer le compte, en saisissant son nom d’utilisateur et en confirmant son identité. Le staff Propriétaire et Admin peut supprimer un compte dans Admin → Utilisateurs → Supprimer l’utilisateur (voir Utilisateurs et inscription). Les règles sont les mêmes :

• Bloqué tant que la personne est :

  • le seul admin d’un espace que d’autres utilisent encore (dans un espace privé, seuls les admins explicites comptent) ;
  • le dernier Propriétaire de l’instance.

  Quelqu’un d’autre doit d’abord devenir admin ou Propriétaire. La boîte de dialogue liste ce qui bloque.

• Les espaces dont elle est le seul membre sont supprimés avec le compte, avec le délai de grâce habituel, afin que le staff puisse encore les restaurer.

Ce qui est supprimé et ce qui reste

Supprimé : le compte et tout ce qui est personnel : sessions, méthodes de connexion, clés d’accès, configuration de l’authentification à deux facteurs et codes de récupération, clés d’API, notifications et préférences, appartenances aux espaces et aux tableaux, épinglages, assignations et participations aux tâches, suivis, demandes pour rejoindre en attente, ses exports, sa photo de profil et ses imports de fichiers inachevés. Les invitations qu’elle a envoyées et qui sont encore en attente sont révoquées.

Conservé, anonymisé : les tâches, commentaires, éléments de checklist, tableaux, espaces, fichiers et saisies de temps qu’elle a créés restent dans leurs espaces et apparaissent comme « Utilisateur supprimé », y compris dans les exports de feuilles de temps et les exports de données. Les entrées du journal d’audit gardent l’identifiant du compte, l’heure et l’adresse IP jusqu’à ce que la durée de conservation du journal les supprime, mais plus son nom : elles affichent elles aussi « Utilisateur supprimé ». Les noms figurant dans le contenu d’autres personnes (une mention, le texte d’un commentaire) sont conservés.

Conservé pour des raisons légales : les factures, avoirs et paiements appartiennent à l’organisation, pas à une personne, et ne sont jamais supprimés avec un compte : le droit fiscal impose de les conserver (10 ans en Allemagne).

La personne est déconnectée et reçoit un e-mail de confirmation. La suppression d’un compte est irréversible.

remarque

Désactiver un compte dans Admin → Utilisateurs est l’alternative réversible : cela bloque la connexion sans supprimer aucune donnée.

Conditions et confidentialité

Si vous définissez une URL des conditions d’utilisation ou une URL de la politique de confidentialité dans Admin → Général → Données et mentions légales, elles sont liées sur les pages de connexion et d’inscription, et les nouveaux comptes doivent les accepter. L’heure d’acceptation est enregistrée et incluse dans l’export de données de la personne. Une URL des mentions légales y est aussi liée, sans case à cocher. Une fois connectées, les personnes retrouvent les trois sous Paramètres → Vos données → Mentions légales. Voir Paramètres de l’instance et Confidentialité et RGPD.