Espacios de trabajo

Un espacio de trabajo es la casa de un equipo en sol2flow. Contiene tableros, miembros, etiquetas, plantillas y registros de tiempo. Todo lo que haces ocurre dentro de un espacio de trabajo, y cada persona solo ve los espacios a los que pertenece.

Puedes pertenecer a varios espacios de trabajo y tener un rol distinto en cada uno: por ejemplo, puedes ser admin en el espacio de tu propio equipo e invitado en el de un cliente. Consulta Miembros y uso compartido para ver qué puede hacer cada rol.

El selector de espacios

El selector de espacios está en la parte superior de la barra lateral. Muestra todos los espacios de trabajo a los que perteneces, y puedes buscar en él cuando la lista crece.

Para cambiar a otro espacio de trabajo:

1. Abre el selector de espacios en la parte superior de la barra lateral.
2. Si hace falta, escribe parte del nombre para filtrar la lista.
3. Selecciona el espacio de trabajo.

Si has iniciado sesión pero aún no perteneces a ningún espacio, verás una página vacía. Desde ahí puedes crear un espacio de trabajo (si tienes permiso), solicitar unirte a uno (consulta Solicitudes para unirse) o pedir a un admin que te añada.

Crear un espacio de trabajo

Para crear un espacio de trabajo:

1. Abre el selector de espacios y elige Nuevo espacio.
2. Introduce un Nombre del espacio de trabajo.
3. Si quieres, activa Espacio privado (ver más abajo).
4. Elige Crear espacio.

Pasas a ser Admin del espacio del nuevo espacio de trabajo.

nota

Los administradores de la instancia deciden quién puede crear espacios de trabajo y pueden limitar cuántos crea cada persona. Si no ves Nuevo espacio, pregunta a tu administrador.

Espacios privados

Un espacio privado solo es visible para sus miembros. Los propietarios y admins de la instancia normalmente pueden abrir y gestionar todos los espacios de trabajo; en uno privado no tienen acceso automático. Solo pueden verlo si alguien los añade como miembros.

Puedes hacer privado un espacio al crearlo o más adelante:

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → General.
2. Activa o desactiva Espacio privado.

Solo los admins del espacio pueden cambiarlo. Un espacio privado siempre necesita al menos un admin añadido explícitamente como miembro, así que el último admin de ese tipo no puede salir ni perder el rol de admin.

Ajustes del espacio de trabajo

Abre Ajustes en la barra lateral. El grupo Espacio de trabajo del menú de ajustes muestra los ajustes del espacio en el que estás; si perteneces a varios, usa el selector de la parte superior del grupo para elegir otro. Los ajustes se guardan automáticamente: la cabecera de la página indica Guardado cuando se ha guardado un cambio.

Página	Para qué sirve	Quién la ve
General	Nombre, propietario, interruptor de espacio privado, tiempo de trabajo, salir y eliminar	Todos (los miembros la ven en solo lectura; los invitados solo ven Salir del espacio de trabajo)
Miembros e invitaciones	Las personas del espacio y las invitaciones pendientes	Admins y miembros del espacio
Etiquetas	Etiquetas del espacio y de los tableros	Admins del espacio
Acceso e integraciones	Interruptores de la API REST, de los webhooks y de los enlaces públicos, comentarios de invitados, límite de tamaño de archivo, solicitudes para unirse	Admins del espacio
Webhooks	Enviar eventos a otras herramientas	Admins del espacio
Importar y exportar	Importar tableros desde Trello o Kan; exportar todo el espacio	Admins del espacio
Registro de auditoría	Un registro de los cambios importantes en el espacio	Admins del espacio

Cambiar el nombre de un espacio

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → General.
2. Cambia el nombre en Nombre. Se guarda al salir del campo.

El nombre aparece en el selector de espacios, en los correos y para todos los que se unen.

Tiempo de trabajo

Las estimaciones en días, semanas, meses y años cuentan tiempo de trabajo. Por defecto, un día son 8 horas de trabajo y una semana, 5 días de trabajo. Para cambiarlo:

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → General.
2. En Tiempo de trabajo, define Horas de trabajo por día (de 0,5 a 24) y Días de trabajo por semana (de 1 a 7).

Cambiar el tiempo de trabajo no modifica las estimaciones guardadas, solo cómo se leen. Consulta Registro de tiempo.

Acceso e integraciones

Los admins del espacio pueden ajustar qué llega al espacio de trabajo desde fuera:

• API REST: si las claves de API personales pueden leer y modificar este espacio. Consulta API REST.
• Webhooks: si este espacio puede enviar eventos a otros servicios. Consulta Webhooks.
• Permitir enlaces públicos: si los admins del tablero pueden compartir tableros en solo lectura con cualquiera que tenga el enlace. Desactivado: los enlaces existentes quedan en pausa (no se eliminan) y vuelven a funcionar cuando lo activas de nuevo. Consulta Compartir un tablero públicamente.
• Los invitados pueden comentar (en Invitados, desactivado por defecto): si los invitados pueden comentar en los tableros que pueden ver. Consulta Comentarios de invitados.
• Tamaño máx. de archivo (MB): el archivo más grande que se puede adjuntar aquí. Déjalo vacío para usar el límite de la instancia.
• Las personas con estos dominios de correo pueden solicitar unirse: consulta Solicitudes para unirse.

Un interruptor que los administradores de la instancia hayan desactivado sigue desactivado aquí, con una nota que lo indica.

Solicitudes para unirse

Los admins del espacio pueden dejar que sus compañeros encuentren el espacio de trabajo y soliciten unirse, en lugar de invitar a cada persona.

Para activar las solicitudes para unirse:

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → Acceso e integraciones.
2. En Las personas con estos dominios de correo pueden solicitar unirse, introduce los dominios de correo de tu empresa, separados por comas (por ejemplo example.com). Puedes añadir hasta 20 dominios.

Las personas que han iniciado sesión con una dirección de correo confirmada de uno de esos dominios ven entonces el espacio en Espacios a los que puedes unirte, en el selector de espacios o en la página vacía si aún no tienen ningún espacio. Eligen Solicitar unirse y el botón cambia a Solicitado. Solicitarlo no concede nada por sí solo; solo ven el nombre del espacio.

Para responder a una solicitud:

1. Recibes un aviso en la campana cuando alguien solicita unirse.
2. Abre Miembros (o Ajustes → Espacio de trabajo → Miembros e invitaciones). Las solicitudes aparecen arriba, por ejemplo "2 personas solicitaron unirse", con nombre, correo y cuándo lo solicitaron.
3. Elige Aceptar (la persona se une como Miembro) o Rechazar.

La persona recibe un aviso en ambos casos. Una solicitud rechazada no se puede volver a enviar.

nota

Solo coinciden las direcciones de correo confirmadas: quien aún no tiene su dirección confirmada no ve espacios a los que unirse hasta que la confirme. Aun así, un dominio nunca da acceso por sí solo: siempre decide un admin.

Salir de un espacio de trabajo

Cualquiera puede salir de un espacio de trabajo: admins, miembros e invitados.

Para salir:

1. Abre el selector de espacios y elige Salir de seguido del nombre del espacio (debajo de la lista). O abre Ajustes → Espacio de trabajo → General y usa Salir del espacio de trabajo en la Zona de peligro.
2. Confirma en el diálogo.

Al salir, pierdes el acceso a los tableros del espacio, y se quitan tus roles en los tableros, tus tableros fijados, tus asignaciones de tareas y tus membresías de tareas en él. Los admins del espacio reciben un aviso. Para volver, un admin tiene que añadirte de nuevo.

No puedes salir, y la opción indica el motivo, cuando:

• eres el último admin: haz admin a otra persona primero;
• tu membresía la gestiona el proveedor de identidad de tu empresa (inicio de sesión único): pide a un administrador que la cambie.

Eliminar un espacio de trabajo

Solo los admins del espacio pueden eliminar un espacio de trabajo.

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → General.
2. En la Zona de peligro, elige Eliminar espacio.
3. Escribe el nombre del espacio para confirmar. Si no has iniciado sesión recientemente, se te pedirá que confirmes tu identidad con tu contraseña.

El espacio deja de ser accesible para todos al instante, pero aún no ha desaparecido: sus admins pueden restaurarlo durante un número de días que fija la instancia (30 por defecto). Después se purga definitivamente, con todos sus tableros, tareas y archivos. Cada admin del espacio recibe una notificación y un correo con la fecha de purga.

Para restaurar un espacio eliminado:

1. Abre Ajustes → Tus datos.
2. En Espacios eliminados, elige Restaurar junto al espacio.

Si su dirección anterior se ha ocupado entretanto, el espacio restaurado recibe una ligeramente distinta; la confirmación te lo indica.

consejo

Antes de eliminar un espacio de trabajo, plantéate exportarlo: Ajustes → Espacio de trabajo → Importar y exportar → Exportar espacio. Consulta Importaciones y exportaciones.