Miembros y compartir
Lo que cada persona puede hacer en sol2flow depende de dos roles: su rol en el espacio de trabajo y su rol en cada tablero.
Roles del espacio
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Admin del espacio | Gestiona los ajustes, los miembros, las etiquetas y las plantillas del espacio. Puede abrir y gestionar todos los tableros del espacio. |
| Miembro | Crea tableros y abre los tableros compartidos con todo el espacio o directamente con él. |
| Invitado | Solo ve los tableros a los que se le añade, y solo puede verlos. No puede crear tableros ni ver otros tableros del espacio. Gratis: los invitados nunca ocupan puesto. Ideal para clientes y colaboradores externos. |
Los roles son por espacio: alguien puede ser admin en un espacio e invitado en otro.
En las instancias autoalojadas, los propietarios y admins de la instancia pueden abrir y gestionar todos los espacios que no sean privados.
Roles del tablero
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Admin del tablero | Cambia quién tiene acceso, renombra, archiva y elimina el tablero, y puede hacer todo lo que hacen los editores. |
| Editor | Crea, edita y mueve tareas y listas, comenta y registra tiempo. No puede cambiar el acceso. |
| Lector | Abre el tablero y lee las tareas y los comentarios. No puede cambiar tareas ni listas, ni comentar (los invitados sí, donde el espacio permite los comentarios de invitados). |
Los admins del espacio son siempre admins de todos los tableros de su espacio.
El rol de una persona en un tablero es el más alto de:
- el rol que se le dio directamente en el tablero, y
- el rol por defecto del tablero, si el tablero se comparte con Todos en el espacio y la persona es miembro del espacio (los invitados no cuentan).
La página Miembros
Elige Miembros en la barra lateral (o abre Ajustes → Espacio de trabajo → Miembros e invitaciones) para ver a todas las personas del espacio. Usa la búsqueda y los filtros (Todos, Admins, Miembros, Invitados, Pendientes) para acotar la lista. En el caso de los invitados, la página muestra en qué tableros están.
Los admins del espacio pueden cambiar los roles de las personas, elegir Hacer miembro para convertir a un invitado en miembro (consulta Invitados en tableros) y elegir Quitar miembro. La persona quitada pierde el acceso al espacio y a sus tableros, y recibe un aviso.
Las membresías que gestiona el proveedor de identidad de tu empresa (inicio de sesión único) están bloqueadas aquí: se cambian en el proveedor de identidad.
Añadir personas a un espacio
Los admins del espacio pueden añadir personas e invitar a otras nuevas:
- En la página Miembros, elige Añadir personas.
- Busca por nombre o escribe una dirección de correo completa. Puedes seleccionar varias personas a la vez.
- Las personas que ya tienen cuenta se añaden al momento.
- Las direcciones sin cuenta se convierten en invitaciones.
- Elige el Rol en el espacio. Elige ¿Qué puede hacer cada rol? para ver la descripción de los roles.
- Elige Añadir (o Añadir e invitar si la selección incluye personas nuevas).
Las personas añadidas directamente reciben un aviso. Las personas invitadas reciben un correo con un enlace de invitación.
Solo puedes encontrar a personas de espacios que compartes con ellas. Para añadir a cualquier otra persona, escribe su dirección de correo completa: sol2flow nunca revela si una dirección ya tiene cuenta.
Invitaciones
Cuando te invitan, recibes un correo con un enlace de invitación:
- Abre el enlace.
- Inicia sesión o, si aún no tienes cuenta, elige tu nombre, nombre de usuario y contraseña en Termina de crear tu cuenta.
- Un aviso muestra la invitación. Elige Aceptar o Rechazar.
Si ya tienes una cuenta con la dirección de correo invitada (verificada), la invitación también aparece en la campana de notificaciones, con Aceptar y Rechazar. Las invitaciones enviadas antes de que tuvieras una cuenta aparecen en cuanto tu cuenta existe y su dirección está confirmada.
Si te invitaron a un espacio de trabajo y a algunos de sus tableros, cada invitación se acepta o se rechaza por separado. El banner muestra cada una —el espacio y cada tablero— con sus propios botones Aceptar y Rechazar. La primera que aceptes te une al espacio; cada tablero que aceptes añade ese tablero. Las invitaciones sin responder siguen en el banner y en la campana.
Una invitación no da ningún acceso hasta que la aceptas. Las invitaciones caducan pasado un tiempo; un enlace caducado o revocado muestra Invitación no válida. Pide una nueva.
Revocar una invitación
Las invitaciones pendientes aparecen en la página Miembros en Pendientes, y en el diálogo Compartir de un tablero en Invitaciones pendientes. En la página Miembros, cada persona invitada tiene una sola fila, tenga las invitaciones que tenga: muestra el rol que obtendría, los tableros a los que está invitada, quién la invitó y cuándo caduca la invitación. Revocar en esa fila cancela todas sus invitaciones que puedes revocar; para cancelar solo una (por ejemplo, la de un tablero), elige N invitaciones en la fila y luego Revocar a su lado, o usa el diálogo Compartir del tablero. Elige Revocar para cancelar una. Puedes revocar:
- cualquier invitación, si eres admin del espacio;
- las invitaciones que enviaste tú;
- las invitaciones a un tablero del que eres admin.
Volver a invitar la misma dirección más adelante funciona con normalidad.
El diálogo Compartir
Cada tablero tiene un botón Compartir en su cabecera. Todas las personas que pueden abrir el tablero ven quién tiene acceso; solo los admins del tablero pueden cambiarlo.
Acceso general
Elige cómo se comparte el tablero:
- Restringido: solo las personas añadidas al tablero pueden abrirlo.
- Todos en el espacio: todos los miembros del espacio (no los invitados) pueden abrirlo, con el rol que elijas.
Los admins del espacio siempre pueden abrir todos los tableros, elijas lo que elijas aquí.
Personas con acceso
La lista muestra a todas las personas con acceso y su rol. Los admins del tablero pueden cambiar el rol de cada persona o quitarla. Usa el filtro para encontrar a alguien en una lista larga.
Para añadir a alguien:
- Elige Añadir personas….
- Busca a una persona del espacio o escribe una dirección de correo completa.
- Elige su rol en el tablero y añádela.
Si la persona aún no está en el espacio, sol2flow pregunta cómo debe unirse:
- Invitado · solo este tablero: solo tiene acceso a este tablero, y solo puede verlo. Ideal para clientes y colaboradores externos.
- Miembro del espacio: también ve los tableros compartidos con todo el espacio y puede crear tableros. Solo los admins del espacio tienen esta opción, y el diálogo avisa de a cuántos tableros más da acceso.
Si no tiene cuenta, recibe una invitación por correo (Enviar invitación).
Invitaciones pendientes
Las invitaciones a este tablero que aún no se han aceptado aparecen con el rol en el espacio y en el tablero, quién envió la invitación y cuándo caduca. Las direcciones de correo se muestran parcialmente ocultas, salvo que seas admin del espacio o hayas enviado tú la invitación. Elige × para revocar una.
Invitados en tableros
Los invitados solo pueden ver. Solo ven los tableros a los que se les ha añadido, siempre como Lector:
- En el diálogo Compartir, Editor y Admin del tablero están desactivados para un invitado, con la nota "Los invitados solo pueden ver. Hazlos miembros para que puedan editar."
- Los invitados que añades a un tablero o invitas a uno reciben Lector.
- Asignar una tarea a un invitado, o añadirlo como miembro de una tarea, le da acceso de Lector al tablero si aún no lo tenía.
Los invitados no ven Plantillas, Miembros ni Hojas de horas, y de los ajustes del espacio solo ven Salir del espacio de trabajo.
Para que un invitado pueda editar, un admin del espacio elige Hacer miembro: en la página Miembros o junto al invitado en el diálogo Compartir. El invitado pasa a ser Miembro del espacio. Los miembros ocupan un puesto, así que si tu plan limita los puestos, tiene que quedar uno libre.
Los invitados son gratis: nunca ocupan puesto, en ningún plan. Los puestos cuentan miembros y admins. Un plan puede limitar cuántos invitados puede tener una organización; ese límite también se aplica al invitar a invitados.
Comentarios de invitados
Por defecto, los invitados solo leen los comentarios. Los admins del espacio pueden permitirles comentar:
- Abre Ajustes → Espacio de trabajo → Acceso e integraciones.
- En Invitados, activa Los invitados pueden comentar.
Los invitados que pueden ver un tablero pueden entonces comentar y responder en él, editar y eliminar sus propios comentarios y @mencionar a quienes ven la tarea. Siguen sin poder cambiar tareas ni subir archivos, así que sus comentarios no pueden incluir imágenes.
Si el plan de tu organización no incluye los comentarios de invitados, el interruptor está desactivado con la nota "Los comentarios de invitados no están incluidos en tu plan." Los propietarios y admins de la organización pueden mejorar el plan (Mejorar el plan); los demás pueden pedírselo. En una instancia autoalojada sin planes, el ajuste siempre está disponible.
Si lo desactivas más adelante, los invitados ya no pueden comentar; los comentarios que ya escribieron se mantienen.
Enlaces públicos
Un admin del tablero puede activar el Enlace público en el diálogo Compartir. Cualquiera con el enlace puede ver este tablero sin iniciar sesión, en solo lectura: el tablero, su calendario, su cronograma y sus tareas. Tú eliges qué ven los visitantes y puedes añadir una fecha de caducidad o una contraseña. Los admins del espacio pueden desactivar los enlaces públicos en todo el espacio de trabajo.
Encontrarás todos los detalles en Compartir un tablero públicamente.