Importar desde Trello o Kan, y exportar

¿Vienes de otra herramienta? sol2flow puede importar tus tableros desde Trello y Kan (kan.bn o un servidor Kan autoalojado), con sus listas, tareas, etiquetas, checklists, comentarios y adjuntos. También puedes exportar cualquier tablero, o un espacio de trabajo entero, para llevarte tus datos a otro sitio.

Importar desde Trello o Kan

Solo los admins del espacio pueden hacer importaciones. El asistente de importación está en Ajustes → Espacio de trabajo → Importar y exportar. También puedes iniciarlo desde la vista general de tableros: elige Importar y luego Desde Trello o Desde Kan. En un espacio de trabajo nuevo sin tableros, elige Importar desde Trello o Kan.

No cambia nada en la herramienta de origen, y no se invita ni se avisa a nadie: tú decides quién es quién en sol2flow.

Paso 1: Origen

Elige de dónde vienen los tableros:

• Kan: kan.bn o tu propio servidor Kan, con una clave de API.
• Trello: conecta con una clave de API y un token de Trello. Es la opción más completa.
• Archivo JSON de Trello: sube una exportación de un tablero.

Paso 2: Conectar o subir

Kan:

1. En Kan, abre Configuración → API, elige Crear clave API, ponle un nombre y copia la clave (empieza por kan_ y solo se muestra una vez).
2. En sol2flow, deja https://kan.bn como Dirección de Kan para Kan Cloud, o introduce la dirección de tu propio servidor.
3. Pega la Clave de API y elige Conectar.

Versiones de Kan y claves

• Funciona cualquier versión de Kan, Kan Cloud o autoalojado: sol2flow envía la clave como la esperan los servidores de Kan antiguos y nuevos.
• La clave actúa en tu nombre: ve los espacios de trabajo y tableros que tú ves en Kan. Usa la clave de un miembro del espacio de trabajo de Kan cuyo rol pueda ver tarjetas.
• Kan limita cuántas solicitudes puede hacer una clave, y cada clave conserva el límite de la versión de Kan con la que se creó. Las claves creadas antes de Kan 0.4.7 solo permiten 10 solicitudes al día: crea una clave nueva. Hasta Kan 0.6.0 una clave permite 100 solicitudes por minuto; en tableros grandes sol2flow hace entonces alguna pausa de un minuto, así que la importación tarda más, pero queda completa.

Trello (API):

1. En trello.com/power-ups/admin, abre tu Power-Up y copia su Clave de API.
2. Genera un Token junto a tu clave de API (basta con acceso de lectura).
3. Pega ambos en sol2flow y elige Conectar.

Archivo JSON de Trello:

1. En Trello, abre el menú del tablero y elige Imprimir, exportar y compartir → Exportar como JSON. Guarda el archivo.
2. En sol2flow, suelta el archivo en la zona de subida o haz clic para elegirlo (hasta 50 MB).

sol2flow muestra un resumen de lo que contiene el archivo: listas, tareas, comentarios y adjuntos.

nota

Tus claves y tokens solo se envían a Trello o Kan. sol2flow los guarda cifrados mientras dura la importación y los elimina al terminar.

Paso 3: Tableros

Para Kan y la API de Trello, sol2flow muestra todos los tableros que tu cuenta puede ver, agrupados por espacio de trabajo de Kan u organización de Trello. Los tableros archivados aparecen marcados; las plantillas de tablero de Kan no se muestran. Un tablero sin nombre se llama «Tablero sin título». Marca los tableros que quieras importar (o Seleccionar todo). Puedes importar hasta 50 tableros por ejecución.

Paso 4: Personas

sol2flow muestra a todas las personas que aparecen en los tableros elegidos (miembros, asignados y autores de comentarios) y sugiere para cada una un miembro de tu espacio de trabajo que coincida. Las personas de Kan se asocian por correo; las de Trello, por nombre de usuario o nombre completo (Trello no comparte direcciones de correo).

1. Revisa cada asociación, cámbiala o elige Dejar sin asignar.
2. En Acceso a los nuevos tableros, elige:
   • Restringido: tú y las personas asociadas: tú pasas a ser admin del tablero y las personas asociadas, editores, o
   • Todo el espacio.

No se invita a nadie. Las personas asociadas pasan a ser asignados, miembros de tareas y autores de comentarios. En los comentarios de personas sin asociar, el comentario empieza con "Originally by" y su nombre. Los asignados sin asociar se descartan.

consejo

Si algunas personas aún no están en tu espacio de trabajo, añádelas primero (consulta Miembros y uso compartido) y luego haz la importación para que se puedan asociar.

Paso 5: Iniciar y seguir el progreso

Elige Iniciar importación. La página muestra el progreso: el estado, una barra con las tareas, recuentos en directo y una línea por tablero con Abrir tablero cuando termina. Los Problemas aparecen en una lista que se puede desplegar. Puedes salir de la página (la importación continúa) y volver más tarde desde Importaciones recientes.

En un espacio de trabajo solo puede haber una importación en curso a la vez.

Qué se importa

En el origen	En sol2flow
Tablero (archivado o no)	Tablero (archivado si estaba archivado)
Listas, en orden	Listas, en orden (las listas cerradas de Trello se archivan)
Tarjetas	Tareas con título, descripción, fechas y estado de archivo
Etiquetas	Etiquetas del tablero (o una etiqueta existente con el mismo nombre), con el color predefinido más cercano
Checklists	Elementos de checklist. Si una tarjeta tiene varias checklists, cada elemento empieza con el nombre de su checklist.
Comentarios	Comentarios con su fecha original
Adjuntos subidos	Adjuntos
Adjuntos de enlace (Trello)	Enlaces en la descripción

Las descripciones y los comentarios conservan su formato. Las menciones pasan a texto plano.

Si un adjunto no se puede descargar, aparece como problema y se enlaza en la descripción de la tarea; la importación sigue adelante.

Si Kan no entrega los comentarios y adjuntos de una tarjeta, la tarea se importa igualmente con todo lo demás, y la lista de problemas indica qué tarjeta era. Un tablero solo falla si Kan rechaza la clave para todo el tablero. El problema indica entonces la solicitud y la respuesta de Kan, por ejemplo «Kan rechazó la clave de API para el tablero (HTTP 401)»: comprueba que la clave es tuya, que eres miembro de ese espacio de trabajo de Kan y que no es una de las claves antiguas con límite diario.

Importar de nuevo

Más adelante puedes volver a importar los mismos tableros: solo se añade lo nuevo (listas, tarjetas, etiquetas, elementos de checklist, comentarios y adjuntos nuevos). No se duplica nada.

Una nueva ejecución nunca cambia lo que ya se importó. Los títulos, descripciones, fechas o listas que cambiaste en sol2flow se quedan como están, y lo que se eliminó en el origen no se elimina aquí. Un tablero que eliminaste en sol2flow se vuelve a importar desde cero.

Límites y carencias conocidas

• Hasta 50 tableros por ejecución, 50 listas por tablero y 10.000 tareas por tablero. Lo que exceda se omite y aparece como problema.
• Las exportaciones JSON de Trello solo contienen las últimas 1.000 acciones, así que faltan los comentarios más antiguos. Los archivos subidos de una exportación a menudo no se pueden descargar sin tu sesión de Trello; en ese caso se enlazan. Usa la importación por la API de Trello para traerlo todo.
• De Trello no se importan los campos personalizados, las portadas de tarjeta, los stickers, los votos, "due complete" ni las fechas de vencimiento o los miembros de los elementos de checklist.
• Las tarjetas de Kan no tienen estado de archivo ni fecha de inicio.
• Un servidor Kan en tu propia red solo es accesible si los administradores de la instancia permiten conexiones a direcciones de red privadas.

Importar un solo tablero desde un archivo

Para una importación rápida y puntual, la vista general de tableros también acepta un único archivo: elige Importar y luego Desde un archivo JSON… (quienes pueden crear tableros pero no son admins del espacio ven este diálogo directamente al elegir Importar).

1. Suelta una exportación de sol2flow (.sol2flow.json) o un archivo JSON de un tablero de Trello, o haz clic para elegir uno.
2. Revisa la vista previa. Avisa si algunos asignados no son miembros de este espacio de trabajo; esos se omiten.
3. Confirma para crear el tablero.

Exportar un tablero

Los admins del tablero pueden exportarlo desde el menú del tablero:

• Exportar como JSON: una exportación completa del tablero en formato sol2flow que puedes volver a importar, aquí o en otra instancia de sol2flow.
• Exportar tareas como CSV: una hoja de cálculo con las tareas del tablero.

Las tareas archivadas se incluyen y se marcan como archivadas.

Exportar todo un espacio de trabajo

Los admins del espacio pueden descargar todo lo que hay en un espacio de trabajo en un único archivo ZIP:

1. Abre Ajustes → Espacio de trabajo → Importar y exportar.
2. Elige Exportar espacio.
3. sol2flow prepara la exportación en segundo plano. Recibes una notificación y un correo cuando está lista.
4. Elige Descargar.

El ZIP contiene los tableros, las tareas con sus descripciones (en Markdown y en el formato propio de sol2flow), las checklists, los comentarios y respuestas, la actividad, los registros de tiempo (en CSV) y todos los adjuntos. Las direcciones de correo de los miembros no se incluyen. Los tableros y tareas archivados se incluyen y se marcan; los eliminados, no.

Solo tú puedes descargar la exportación, durante 7 días.

nota

La exportación del espacio de trabajo siempre está disponible. Para descargar tus propios datos personales, consulta Cuenta y seguridad.