Usuarios y registro

Admin → Usuarios muestra a todas las personas con cuenta en la instancia, en todos los espacios de trabajo. Todos los roles de staff pueden abrirla; lo que puedes cambiar depende de tu rol (consulta Roles de staff).

Encontrar personas

La lista muestra el nombre, el usuario, el estado, el método de inicio de sesión, el rol de staff y los espacios de trabajo de cada persona. Una insignia Confirmado o Sin confirmar junto al nombre indica si su dirección de correo está confirmada (consulta Confirmación del correo); los registros que aún no han abierto su enlace de confirmación tienen el estado Pendiente de confirmación. Para acotarla:

• Usa los filtros de estado: Todos, Activo, Pendiente de aprobación, Staff, Pendientes, Desactivado.
• Filtra por Rol de staff, por método de inicio de sesión (Contraseña, Cualquier proveedor OIDC o un proveedor concreto), por espacio de trabajo y por Correo (Cualquier correo, Confirmado o Sin confirmar).
• Busca por nombre, usuario o correo (los auditores no pueden buscar por correo: ven las direcciones enmascaradas, como j•••@client.io).
• Ordena por nombre, usuario, fecha de creación o estado.

El elemento Usuarios de la barra lateral muestra una insignia amarilla con el número de registros que esperan aprobación.

La página de un usuario

Selecciona a una persona para abrir su página. Muestra:

• la cuenta (nombre, usuario, correo, método de inicio de sesión, estado) con Editar cuenta;
• Dirección de correo: si la dirección está confirmada y desde cuándo (consulta Comprobar una dirección);
• su Rol de staff (solo los propietarios pueden cambiarlo);
• Acceso a espacios: cada espacio de trabajo al que pertenece, con su rol, la fecha en que se unió y el número de miembros del espacio;
• si tiene activada la verificación en dos pasos, cuántos códigos de recuperación le quedan, sus llaves de acceso, sesiones y claves de API (nunca los secretos);
• Recuperación de cuenta, para el staff que puede recuperar cuentas;
• el interruptor Desactivar cuenta y Eliminar usuario.

Espacios que no puedes abrir

La página de una persona muestra todos sus espacios de trabajo, incluso los que tú no puedes abrir (un espacio privado del que no eres miembro). Esos aparecen con un nombre abreviado ("Hi••••••"), en solo lectura, y enlazan a su fila en Admin → Espacios de trabajo, que muestra el nombre completo de todos los espacios.

Cambiar el acceso a espacios

El staff Propietario y Admin puede cambiar las membresías de una persona desde su página:

1. Abre Admin → Usuarios y selecciona a la persona.
2. Para añadirla a algún espacio, elige Añadir a espacios, selecciona los espacios y un rol, y confirma.
3. Para cambiar o quitar membresías existentes, selecciona filas en la tabla de espacios y usa Cambiar rol… o Quitar de espacios.

Solo puedes añadir personas a espacios, o cambiar espacios, que tengas permiso para gestionar.

Creación de espacios por persona

La regla general de la instancia sobre quién puede crear espacios de trabajo está en Admin → General (consulta Ajustes de la instancia). Para cambiarla para una persona, pon Puede crear espacios en su página en Ajuste de la instancia, Permitido o No permitido, y si quieres un límite. Los propietarios y los admins siempre pueden crear espacios.

Añadir y editar cuentas

Para crear una cuenta:

1. Abre Admin → Usuarios y elige Añadir usuario.
2. Introduce el nombre, el usuario, el correo y una contraseña (o Generar una) y, si quieres, los espacios de trabajo a los que añadirla.
3. Los propietarios también pueden asignar aquí un Rol de staff.
4. Deja marcada Marcar el correo como confirmado (la opción predeterminada) si sabes que la dirección pertenece a esta persona. Desmárcala para enviar en su lugar un enlace de confirmación a la dirección. La cuenta puede iniciar sesión en ambos casos, pero hasta que la dirección esté confirmada no coincide con invitaciones ni con los dominios de acceso de los espacios de trabajo.
5. Guarda.

Para cambiar una cuenta, ábrela y elige Editar cuenta. Deja vacío el campo de contraseña para mantener la actual. En las cuentas que inician sesión a través de un proveedor de identidad, la contraseña se gestiona allí. Una dirección de correo que cambies aquí se aplica de inmediato y cuenta como confirmada; el cambio queda en el registro de auditoría.

Desactivar una cuenta

Desactivar cuenta bloquea el inicio de sesión sin eliminar ningún dato. Las sesiones de la persona dejan de funcionar y sus claves de API se rechazan. Desactiva de nuevo el interruptor para reactivar la cuenta. Solo los propietarios pueden desactivar la cuenta de un propietario, y el último propietario no se puede desactivar.

Eliminar una cuenta

1. Abre la página de la persona y elige Eliminar usuario.
2. El diálogo muestra lo que va a pasar y luego te pide que confirmes.

Se aplican las mismas reglas que cuando alguien elimina su propia cuenta:

• Bloqueado mientras la persona sea el único admin de un espacio que otras personas siguen usando, o el último propietario de la instancia. Haz admin o propietario a otra persona primero.
• Los espacios de trabajo en los que es el único miembro se eliminan con la cuenta y se pueden restaurar durante el periodo de gracia (Admin → Espacios de trabajo → Espacios eliminados).
• Sus tareas, comentarios y registros de tiempo se mantienen y aparecen como "Usuario eliminado".

Aquí no puedes eliminar tu propia cuenta. Consulta los detalles en Exportación y eliminación de datos.

Recuperación de cuenta

Cuando alguien se queda sin acceso (un móvil perdido, una llave de acceso perdida, una contraseña olvidada), el staff con el rol adecuado puede ayudar desde la página de la persona. El staff Propietario, Admin y Soporte puede recuperar cuentas; las cuentas del staff solo las puede recuperar un propietario, y nadie puede recuperar aquí su propia cuenta.

Para recuperar una cuenta:

1. Abre Admin → Usuarios y selecciona a la persona.
2. En Recuperación de cuenta, introduce un Motivo de al menos 10 caracteres, por ejemplo el número de ticket y lo que pidió la persona.
3. Elige la acción y confírmala:
   • Restablecer la verificación en dos pasos: elimina su configuración del autenticador y sus códigos de recuperación. Inicia sesión solo con su contraseña hasta que vuelva a configurarla. Las llaves de acceso no se tocan.
   • Quitar llave de acceso o Quitar todas las llaves de acceso: para un dispositivo perdido o compartido. Conserva su contraseña (o el inicio de sesión único) y puede añadir llaves de acceso nuevas.
   • Enviar correo para restablecer la contraseña: envía el mismo enlace de un solo uso que "¿Olvidaste la contraseña?", válido durante 60 minutos. Su contraseña actual sigue funcionando hasta que elija una nueva. Solo para cuentas con contraseña y dirección de correo.
   • Cerrar sesión en todas partes (en la lista de sesiones): cierra todas las sesiones de la cuenta. Sus claves de API siguen funcionando; revócalas por separado si hace falta.

Cada acción queda en el registro de auditoría con tu motivo, y la persona recibe un correo al respecto. El correo no incluye tu nombre ni el motivo.

aviso

Comprueba con quién hablas antes de restablecer la verificación en dos pasos o enviar un enlace de restablecimiento. La recuperación de cuenta se salta las protecciones que la persona configuró, así que trata cada solicitud como un restablecimiento de contraseña por teléfono.

El staff Propietario y Admin también puede revocar las claves de API de una persona desde su página (la persona recibe un correo) y quitar su foto de perfil.

Registro libre

Por defecto, las cuentas las crea el staff o se crean al aceptar una invitación. También puedes dejar que las personas creen una cuenta con contraseña desde la página de inicio de sesión.

Para configurar el registro libre:

1. Abre Admin → Autenticación.
2. Activa Registro libre.
3. Si quieres, restríngelo con Dominios de correo permitidos (separados por comas; déjalo vacío para permitir cualquier dominio).
4. Elige a qué espacio de trabajo se unen las cuentas nuevas en Las cuentas nuevas se unen a y con qué rol, o Sin espacio.
5. Activa Requiere aprobación si las cuentas nuevas deben esperar a que el staff las apruebe.
6. Deja activado Exigir confirmación del correo (la opción predeterminada) para que las cuentas nuevas confirmen su dirección antes de poder iniciar sesión; consulta Confirmación del correo.

nota

Estos ajustes, incluida la aprobación, se aplican solo al registro con contraseña. Las cuentas creadas en el primer inicio de sesión mediante inicio de sesión único siguen los ajustes del propio proveedor (crear usuarios en el primer inicio de sesión, espacio y rol predeterminados, asignación de grupos) y quedan activas de inmediato, salvo que Exigir confirmación del correo también se les aplica cuando el proveedor no confirma la dirección (consulta Cuentas de inicio de sesión único). Consulta Inicio de sesión.

Si hay una URL de las condiciones de servicio o una URL de la política de privacidad definida en Admin → General → Datos y legal, el formulario de registro muestra una casilla que hay que marcar.

Confirmación del correo

Exigir confirmación del correo (en Admin → Autenticación, en Métodos de inicio de sesión, justo debajo de Registro libre) está activado por defecto. Con él activado:

• las cuentas nuevas confirman su dirección con un enlace enviado por correo antes de poder iniciar sesión;
• una dirección de correo cambiada solo se aplica cuando la nueva dirección está confirmada (consulta Cuenta y seguridad);
• las cuentas de inicio de sesión único cuyo proveedor no confirma la dirección reciben el mismo correo de confirmación.

Solo el staff Propietario y Admin puede cambiar el ajuste, y cada cambio queda en el registro de auditoría. El registro con confirmación necesita que el correo funcione: si tu instancia no puede enviar correos, desactiva el ajuste (Correo).

Con el ajuste desactivado, el registro funciona sin enlace: las cuentas nuevas inician sesión de inmediato (o esperan aprobación), y una dirección cambiada se aplica al momento, sin confirmar.

Qué pasa al registrarse

1. Después de Crear cuenta, la persona ve Revisa tu correo con la dirección que escribió. Puede elegir Reenviar correo, ¿Abriste el enlace en otro dispositivo? Continuar o ¿Dirección equivocada? Regístrate de nuevo, que elimina la cuenta sin confirmar para que el nombre de usuario vuelva a quedar libre.
2. El correo, "Confirma tu dirección de correo para …" (el nombre de tu instancia), contiene un enlace que funciona una sola vez, durante 24 horas. Al enviar un enlace nuevo, los anteriores dejan de funcionar.
3. Si abre el enlace en el mismo navegador, inicia sesión y continúa a la página de inicio habitual; también es entonces cuando se une al espacio de trabajo definido en Las cuentas nuevas se unen a. Si lo abre en otro navegador o en otro dispositivo, el enlace confirma la dirección y le pide que inicie sesión ("Tu dirección de correo está confirmada. Inicia sesión para continuar.").

Hasta que se abre el enlace, no pasa nada más: ni inicio de sesión, ni membresía en un espacio, ni correo de bienvenida. Si alguien inicia sesión antes de confirmar, la contraseña correcta muestra Primero confirma tu correo con Reenviar correo, y no se crea ninguna sesión; una contraseña incorrecta muestra el mensaje habitual "Usuario o contraseña incorrectos.", así que nada revela que la cuenta existe. El reenvío tiene un límite por dirección y por dirección IP.

Si Requiere aprobación también está activado, la cuenta espera aprobación solo después de confirmar la dirección: la página del enlace muestra entonces Pendiente de aprobación, y el staff recibe el aviso solo en ese momento (consulta Aprobar registros).

Cuentas que cuentan como confirmadas

Estas direcciones se consideran confirmadas sin enlace:

• las cuentas creadas al aceptar o completar una invitación: el enlace de invitación demuestra la dirección. Esto incluye un registro sin confirmar que abre una invitación enviada a su dirección e inicia sesión desde ahí;
• las cuentas de inicio de sesión único cuyo proveedor confirma la dirección (ver más abajo);
• las cuentas creadas en Añadir usuario con Marcar el correo como confirmado marcado;
• el primer administrador de BOOTSTRAP_ADMIN_* y las cuentas creadas con el script create-admin (Instalación).

Cuentas de inicio de sesión único

Cuando un proveedor de identidad envía email_verified: true para la dirección, la cuenta cuenta como confirmada. Cuando no lo hace (Microsoft Entra ID, por ejemplo, no envía ese claim) y la confirmación es obligatoria, una cuenta nueva de inicio de sesión único recibe primero el correo de confirmación y una página Revisa tu correo. Después de confirmar, la persona vuelve a iniciar sesión con el proveedor; es entonces cuando se aplican los grupos, el espacio predeterminado y los demás ajustes del proveedor.

Con Exigir confirmación del correo desactivado, las direcciones del inicio de sesión único cuentan como confirmadas, como antes.

Para un proveedor en el que confías para gestionar sus direcciones (como Microsoft Entra ID), activa Confiar en las direcciones de correo de este proveedor en sus ajustes (desactivado por defecto): sus direcciones cuentan entonces como confirmadas aunque no haya email_verified. Los cambios quedan en el registro de auditoría. Consulta Inicio de sesión.

Para qué se usa una dirección confirmada

Solo una dirección confirmada coincide con las invitaciones enviadas a ella y con los dominios de correo de las solicitudes para unirse a un espacio de trabajo (Solicitudes para unirse). Quien no tiene la dirección confirmada no ve ningún espacio al que pueda pedir acceso hasta que la confirme.

Comprobar una dirección

La página de una persona en Admin → Usuarios tiene una tarjeta Dirección de correo: Confirmada el … con la fecha, o Sin confirmar. El staff que puede recuperar cuentas (Propietario, Admin y Soporte; una cuenta del staff solo un propietario; nunca la tuya) también tiene:

• Reenviar correo de confirmación: envía un enlace nuevo a la dirección.
• Marcar como confirmado: tras una confirmación. Hazlo solo si sabes que la dirección pertenece a la persona. Una cuenta pendiente de confirmación se activa entonces (o espera aprobación, si hace falta).

Ambas acciones quedan en el registro de auditoría.

Una dirección con la que se registró otra persona

Si alguien se registra con una dirección que no es suya y nunca la confirma, la persona a quien pertenece la dirección puede recuperarla igualmente. Cuando se registra con ella, el registro dice Ese correo ya está en uso. y ofrece Enviar un correo de confirmación a esta dirección. sol2flow solo envía un enlace cuando la dirección pertenece a una cuenta que nunca se confirmó; para cualquier otra dirección no se envía nada, y la respuesta en pantalla es la misma, así que no revela nada nuevo. El enlace funciona una vez, durante 24 horas, y tiene el mismo límite de frecuencia que Reenviar correo.

Al abrir el enlace se ve qué cuenta sin confirmar se eliminaría ("Se eliminará la cuenta sin confirmar «…» que usaba esta dirección."). Tras Eliminarla y continuar, esa cuenta se elimina y el registro continúa con la dirección ya rellenada y confirmada: la persona elige un nombre de usuario y una contraseña e inicia sesión (o espera la aprobación). Las cuentas confirmadas nunca se ven afectadas. El registro de auditoría anota la eliminación solo con el dominio del correo.

Los registros sin confirmar se eliminan

Una tarea diaria elimina los registros libres que siguen sin confirmar después de 7 días. Las cuentas creadas por invitación o por el staff nunca se eliminan así. El registro de auditoría anota cada eliminación ("Cuenta sin confirmar eliminada") solo con el dominio del correo, nunca con la dirección.

Instancias que ya existían

Cuando una instancia se actualiza a una versión con confirmación del correo, todas las cuentas existentes que tienen dirección de correo se marcan como confirmadas (desde la fecha en que se creó la cuenta), para que nadie se quede sin acceso, y Exigir confirmación del correo se activa.

Aprobar registros

Con Requiere aprobación activado, las cuentas nuevas quedan Pendiente de aprobación: no pueden iniciar sesión hasta que alguien las apruebe. Si Exigir confirmación del correo también está activado, una cuenta solo llega a este punto una vez confirmada su dirección.

Todo el staff Propietario, Admin y Soporte recibe un aviso cuando un registro está listo para aprobarse (en la campana de notificaciones y por correo), y la insignia de Usuarios lo cuenta.

Para aprobar o rechazar un registro:

1. Abre la notificación, o ve a Admin → Usuarios y selecciona el filtro Pendiente de aprobación.
2. Abre la página de la persona. Un aviso muestra cuándo se registró.
3. Elige Aprobar o Rechazar, y confirma.

Aprobar activa la cuenta. Rechazar la elimina; la persona puede volver a registrarse si el registro libre sigue abierto. Decida quien decida primero, la notificación del resto del staff muestra el resultado ("Aprobado por …").