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Ajustes de la instancia

Los ajustes de toda la instancia están en dos páginas de administración: Admin → General y Admin → Autenticación. El staff Propietario y Admin puede abrirlas y cambiarlas; el staff Soporte y Auditor no puede verlas (consulta Roles de staff).

Los ajustes se guardan solos: los interruptores y las opciones al cambiarlos, los textos y números al salir del campo. Cada cambio queda en el registro de auditoría con el valor anterior y el nuevo. Los secretos, como el secreto de cliente de OIDC, nunca se escriben en el registro.

Algunos ajustes no están en el área de administración, sino en el entorno del servidor, por ejemplo la dirección pública de la instancia, el almacenamiento y el envío de correo. Consulta Configuración.

Admin → General​

Nombre e idioma​

  • Nombre de la instancia: aparece en los títulos de las páginas y en los correos (por ejemplo, en el asunto "3 novedades en …").
  • Idioma predeterminado para usuarios nuevos: el idioma de las cuentas nuevas y de los correos a quienes no han elegido uno.

Creación de espacios de trabajo​

Se puede iniciar sesión sin pertenecer a ningún espacio de trabajo. Decide quién puede crear el suyo:

  • Quién puede crear espacios: Cualquiera que pueda iniciar sesión o Solo propietarios y admins de la instancia.
  • Espacios por persona: 0 significa sin límite. Cuenta los espacios de trabajo que ha creado cada persona.

Puedes cambiar ambos para una sola persona en su página de Admin → Usuarios (Puede crear espacios). Los propietarios y los admins siempre pueden crear espacios de trabajo.

Notificaciones​

Novedades de tareas por correo activa o desactiva el resumen por correo para toda la instancia (desactivado por defecto). Cuando está activado, las personas reciben un correo sobre los cambios en las tareas que tienen asignadas o de las que son miembros, y sobre las menciones. Los cambios se agrupan: un correo cuando las cosas llevan 10 minutos tranquilas, y como máximo uno por hora mientras sigue el trabajo. Lo que ya se ha leído en la app no se incluye.

Cada persona puede desactivar el resumen para sí misma en Ajustes → Notificaciones. Los correos que forman parte de las tareas de administración, como las aprobaciones de registro, y los correos de seguridad se envían independientemente de este ajuste.

Con los planes activados, el plan de una organización también puede excluir las notificaciones por correo: sus espacios notifican entonces solo en la app. Este interruptor sigue siendo el principal: mientras esté desactivado, nadie recibe correos de novedades de tareas, sea cual sea el plan.

nota

Los correos solo se envían si el envío de correo está configurado. Consulta Correo.

Subidas​

Límites para los adjuntos y para las imágenes de descripciones y comentarios:

  • Tamaño máximo de archivo (MB): 100 por defecto. Déjalo vacío para no poner límite.
  • Tamaño de bloque (MB): 8 por defecto. Los archivos se envían en partes de este tamaño, y una subida interrumpida continúa donde se quedó. Déjalo vacío para enviar cada archivo en una sola petición. Con almacenamiento S3, los bloques deben ser de al menos 5 MB.

Los admins del espacio pueden fijar un límite más bajo para su espacio de trabajo (Ajustes → Espacio de trabajo → Acceso e integraciones); se aplica el límite más pequeño.

aviso

Un proxy inverso delante de sol2flow limita el tamaño de cada petición (por ejemplo, client_max_body_size de nginx). Con subida por bloques, ponlo por encima del tamaño de bloque. Sin bloques, debe admitir el archivo más grande, o las subidas grandes se rechazan. Consulta Proxy inverso.

API​

  • Permitir claves de API (activado por defecto): si se desactiva, "Claves de API" desaparece del menú de la cuenta y se rechazan todas las claves existentes. Las claves no se eliminan; vuelven a funcionar cuando activas de nuevo el interruptor. También es la forma más rápida de cortar todo el acceso a la API de una vez.
  • Documentación de la API (activado por defecto): la referencia interactiva de la API y el documento OpenAPI. Desactívalo para ocultarlos, por ejemplo en una instancia de producción que no deba anunciar su API. La API sigue funcionando.
  • Permitir webhooks (activado por defecto): si se desactiva, no se envía nada y la sección Webhooks de todos los espacios de trabajo queda bloqueada.
  • Permitir webhooks a direcciones de red privadas (desactivado por defecto): permite que los webhooks lleguen a direcciones como 10.x, 192.168.x o localhost, para herramientas dentro de tu red. El mismo ajuste permite importar desde un servidor de tu red privada. Las direcciones de metadatos de la nube siempre siguen bloqueadas.

Los admins del espacio tienen sus propios interruptores API REST y Webhooks en Ajustes → Espacio de trabajo → Acceso e integraciones. Funcionan por debajo de los de la instancia: un interruptor que la instancia ha desactivado sigue desactivado en todos los espacios de trabajo. Consulta API REST y Webhooks.

Los enlaces públicos de tableros no tienen un interruptor para toda la instancia. Los admins del espacio deciden en su propio espacio de trabajo con Permitir enlaces públicos en Ajustes → Espacio de trabajo → Acceso e integraciones; después, los admins del tablero activan o desactivan el enlace de cada tablero en su diálogo Compartir. Consulta Compartir un tablero públicamente.

En una instancia autoalojada, el pie «Compartido con sol2flow» de los tableros públicos enlaza a la dirección de PUBLIC_WEBSITE_URL (consulta Configuración).

Registro de auditoría​

Conservar eventos (días): de 30 a 3650 días, 365 por defecto. Una limpieza diaria elimina los eventos más antiguos. Consulta Registro de auditoría.

Datos y legal​

  • Conservar espacios eliminados (días): el periodo de gracia en el que se puede restaurar un espacio de trabajo eliminado, de 1 a 365 días (30 por defecto). Un cambio se aplica a los espacios que se eliminen a partir de ese momento. Consulta Exportación y eliminación de datos.
  • URL de las condiciones de servicio y URL de la política de privacidad: opcionales, direcciones completas que empiecen por https:// o http://. Se enlazan debajo de los formularios de inicio de sesión y de registro. Cuando hay un enlace definido, el registro y la aceptación de una invitación muestran una casilla que hay que marcar, y se guarda la hora de aceptación. Las cuentas creadas automáticamente mediante inicio de sesión único no ven la casilla.
  • URL del aviso legal: opcional, tu aviso legal (obligatorio en Alemania según el § 5 DDG). Se enlaza debajo de los formularios de inicio de sesión y en Ajustes → Tus datos; nadie tiene que aceptarlo. Consulta Privacidad y RGPD.

Admin → Autenticación​

Esta página controla cómo se inicia sesión y cómo se crean las cuentas.

Métodos de inicio de sesión de un vistazo​

  • Usuario y contraseña: se inicia sesión con credenciales guardadas en sol2flow. Las cuentas pueden añadir verificación en dos pasos y llaves de acceso en Ajustes → Seguridad.
  • Registro libre: cualquiera puede crear una cuenta con contraseña desde la página de inicio de sesión, opcionalmente limitado a Dominios de correo permitidos, uniéndose a un espacio de trabajo que tú eliges y, si quieres, esperando aprobación (Requiere aprobación). Consulta Usuarios y registro.
  • Exigir confirmación del correo: activado por defecto. Las cuentas nuevas confirman su dirección con un enlace enviado por correo antes de poder iniciar sesión, y una dirección cambiada solo se aplica una vez confirmada. También para cuentas de inicio de sesión único cuyo proveedor no confirma la dirección. Los registros que nadie confirma se eliminan a los 7 días. Desactívalo si tu instancia no puede enviar correos. Consulta Confirmación del correo.
  • Proveedores OIDC: inicio de sesión único a través de cualquier proveedor OpenID Connect, como Keycloak, Authentik, Okta, Entra ID o Google. Elige Añadir proveedor, escoge una plantilla predefinida o Custom OIDC, y rellena el emisor, el ID de cliente y el secreto. La página muestra la URI de redirección que debes registrar en tu proveedor de identidad.

Para cada proveedor OIDC también puedes definir:

  • Asignación de claims: qué claims contienen el nombre de usuario, el correo y los grupos.
  • Grupo admin y Grupo de soporte: sus miembros reciben el rol de staff Admin o Soporte al iniciar sesión. Los propietarios nunca se cambian.
  • Crear usuarios en el primer inicio de sesión, y a qué espacio de trabajo se añaden los usuarios nuevos (Añadir usuarios nuevos a, Con el rol), o a ninguno.
  • Asignación de grupos: las personas de un grupo del proveedor se añaden a un espacio de trabajo con un rol determinado en cada inicio de sesión. Un grupo también se puede asignar a Sin acceso a espacios: sus miembros se quitan de todos los espacios de trabajo y tableros en cada inicio de sesión, y esa regla prevalece sobre cualquier otra asignación.
  • Activado: si el proveedor aparece en la página de inicio de sesión.

La configuración paso a paso de los proveedores de identidad más comunes está en Inicio de sesión.

consejo

Antes de desactivar Usuario y contraseña, asegúrate de que al menos un propietario puede iniciar sesión mediante inicio de sesión único, o podrías quedarte sin acceso al área de administración.