Exportación y eliminación de datos

Las personas pueden llevarse sus datos e irse, y los espacios de trabajo se pueden eliminar sin perderlos por un despiste. Esta página describe lo que puede hacer el staff y lo que pueden hacer las propias personas. Para la parte del usuario, consulta Cuenta y seguridad.

Quién puede hacer qué

Acción	Los propios usuarios	Staff Propietario / Admin
Exportar un espacio de trabajo	sus admins del espacio	–
Exportar sus propios datos	todos	–
Eliminar un espacio de trabajo	sus admins del espacio	✓ (Admin → Espacios de trabajo)
Restaurar un espacio eliminado	sus admins del espacio	✓ (Admin → Espacios de trabajo → Espacios eliminados)
Eliminar una cuenta	todos, la suya	✓ (Admin → Usuarios → Eliminar usuario)

El staff Soporte y Auditor no puede eliminar ni restaurar nada.

Exportaciones

Exportación del espacio de trabajo

Los admins del espacio exportan un espacio de trabajo en Ajustes → Espacio de trabajo → Importar y exportar → Exportar espacio. Es un ZIP con el espacio, sus miembros (nombres, usuarios y roles, sin direcciones de correo), cada tablero con sus listas, etiquetas, tareas, descripciones, checklists, comentarios y actividad, los registros de tiempo en CSV y todos los adjuntos. Los tableros y tareas eliminados se omiten; los archivados se incluyen y se marcan.

El staff no puede exportar un espacio de trabajo desde el área de administración; solo pueden hacerlo sus admins del espacio.

Exportación personal

Cualquiera puede descargar sus propios datos en Ajustes → Tus datos → Descargar mis datos: perfil y preferencias, métodos de inicio de sesión, membresías y solicitudes para unirse, sus comentarios, registros de tiempo, notificaciones, sesiones, llaves de acceso y claves de API (sin ningún secreto), las entradas del registro de auditoría sobre esa persona (inicios de sesión y cambios de seguridad, con la hora y la dirección IP), los dispositivos y lugares de sus inicios de sesión y su foto de perfil.

Cómo funcionan las exportaciones

• La exportación se prepara en segundo plano. Cuando está lista, quien la pidió recibe una notificación y un correo.
• Solo la persona que la pidió puede descargarla; en el caso de una exportación del espacio, solo mientras siga siendo admin de ese espacio. Nadie más, tampoco el staff, puede descargarla.
• Está disponible durante 7 días y luego se elimina automáticamente. Las exportaciones fallidas también se limpian a los 7 días.
• Una exportación a la vez por espacio de trabajo y por persona, y como máximo cinco solicitudes por hora y persona.
• Las exportaciones quedan en el registro de auditoría.

Las exportaciones se guardan en el almacenamiento de archivos de la instancia (consulta Almacenamiento).

Eliminar un espacio de trabajo

Al eliminar un espacio de trabajo deja de ser accesible al instante, pero se puede restaurar durante un periodo de gracia. Solo después se purga definitivamente.

Para eliminar un espacio de trabajo como staff:

1. Abre Admin → Espacios de trabajo y busca el espacio.
2. Elige eliminar y escribe el nombre del espacio para confirmar. Para un espacio privado que no puedes ver, escribe en su lugar la palabra delete.
3. Confirma tu identidad (un inicio de sesión reciente) si se te pide.

Los admins del espacio hacen lo mismo en Ajustes → Espacio de trabajo → General → Zona de peligro. El último espacio de trabajo activo de la instancia no se puede eliminar.

Qué ocurre:

• Todos pierden el acceso de inmediato; su dirección queda libre.
• Cada admin del espacio recibe una notificación y un correo con la fecha de purga y un enlace para restaurarlo.
• La eliminación queda en el registro de auditoría.

Periodo de gracia

Se define en Admin → General → Datos y legal → Conservar espacios eliminados (días): de 1 a 365 días, 30 por defecto. Un cambio se aplica a los espacios que se eliminen a partir de ese momento.

Restaurar un espacio de trabajo

Para restaurar un espacio de trabajo como staff:

1. Abre Admin → Espacios de trabajo → Espacios eliminados. Cada entrada muestra cuándo se eliminó, quién lo hizo y cuándo se purgará. Los espacios privados aparecen sin su nombre.
2. Elige Restaurar.

Recupera su dirección anterior, o la siguiente variante libre si esa se ha ocupado entretanto (la confirmación lo indica). Los admins del espacio pueden restaurarlo ellos mismos en Ajustes → Tus datos → Espacios eliminados.

Purga

Una vez al día se purgan los espacios de trabajo cuyo periodo de gracia ha terminado: se eliminan todos los archivos del almacenamiento, los tableros, las tareas, los comentarios, las checklists, los registros de tiempo, la actividad y las notificaciones, y la purga queda en el registro de auditoría. Una purga interrumpida se completa en la siguiente ejecución. Solo se purgan los espacios que se eliminaron y cuyo periodo de gracia ha terminado.

peligro

Un espacio de trabajo purgado no se puede recuperar desde sol2flow. Solo lo contiene una copia de seguridad hecha antes de la purga. Consulta Copias de seguridad y actualizaciones.

Eliminar una cuenta

Las personas eliminan su propia cuenta en Ajustes → Tus datos → Eliminar cuenta, escribiendo su nombre de usuario y confirmando su identidad. El staff Propietario y Admin puede eliminar una cuenta en Admin → Usuarios → Eliminar usuario (consulta Usuarios y registro). Las reglas son las mismas:

• Bloqueado mientras la persona sea:

  • el único admin de un espacio de trabajo que otras personas siguen usando (en un espacio privado, solo cuentan los admins explícitos);
  • el último propietario de la instancia.

  Otra persona tiene que pasar a ser admin o propietario primero. El diálogo indica qué lo bloquea.

• Los espacios de trabajo en los que es el único miembro se eliminan con la cuenta, con el periodo de gracia normal, así que el staff aún puede restaurarlos.

Qué se elimina y qué se mantiene

Se elimina: la cuenta y todo lo personal: sesiones, métodos de inicio de sesión, llaves de acceso, configuración de la verificación en dos pasos y códigos de recuperación, claves de API, notificaciones y preferencias, membresías de espacios y tableros, tableros fijados, asignaciones y membresías de tareas, seguimientos, solicitudes para unirse pendientes, sus exportaciones, su foto de perfil y las subidas sin terminar. Las invitaciones que envió y que siguen pendientes se revocan.

Se mantiene, anonimizado: las tareas, comentarios, elementos de checklist, tableros, espacios de trabajo, archivos y registros de tiempo que creó siguen en sus espacios y aparecen como "Usuario eliminado", también en las exportaciones de hojas de horas y de datos. Las entradas del registro de auditoría conservan el ID de la cuenta, la hora y la dirección IP hasta que el periodo de conservación del registro las elimina, pero ya no su nombre: también aparecen como "Usuario eliminado". Los nombres dentro del contenido de otras personas (una mención, el texto de un comentario) se mantienen.

Se mantiene por motivos legales: las facturas, notas de crédito y pagos pertenecen a la organización, no a una persona, y nunca se eliminan con una cuenta: la normativa fiscal obliga a conservarlos (en Alemania, 10 años).

La sesión de la persona se cierra y recibe un correo de confirmación. La eliminación de una cuenta no se puede deshacer.

nota

Desactivar una cuenta en Admin → Usuarios es la alternativa reversible: bloquea el inicio de sesión sin eliminar ningún dato.

Condiciones y privacidad

Si defines una URL de las condiciones de servicio o una URL de la política de privacidad en Admin → General → Datos y legal, se enlazan en las páginas de inicio de sesión y de registro, y las cuentas nuevas deben aceptarlas. La hora de aceptación se guarda y se incluye en la exportación de datos de la persona. Una URL del aviso legal también se enlaza ahí, sin casilla. Con la sesión iniciada, las tres están en Ajustes → Tus datos → Legal. Consulta Ajustes de la instancia y Privacidad y RGPD.