Workspaces

Ein Workspace ist das Zuhause eines Teams in sol2flow. Er enthält Boards, Mitglieder, Labels, Vorlagen und Zeiteinträge. Alles, was Sie tun, geschieht in einem Workspace, und Personen sehen nur die Workspaces, zu denen sie gehören.

Sie können mehreren Workspaces angehören und in jedem eine andere Rolle haben: zum Beispiel Admin im Workspace Ihres eigenen Teams und Gast im Workspace eines Kunden. Was jede Rolle darf, lesen Sie unter Mitglieder und Teilen.

Der Workspace-Wechsler

Der Workspace-Wechsler befindet sich oben in der Seitenleiste. Er listet alle Workspaces, denen Sie angehören, und lässt sich durchsuchen, wenn die Liste lang wird.

So wechseln Sie in einen anderen Workspace:

1. Öffnen Sie den Workspace-Wechsler oben in der Seitenleiste.
2. Geben Sie bei Bedarf einen Teil des Namens ein, um die Liste zu filtern.
3. Wählen Sie den Workspace aus.

Wenn Sie angemeldet sind, aber noch keinem Workspace angehören, sehen Sie eine leere Seite. Von dort aus können Sie einen Workspace erstellen (falls Sie das dürfen), den Beitritt zu einem Workspace anfragen (siehe Beitrittsanfragen) oder einen Admin bitten, Sie hinzuzufügen.

Einen Workspace erstellen

So erstellen Sie einen Workspace:

1. Öffnen Sie den Workspace-Wechsler und wählen Sie Neuer Workspace.
2. Geben Sie einen Name des Workspace ein.
3. Schalten Sie optional Privater Workspace ein (siehe unten).
4. Wählen Sie Workspace erstellen.

Sie werden Workspace-Admin des neuen Workspace.

Hinweis

Die Administratoren der Instanz legen fest, wer Workspaces erstellen darf, und können begrenzen, wie viele jede Person erstellen kann. Wenn Sie Neuer Workspace nicht sehen, wenden Sie sich an Ihre Administration.

Private Workspaces

Ein privater Workspace ist nur für seine Mitglieder sichtbar. Die Owner und Admins der Instanz können normalerweise jeden Workspace öffnen und verwalten; auf einen privaten erhalten sie keinen automatischen Zugriff. Sie sehen ihn nur, wenn jemand sie als Mitglied hinzufügt.

Sie können einen Workspace beim Erstellen oder später privat machen:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Allgemein.
2. Schalten Sie Privater Workspace ein oder aus.

Nur Workspace-Admins können das ändern. Ein privater Workspace braucht immer mindestens einen Admin, der ausdrücklich als Mitglied hinzugefügt wurde. Der letzte solche Admin kann ihn daher nicht verlassen und nicht herabgestuft werden.

Workspace-Einstellungen

Öffnen Sie Einstellungen in der Seitenleiste. Die Gruppe Workspace im Einstellungsmenü zeigt die Einstellungen des Workspace, in dem Sie sich befinden; wenn Sie mehreren angehören, wählen Sie mit dem Wechsler oben in der Gruppe einen anderen. Einstellungen werden automatisch gespeichert: Die Kopfzeile der Seite zeigt Gespeichert, sobald eine Änderung übernommen ist.

Seite	Wofür	Wer sie sieht
Allgemein	Name, Owner, Privat-Schalter, Arbeitszeit, Verlassen und Löschen	Alle (Mitglieder nur lesend; Gäste sehen nur Workspace verlassen)
Mitglieder und Einladungen	Personen im Workspace und offene Einladungen	Workspace-Admins und Mitglieder
Labels	Workspace- und Board-Labels	Workspace-Admins
Zugriff & Integrationen	Schalter für REST-API, Webhooks und öffentliche Links, Gastkommentare, Upload-Limit, Beitrittsanfragen	Workspace-Admins
Webhooks	Ereignisse an andere Tools senden	Workspace-Admins
Import & Export	Boards aus Trello oder Kan importieren; den ganzen Workspace exportieren	Workspace-Admins
Audit-Log	Ein Protokoll wichtiger Änderungen im Workspace	Workspace-Admins

Einen Workspace umbenennen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Allgemein.
2. Ändern Sie den Namen unter Name. Er wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen.

Der Name erscheint im Workspace-Wechsler, in E-Mails und für alle, die beitreten.

Arbeitszeit

Schätzungen in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren zählen Arbeitszeit. Standardmäßig hat ein Tag 8 Arbeitsstunden und eine Woche 5 Arbeitstage. So ändern Sie das:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Allgemein.
2. Legen Sie unter Arbeitszeit die Arbeitsstunden pro Tag (0,5 bis 24) und die Arbeitstage pro Woche (1 bis 7) fest.

Eine geänderte Arbeitszeit ändert keine gespeicherten Schätzungen, nur wie sie angezeigt werden. Siehe Zeiterfassung.

Zugriff & Integrationen

Workspace-Admins können genau festlegen, was von außen in den Workspace gelangt:

• REST-API: ob persönliche API-Schlüssel diesen Workspace lesen und ändern können. Siehe REST-API.
• Webhooks: ob dieser Workspace Ereignisse an andere Dienste senden kann. Siehe Webhooks.
• Öffentliche Links erlauben: ob Board-Admins Boards schreibgeschützt mit allen teilen können, die den Link haben. Aus: Bestehende Links pausieren (sie werden nicht gelöscht) und funktionieren wieder, sobald Sie es wieder einschalten. Siehe Ein Board öffentlich teilen.
• Gäste dürfen kommentieren (unter Gäste, standardmäßig aus): ob Gäste auf den Boards kommentieren dürfen, die sie lesen können. Siehe Gastkommentare.
• Max. Dateigröße (MB): die größte Datei, die hier jemand anhängen kann. Lassen Sie das Feld leer, um das Limit der Instanz zu verwenden.
• Personen mit diesen E-Mail-Domains können den Beitritt anfragen: siehe Beitrittsanfragen.

Ein Schalter, den die Administratoren der Instanz ausgeschaltet haben, bleibt hier aus, mit einem entsprechenden Hinweis.

Beitrittsanfragen

Workspace-Admins können Kolleginnen und Kollegen den Workspace finden und den Beitritt anfragen lassen, statt jede Person einzeln einzuladen.

So schalten Sie Beitrittsanfragen ein:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen.
2. Geben Sie unter Personen mit diesen E-Mail-Domains können den Beitritt anfragen die E-Mail-Domains Ihres Unternehmens ein, durch Kommas getrennt (zum Beispiel example.com). Sie können bis zu 20 Domains angeben.

Personen, die mit einer bestätigten E-Mail-Adresse einer dieser Domains angemeldet sind, sehen den Workspace dann unter Workspaces, denen Sie beitreten können: im Workspace-Wechsler oder auf der leeren Seite, wenn sie noch keinen Workspace haben. Sie wählen Beitritt anfragen, und die Schaltfläche ändert sich in Angefragt. Die Anfrage allein gewährt nichts; die Person sieht nur den Namen des Workspace.

So beantworten Sie eine Anfrage:

1. Sie werden über die Glocke benachrichtigt, wenn jemand den Beitritt anfragt.
2. Öffnen Sie Mitglieder (oder Einstellungen → Workspace → Mitglieder und Einladungen). Anfragen erscheinen oben, zum Beispiel „2 Personen möchten beitreten“, mit Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage.
3. Wählen Sie Annehmen (die Person tritt als Mitglied bei) oder Ablehnen.

Die Person wird in beiden Fällen benachrichtigt. Eine abgelehnte Anfrage kann nicht erneut gesendet werden.

Hinweis

Nur bestätigte E-Mail-Adressen zählen: Wessen Adresse noch nicht bestätigt ist, sieht keine Workspaces zum Beitreten, bis sie bestätigt ist. Trotzdem gewährt eine Domain nie allein Zugriff: Es entscheidet immer ein Admin.

Einen Workspace verlassen

Alle können einen Workspace verlassen: Admins, Mitglieder und Gäste.

So verlassen Sie einen Workspace:

1. Öffnen Sie den Workspace-Wechsler und wählen Sie unter der Liste Workspace-Name verlassen. Oder öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Allgemein und verwenden Sie Workspace verlassen im Gefahrenbereich.
2. Bestätigen Sie im Dialog.

Wenn Sie einen Workspace verlassen, verlieren Sie den Zugriff auf seine Boards, und Ihre Board-Rollen, angehefteten Boards, Aufgabenzuweisungen und Aufgabenmitgliedschaften dort werden entfernt. Die Admins des Workspace werden benachrichtigt. Um zurückzukehren, muss ein Admin Sie erneut hinzufügen.

Das Verlassen ist nicht möglich (die Option nennt den Grund), wenn:

• Sie der letzte Admin sind: Machen Sie zuerst jemand anderen zum Admin;
• Ihre Mitgliedschaft vom Identity Provider Ihres Unternehmens (Single Sign-on) verwaltet wird: Bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator, sie zu ändern.

Einen Workspace löschen

Nur Workspace-Admins können einen Workspace löschen.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Allgemein.
2. Wählen Sie im Gefahrenbereich die Option Workspace löschen.
3. Geben Sie zur Bestätigung den Namen des Workspace ein. Wenn Sie sich länger nicht angemeldet haben, werden Sie gebeten, sich mit Ihrem Passwort zu bestätigen.

Der Workspace ist sofort für alle unzugänglich, aber noch nicht weg: Seine Admins können ihn für eine von der Instanz festgelegte Anzahl von Tagen (standardmäßig 30) wiederherstellen. Danach wird er mit allen Boards, Aufgaben und Dateien endgültig gelöscht. Jeder Admin des Workspace erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail mit dem Löschdatum.

So stellen Sie einen gelöschten Workspace wieder her:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Ihre Daten.
2. Wählen Sie unter Gelöschte Workspaces neben dem Workspace Wiederherstellen.

Wurde seine alte Adresse inzwischen vergeben, erhält der wiederhergestellte Workspace eine leicht abweichende; die Bestätigung weist Sie darauf hin.

Tipp

Überlegen Sie, den Workspace vor dem Löschen zu exportieren: Einstellungen → Workspace → Import & Export → Workspace exportieren. Siehe Importe und Exporte.