Zeiterfassung

In sol2flow erfassen Sie die Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden, entweder mit einem laufenden Timer oder durch manuell eingetragene Einträge, und vergleichen sie mit einer optionalen Schätzung. Ihr Stundenzettel zeigt Ihre Woche, Ihren Monat oder Ihr Jahr, und der Bericht und die Exporte fassen die Zeit im ganzen Workspace zusammen.

Wer was darf

	Wer
Timer starten, Zeit erfassen, Schätzungen festlegen	Rollen „Bearbeiten“ und Board-Admins auf dem Board der Aufgabe
Gesamtzeit einer Aufgabe sehen	Alle, die die Aufgabe sehen können
Einträge aller Personen sehen	Workspace-Admins (ganzer Workspace); Board-Admins (ihre Boards)
Eigene Einträge sehen	Alle, auf Boards, die sie öffnen können
Einen Eintrag bearbeiten oder löschen	Nur die Person, die ihn erfasst hat

Personen mit der Rolle „Lesen“ können keine Zeit erfassen, und archivierte Boards und Aufgaben sind schreibgeschützt. Admins können sich die Zeit anderer ansehen, aber nicht ändern. Eine Korrektur läuft immer über die Person, die den Eintrag erfasst hat, damit sich niemandes Stundenzettel ohne sein Wissen ändert.

Der Timer

Sie haben einen Timer. Wenn Sie ihn auf einer Aufgabe starten, beginnt die Zählung; wenn Sie ihn stoppen, wird die Zeit als Eintrag erfasst.

So starten Sie einen Timer:

• Wählen Sie auf der Aufgabenseite im Bereich Zeit die Option Timer starten, oder
• wählen Sie auf einem Board ▶ auf der Karte (auf Touchscreens im Menü ⋯ der Karte).

Solange er läuft, ist der Timer überall sichtbar: im Bereich „Zeit“ der Aufgabe („Läuft · 00:12:34“), in der Fußzeile der Seitenleiste auf jeder Seite (auf Smartphones in der oberen Leiste) und auf der Karte der Aufgabe. Wählen Sie an einer dieser Stellen Stopp, um ihn anzuhalten. Der Timer läuft weiter, wenn Sie die Seite neu laden oder den Browser schließen.

Aufgabe wechseln: Wenn Sie einen Timer auf einer anderen Aufgabe starten, wird der laufende automatisch gestoppt und seine Zeit erfasst. Die Meldung lautet zum Beispiel „PRD-3 nach 1 h 12 min gestoppt · PRD-7 gestartet“, mit Rückgängig, falls Sie nicht wechseln wollten.

Ein Timer, der nach weniger als einer Sekunde gestoppt wird, wird nicht erfasst.

Zeit von Hand erfassen

So fügen Sie Zeit hinzu, die Sie nicht mit dem Timer gemessen haben:

1. Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie im Bereich Zeit die Option Zeit erfassen.
2. Legen Sie den Beginn (Datum und Uhrzeit) fest und entweder das Ende (Endet am, Datum und Uhrzeit) oder die Dauer. Die Felder gleichen sich gegenseitig an: Ändern Sie Beginn oder Ende, passt sich die Dauer an; ändern Sie die Dauer, verschiebt sich das Ende.
3. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu („Woran haben Sie gearbeitet?“).
4. Wählen Sie Erfassen.

Die Dauer akzeptiert viele Formate, zum Beispiel 1h 30m, 90m, 1.5h, 1,5h oder 1:30. Eine reine Zahl bedeutet Stunden. Ein Eintrag kann zwischen 1 Minute und 24 Stunden lang sein, und das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen. Die Zeiten gelten in Ihrer Zeitzone.

Sie können am selben Tag beliebig viele Einträge erfassen.

Einträge auf der Aufgabe

Der Bereich „Zeit“ listet die 5 neuesten Einträge, die Sie sehen dürfen, jeweils mit Person, genauem Beginn und Ende, Dauer und Notiz. Wählen Sie Alle Zeiten anzeigen, um den Bericht gefiltert auf die Aufgabe zu öffnen.

Um einen Ihrer eigenen Einträge zu ändern oder zu entfernen, verwenden Sie Eintrag bearbeiten oder Eintrag löschen.

Board-Admins sehen außerdem die Zeit pro Person. Alle anderen sehen ihren eigenen Anteil neben der Gesamtzeit, zum Beispiel „Sie: 2 h 15 min · Gesamt: 5 h“.

Schätzungen

Eine Schätzung gibt an, wie viel Arbeit Sie für eine Aufgabe erwarten.

So legen Sie eine fest:

1. Wählen Sie im Bereich Zeit der Aufgabe Schätzung festlegen (oder Schätzung ändern). Sie können sie auch im Dialog Neue Aufgabe oder mit Schätzung festlegen … im Menü ⋯ der Karte festlegen.
2. Geben Sie eine Zahl ein (Dezimalzahlen wie 1.5 sind möglich) und wählen Sie eine Einheit: Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
3. Wählen Sie Speichern, oder Schätzung entfernen, um sie zu löschen.

Schätzungen zählen Arbeitszeit: Standardmäßig ist 1 Tag = 8 Stunden und 1 Woche = 5 Tage; 1 Monat = 4 Wochen und 1 Jahr = 12 Monate. Workspace-Admins können die Stunden pro Tag und die Tage pro Woche unter Einstellungen → Workspace → Allgemein → Arbeitszeit ändern. Ein Hinweis unter dem Feld zeigt immer die aktuelle Grundlage des Workspace.

Die Arbeitszeit-Grundlage ist nur eine Einheit. Sie begrenzt nie, wie viel Sie erfassen können: 10 Stunden auf eine Schätzung von 1 Tag zu erfassen ist kein Problem.

Sobald eine Aufgabe eine Schätzung hat, zeigen der Bereich „Zeit“ und die Karte den Fortschritt, zum Beispiel „3 h 10 min von 5 h“. Wurde mehr Zeit erfasst als geschätzt, ist der Balken voll und als überschritten markiert, zum Beispiel „40 min darüber“.

Stundenzettel

Wählen Sie Zeiterfassung in der Seitenleiste. Die Seite hat zwei Tabs: Meine Zeit und Bericht.

Meine Zeit

Wechseln Sie zwischen Woche, Monat und Jahr, und verwenden Sie die Pfeile oder Diese Woche / Dieser Monat / Dieses Jahr, um zwischen Zeiträumen zu wechseln. Jede Ansicht zeigt die Summe des Zeitraums. Die Seitenadresse enthält Ansicht und Zeitraum, sodass Sie sie als Lesezeichen speichern oder teilen können.

Woche: eine Zeile pro Aufgabe, auf der Sie in dieser Woche Zeit erfasst haben, eine Spalte pro Tag, mit Summen pro Aufgabe, pro Tag und für die Woche.

• Klicken Sie auf eine Zelle, um die Einträge des Tages auf der Aufgabe zu sehen, sie zu bearbeiten oder zu löschen oder weitere Zeit für diesen Tag zu erfassen.
• Wählen Sie Aufgabe hinzufügen, um eine Zeile für eine weitere Aufgabe hinzuzufügen, auf der Sie Zeit erfassen können (Suche nach Schlüssel oder Titel). Ihnen zugewiesene Aufgaben stehen oben. Die Zeile bleibt für diesen Besuch; nach einem Neuladen werden nur Aufgaben mit Zeit in dieser Woche angezeigt.

Monat: ein Kalender mit der Summe für jeden Tag. Klicken Sie auf einen Tag, um alle seine Einträge zu sehen. Neben dem Kalender (auf schmalen Bildschirmen darunter) stehen die Summen Pro Board und Pro Aufgabe.

Jahr: zwölf Monatskacheln mit ihren Summen (ein Klick öffnet den Monat) und eine Tabelle der Boards und Aufgaben nach Monat.

Wessen Zeit: Standardmäßig sehen Sie Ihre eigene Zeit. Workspace-Admins und Board-Admins erhalten eine Personenauswahl, um die Zeit einer anderen Person anzusehen, schreibgeschützt und nur im Rahmen dessen, was sie sehen dürfen.

Bericht

Der Bericht fasst die Zeit im ganzen Workspace zusammen.

• Zeitraum: Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat, Gesamter Zeitraum oder Benutzerdefiniert (Von / Bis).
• Filtern Sie nach Board, Person oder einer einzelnen Aufgabe.
• Gruppieren nach Tag, Aufgabe, Board oder Person.

Er zeigt die Summe und die Anzahl der Einträge, dann die Gruppen, dann eine Liste aller passenden Einträge mit Person, Aufgabe, genauem Beginn und Ende, Dauer und Notiz. Laufende Timer erscheinen als „läuft“ mit mitlaufender Dauer, werden aber erst in die Summen eingerechnet, wenn sie gestoppt sind.

Mitglieder sehen im Bericht nur ihre eigene Zeit. Workspace-Admins sehen die Zeit aller; Board-Admins sehen die Zeit aller auf den Boards, die sie verwalten.

Stundenzettel exportieren

Jede Stundenzettel-Ansicht und der Bericht lassen sich als CSV, Excel oder PDF exportieren. Der Export enthält genau das, was Sie gerade sehen: den Zeitraum (oder die Berichtsfilter) und die angezeigte Person.

• CSV: eine Zeile pro Eintrag mit Datum, Beginn und Ende, Dauer, Zeitzone, Person, Workspace, Board, Aufgaben-Nr. und -titel sowie Notiz. Lässt sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen.
• Excel: ein Blatt „Einträge“ mit echten Datums- und Dauerzellen und einer Summe sowie ein Blatt „Summen“ pro Person und pro Board.
• PDF: ein druckbarer Stundenzettel pro Person mit Tagessummen, der Summe des Zeitraums und, bei mehreren Personen, einer Übersichtsseite.

Zeitzone für den Export: Neben den Export-Schaltflächen können Sie die Zeitzone wählen, die der Export für Uhrzeiten, Tage und Summen verwendet. Voreingestellt ist Ihre eigene Zeitzone; Ihre letzte Wahl wird in diesem Browser gespeichert. Der Export gibt immer die verwendete Zeitzone an.

Hinweis

Laufende Timer werden nicht exportiert. Stoppen Sie einen Timer zuerst, wenn seine Zeit in der Datei stehen soll. Archivierte Aufgaben sind enthalten und als archiviert gekennzeichnet.

Gut zu wissen

• Das Erfassen von Zeit oder das Stoppen eines Timers erscheint in der Aktivität der Aufgabe („hat 1 h 30 min auf PRD-3 erfasst“). Es werden keine Benachrichtigungen verschickt.
• Das Archivieren einer Aufgabe stoppt alle darauf laufenden Timer und behält ihre Zeit.
• Das Löschen einer Aufgabe blendet ihre Zeiteinträge aus; beim Wiederherstellen kommen sie zurück.
• Wird das Konto einer Person gelöscht, bleiben ihre Zeiteinträge erhalten und erscheinen als „Gelöschte Person“, damit Berichte korrekt bleiben.