Ein Board öffentlich teilen
Mit einem öffentlichen Link können Personen ohne Konto, zum Beispiel Kunden, ein Board ansehen. Sie sehen das Board und seine Aufgaben nur lesend und müssen sich nicht anmelden.
Den öffentlichen Link ein- oder ausschalten
Board-Admins verwalten den öffentlichen Link im Teilen-Dialog:
- Öffnen Sie das Board und wählen Sie im Board-Kopf Teilen.
- Schalten Sie Öffentlicher Link ein. Der Link erscheint unter dem Schalter.
- Wählen Sie Kopieren, um ihn zu kopieren, oder Öffnen, um das Board so zu sehen, wie Besucher es sehen.
Um das Teilen zu beenden, schalten Sie Öffentlicher Link aus. Der Link funktioniert sofort nicht mehr. Ablaufdatum, Passwort und Was Besucher sehen bleiben erhalten; schalten Sie den Link später wieder ein, bekommt das Board einen neuen Link mit denselben Einstellungen.
Solange der Link an ist, sehen alle, die das Board öffnen können, im Board-Kopf das Abzeichen Öffentlich, und das Board erscheint in der Board-Übersicht unter dem Filter Öffentlich. Den Link selbst und seine Einstellungen sehen nur Board-Admins.
Öffentliche Links sind möglicherweise nicht in jedem Plan von sol2flow Cloud enthalten. Enthält Ihr Plan sie nicht, ist der Schalter Öffentlicher Link ausgeschaltet und lässt sich nicht ändern, und der Teilen-Dialog weist darauf hin.
Was Besucher bekommen
- Den Namen des Boards mit seinen Listen und Karten und dem Umschalter Board | Kalender | Zeitleiste. Kalender und Zeitleiste erscheinen nur, wenn Termine sichtbar sind.
- Für jede Aufgabe, die sie öffnen, eine eigene Seite, die nur das zeigt, was der Link freigibt.
- Das Abzeichen Nur lesen. Über Ihren Workspace oder Ihre Organisation wird nichts angezeigt.
Besucher können nichts ändern: keine Karten verschieben, keine Aufgaben erstellen, keine Termine ändern und nicht kommentieren. Wenn Sie Kommentare freigeben, können sie diese lesen, aber nicht darauf antworten.
Öffentliche Seiten bitten Suchmaschinen, sie nicht zu indexieren. Trotzdem kann jeder, der den Link hat, das Board öffnen. Geben Sie ihn also nur an Personen weiter, die das Board sehen sollen.
Was Besucher sehen
Öffnen Sie unter dem Link die Link-Einstellungen und kreuzen Sie an, was Besucher sehen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.
| Option | Neue Links |
|---|---|
| Labels | An |
| Termine | An |
| Checklisten (Fortschritt und Punkte) | An |
| Beschreibungen | An |
| Zuständige | Aus |
| Aufgabenmitglieder | Aus |
| Kommentare (nur lesen) | Aus |
| Anhänge | Aus |
| Schätzungen und erfasste Zeit | Aus |
Aufgabentitel, Listennamen und Aufgabenschlüssel sind immer sichtbar. Archivierte Aufgaben und Listen sind nie sichtbar.
Personen erscheinen nur mit Namen und Foto, nie mit E-Mail-Adresse oder Benutzernamen. Erwähnungen in Beschreibungen und Kommentaren erscheinen als einfacher Text, etwa „@Anna“. Bilder in einer Beschreibung erscheinen zusammen mit der Beschreibung, auch wenn Anhänge aus ist.
Ein Ablaufdatum festlegen
Wählen Sie unter Link-Einstellungen → Läuft ab am ein Datum oder Kein Ablauf. Der Link funktioniert bis zum Ende dieses Tages in Ihrer Zeitzone.
Danach sehen Besucher „Dieser Link ist abgelaufen“. 30 Tage nach dem Ablaufdatum schaltet sol2flow den Link automatisch aus. Bis dahin können Sie ein späteres Datum wählen, damit er wieder funktioniert.
Den Link mit einem Passwort schützen
- Wählen Sie unter Link-Einstellungen → Passwort die Option Passwort festlegen.
- Geben Sie ein Passwort mit 6 bis 128 Zeichen ein und speichern Sie es.
Besucher geben das Passwort einmal ein und bleiben 12 Stunden angemeldet, egal in welcher Sprache sie das Board ansehen. Nach zu vielen falschen Versuchen müssen sie einige Minuten warten.
Passwort ändern oder Entfernen meldet alle Besucher sofort ab. Niemand kann das Passwort später nachlesen, auch Board-Admins nicht. Schicken Sie es Besuchern deshalb getrennt vom Link.
Den Link neu erzeugen
Ist der Link bei jemandem gelandet, der ihn nicht haben sollte, wählen Sie unter Link-Einstellungen die Option Link neu erzeugen und bestätigen. Das Board bekommt einen neuen Link, und der alte funktioniert sofort nicht mehr, für alle, die ihn haben. Die Einstellungen bleiben gleich. Schicken Sie den neuen Link an die Personen, die das Board weiterhin sehen sollen.
Öffentliche Links für einen Workspace ausschalten
Workspace-Admins entscheiden, ob Boards in ihrem Workspace öffentlich geteilt werden dürfen:
- Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen.
- Schalten Sie Öffentliche Links erlauben aus (standardmäßig ist es an).
Solange es aus ist, können Board-Admins keinen öffentlichen Link einschalten; der Teilen-Dialog zeigt „Öffentliche Links sind für diesen Workspace ausgeschaltet“. Bestehende Links pausieren: Besucher sehen „Dieses Board wird nicht mehr öffentlich geteilt“. Die Links werden nicht gelöscht. Schalten Sie Öffentliche Links erlauben wieder ein, funktionieren sie wieder mit ihren Einstellungen. Board-Admins können einen bestehenden Link weiterhin ganz ausschalten.
Wenn ein Link nicht funktioniert
Das sehen Besucher:
- Dieser Link ist abgelaufen: Das Ablaufdatum ist überschritten.
- Dieses Board wird nicht mehr öffentlich geteilt: Öffentliche Links sind für den Workspace ausgeschaltet oder im Plan nicht enthalten. Der Link funktioniert wieder, sobald sie erlaubt sind.
- Link nicht verfügbar: Der Link wurde ausgeschaltet oder neu erzeugt, oder das Board wurde archiviert oder gelöscht.
Ist der Link an, aber pausiert, weist der Teilen-Dialog Board-Admins darauf hin, dass er gerade nicht funktioniert.
Wer den Link geändert hat
Das Ein- und Ausschalten des Links, das Neuerzeugen und Änderungen an seinen Einstellungen erscheinen in der Aktivität des Boards und im Audit-Log des Workspace. Das Passwort selbst wird dort nie festgehalten, nur ob eines festgelegt ist.