Benachrichtigungen

sol2flow hält Sie auf zwei Wegen auf dem Laufenden: in der App über die Glocke und die Benachrichtigungsseite und, wenn Ihre Instanz es erlaubt, mit einer kurzen E-Mail-Zusammenfassung dessen, was Sie verpasst haben.

Worüber Sie benachrichtigt werden

Aufgaben, denen Sie zugewiesen sind oder deren Mitglied Sie sind. Wenn jemand anderes eine solche Aufgabe bearbeitet, verschiebt, kommentiert, darauf antwortet, sie archiviert oder löscht oder ihre Daten, Labels, Zuständigen oder ihre Checkliste ändert, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie sind Mitglied jeder Aufgabe, die Sie erstellen, und Sie können jeder Aufgabe folgen, die Sie öffnen können. Sie erfahren auch, wenn eine Ihrer Aufgaben von einer anderen Aufgabe blockiert wird oder nicht mehr blockiert ist.

Sie persönlich, wenn jemand:

• Sie einer Aufgabe zuweist oder Sie davon entfernt;
• Sie als Mitglied einer Aufgabe hinzufügt oder Sie entfernt;
• Sie in einem Kommentar, einer Antwort oder einer Beschreibung @erwähnt;
• auf Ihren Kommentar antwortet (auch bei einer Aufgabe, der Sie nicht zugewiesen sind);
• eine Aufgabe archiviert und dabei Ihren Timer darauf stoppt (die Zeit bleibt erhalten).

Einladungen und Mitgliedschaften, wenn jemand:

• Sie zu einem Workspace oder Board einlädt;
• Sie zu einem Workspace oder Board hinzufügt, Ihre Rolle ändert oder Sie entfernt;
• einen Workspace verlässt, den Sie verwalten, oder den Beitritt dazu anfragt.

Ihr Konto und Ihre Daten, zum Beispiel wenn ein Datenexport bereitsteht, ein Workspace, den Sie verwalten, gelöscht wurde oder jemand Ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt hat.

Über Ihre eigenen Aktionen werden Sie nie benachrichtigt.

Die Glocke

Die Glocke sitzt unten in der Seitenleiste (auf dem Handy im Menü). Ein Badge zeigt, wie viele ungelesene Benachrichtigungen Sie haben.

Öffnen Sie sie, um Ihre letzten 10 Benachrichtigungen zu sehen; ungelesene sind hervorgehoben. Jede zeigt, wo es passiert ist („Workspace › Board“) und wann.

• Klicken Sie auf eine Benachrichtigung, um ihre Details zu öffnen; sie wird dabei als gelesen markiert.
• Alle als gelesen markieren leert das Badge.
• Alle anzeigen öffnet die Benachrichtigungsseite.

Eine Einladung zeigt Annehmen und Ablehnen direkt in der Glocke.

Die Benachrichtigungsseite

Wählen Sie in der Glocke Alle anzeigen (oder im Benutzermenü Benachrichtigungen), um alle Benachrichtigungen nach Tagen gruppiert zu sehen.

• Mit Alle und Ungelesen filtern Sie.
• Jede Zeile zeigt, wer was wo (Workspace › Board › Aufgabe) und wann getan hat. Die Markierung Per E-Mail bedeutet, dass die Benachrichtigung in einer E-Mail enthalten war.
• Als gelesen markieren / Als ungelesen markieren in jeder Zeile und Alle als gelesen markieren für alles.
• Ältere Benachrichtigungen werden beim Scrollen nachgeladen.

Details einer Benachrichtigung

Ein Klick auf eine Benachrichtigung öffnet ihre Details:

• wer es getan hat und wann genau;
• wo: Workspace, Board und Aufgabe;
• Was sich geändert hat, soweit bekannt, zum Beispiel „Fälligkeitsdatum: 3. Okt. → 5. Okt.“, „Verschoben: Zu erledigen → Erledigt“, „Labels: +Bug −Feature“ oder der Kommentar selbst;
• eine Schaltfläche Aufgabe öffnen, Board öffnen oder Workspace öffnen.

Mehrere schnelle Änderungen derselben Person an derselben Aufgabe werden zu einer Benachrichtigung mit Zähler zusammengefasst, etwa „hat PRD-3 bearbeitet (3×)“.

Wenn Sie keinen Zugriff mehr haben

Wenn Sie eine Aufgabe, ein Board oder einen Workspace nicht mehr öffnen können (zum Beispiel, weil Sie ihn verlassen haben), bleiben die Benachrichtigungen erhalten, mit den Namen von damals, aber ohne Details oder Links: „PRD-3 „Fix login“ – Sie haben keinen Zugriff mehr auf diese Aufgabe“.

Wie lange Benachrichtigungen aufbewahrt werden

Gelesene Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen automatisch entfernt.

E-Mail-Zusammenfassungen

Wenn die Administratoren Ihrer Instanz E-Mails zu Aufgaben-Updates eingeschaltet haben, schickt Ihnen sol2flow eine Zusammenfassung der Benachrichtigungen, die Sie noch nicht gelesen haben. Es gibt nicht eine E-Mail pro Änderung: sol2flow wartet, bis etwa 10 Minuten lang Ruhe war, und schickt, solange weitergearbeitet wird, höchstens eine E-Mail pro Stunde.

• Was Sie in der App schon gelesen haben, fehlt darin.
• Die E-Mail gruppiert Änderungen nach Aufgabe und listet andere Neuigkeiten (etwa Mitgliedschaften) unter Weitere Neuigkeiten.
• Sie ist in Ihrer Sprache geschrieben, mit Uhrzeiten in Ihrer Zeitzone.

So schalten Sie die Zusammenfassungen ein oder aus:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Benachrichtigungen.
2. Schalten Sie Aufgaben-Updates per E-Mail ein oder aus.

Ist der Schalter deaktiviert und steht dabei „E-Mails zu Aufgaben-Updates sind für diese Instanz ausgeschaltet.“, haben Ihre Administratoren diese E-Mails nicht aktiviert. Außerdem brauchen Sie eine E-Mail-Adresse in Ihrem Profil.

E-Mail-Benachrichtigungen können auch vom Plan der Organisation eines Workspaces abhängen. Enthält ein Plan sie nicht, erhalten Sie die Benachrichtigungen dieses Workspaces nur in der App, und Einstellungen → Benachrichtigungen nennt diese Workspaces in einem Hinweis, zum Beispiel „Der Plan von Northwind enthält keine E-Mail-Benachrichtigungen: Dessen Benachrichtigungen erhalten Sie nur in der App.“

Hinweis

Manche Nachrichten werden unabhängig von dieser Einstellung und vom Plan immer einzeln per E-Mail verschickt: Einladungen, Kontofreigaben, Abrechnungs-E-Mails, Sicherheitshinweise (etwa ein neuer Passkey oder ein geändertes Passwort), fertige Exporte und gelöschte Workspaces. Passwort-Resets und E-Mail-Bestätigungen werden nur per E-Mail verschickt.