Mitglieder und Teilen

Wer in sol2flow was darf, hängt von zwei Rollen ab: Ihrer Rolle im Workspace und Ihrer Rolle auf dem jeweiligen Board.

Workspace-Rollen

Rolle	Was sie darf
Workspace-Admin	Verwaltet Einstellungen, Mitglieder, Labels und Vorlagen des Workspaces. Kann jedes Board im Workspace öffnen und verwalten.
Mitglied	Erstellt Boards und öffnet Boards, die mit dem ganzen Workspace oder direkt mit dem Mitglied geteilt sind.
Gast	Sieht nur Boards, zu denen der Gast hinzugefügt wurde, und kann sie nur lesen. Kann keine Boards erstellen und keine anderen Boards im Workspace sehen. Kostenlos: Gäste belegen nie einen Platz. Ideal für Kunden und Freelancer.

Rollen gelten pro Workspace: Eine Person kann in einem Workspace Admin und in einem anderen Gast sein.

Hinweis

Auf selbst gehosteten Instanzen können die Owner und Admins der Instanz jeden Workspace öffnen und verwalten, der nicht privat ist.

Board-Rollen

Rolle	Was sie darf
Board-Admin	Ändert, wer Zugriff hat, benennt das Board um, archiviert und löscht es und hat alle Rechte der Rolle Bearbeiten.
Bearbeiten	Erstellt, bearbeitet und verschiebt Aufgaben und Listen, kommentiert und erfasst Zeit. Kann den Zugriff nicht ändern.
Lesen	Öffnet das Board und liest Aufgaben und Kommentare. Kann weder Aufgaben noch Listen ändern und nicht kommentieren (Gäste schon, wenn der Workspace Gastkommentare erlaubt).

Workspace-Admins sind auf jedem Board ihres Workspaces immer Board-Admins.

Die Board-Rolle einer Person ist die höchste der folgenden:

• die Rolle, die sie direkt auf dem Board erhalten hat, und
• die Standardrolle des Boards, wenn das Board mit Alle in dem Workspace geteilt ist und die Person Workspace-Mitglied ist (Gäste zählen nicht).

Die Seite „Mitglieder“

Wählen Sie in der Seitenleiste Mitglieder (oder öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Mitglieder und Einladungen), um alle Personen im Workspace zu sehen. Mit der Suche und den Filtern Alle, Admins, Mitglieder, Gäste und Eingeladen grenzen Sie die Liste ein. Bei Gästen zeigt die Seite, auf welchen Boards sie sind.

Workspace-Admins können Rollen ändern, mit Zum Mitglied machen einen Gast zum Mitglied machen (siehe Gäste auf Boards) und Mitglied entfernen wählen. Eine entfernte Person verliert den Zugriff auf den Workspace und seine Boards und wird darüber benachrichtigt.

Mitgliedschaften, die der Identity-Provider Ihres Unternehmens verwaltet (Single Sign-on), sind hier gesperrt. Sie werden über den Identity-Provider geändert.

Personen zu einem Workspace hinzufügen

Workspace-Admins können Personen hinzufügen und neue einladen:

1. Wählen Sie auf der Seite Mitglieder die Option Personen hinzufügen.
2. Suchen Sie nach Namen, oder geben Sie eine vollständige E-Mail-Adresse ein. Sie können mehrere Personen auf einmal auswählen.
   • Personen, die schon ein Konto haben, werden sofort hinzugefügt.
   • Adressen ohne Konto werden zu Einladungen.
3. Wählen Sie die Workspace-Rolle. Unter Was darf welche Rolle? sehen Sie die Beschreibungen der Rollen.
4. Wählen Sie Hinzufügen (oder … hinzufügen & einladen, wenn die Auswahl neue Personen enthält).

Direkt hinzugefügte Personen werden benachrichtigt. Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Hinweis

Sie finden nur Personen aus Workspaces, die Sie mit ihnen teilen. Um jemand anderen hinzuzufügen, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein. sol2flow verrät nie, ob zu einer Adresse schon ein Konto existiert.

Einladungen

Wenn Sie eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Einladungslink:

1. Öffnen Sie den Link.
2. Melden Sie sich an, oder wählen Sie (falls Sie noch kein Konto haben) unter Konto fertig einrichten Ihren Namen, Benutzernamen und Ihr Passwort.
3. Ein Banner zeigt die Einladung. Wählen Sie Annehmen oder Ablehnen.

Wenn Sie schon ein Konto mit der eingeladenen (bestätigten) E-Mail-Adresse haben, erscheint die Einladung auch in Ihrer Benachrichtigungsglocke, mit Annehmen und Ablehnen. Einladungen, die verschickt wurden, bevor Sie ein Konto hatten, erscheinen, sobald Ihr Konto existiert und seine Adresse bestätigt ist.

Wurden Sie in einen Workspace und in einige seiner Boards eingeladen, nehmen Sie jede Einladung einzeln an oder lehnen sie ab. Das Banner zeigt jede – den Workspace und jedes Board – mit eigenem Annehmen und Ablehnen. Die erste angenommene Einladung fügt Sie dem Workspace hinzu; jedes angenommene Board fügt dieses Board hinzu. Noch nicht beantwortete Einladungen bleiben im Banner und in der Glocke.

Eine Einladung gewährt nichts, bis Sie sie annehmen. Einladungen laufen nach einiger Zeit ab. Ein abgelaufener oder zurückgezogener Link zeigt Einladung ungültig; bitten Sie dann um eine neue.

Eine Einladung zurückziehen

Ausstehende Einladungen erscheinen auf der Seite Mitglieder unter Eingeladen und im Teilen-Dialog eines Boards unter Ausstehende Einladungen. Auf der Seite Mitglieder hat jede eingeladene Person eine Zeile, egal wie viele Einladungen sie hat: Sie zeigt die Rolle, die sie bekäme, die Boards, zu denen sie eingeladen ist, wer sie eingeladen hat und wann die Einladung abläuft. Zurückziehen in dieser Zeile zieht alle ihre Einladungen zurück, die Sie zurückziehen dürfen; um nur eine zurückzuziehen (etwa die für ein einzelnes Board), wählen Sie in der Zeile N Einladungen und daneben Zurückziehen, oder nutzen Sie den Teilen-Dialog des Boards. Wählen Sie Zurückziehen, um eine zu widerrufen. Sie können zurückziehen:

• jede Einladung, wenn Sie Workspace-Admin sind;
• Einladungen, die Sie selbst verschickt haben;
• Einladungen zu einem Board, auf dem Sie Board-Admin sind.

Dieselbe Adresse später erneut einzuladen funktioniert ganz normal.

Der Teilen-Dialog

Jedes Board hat im Kopfbereich eine Schaltfläche Teilen. Alle, die das Board öffnen können, sehen, wer Zugriff hat; ändern können das nur Board-Admins.

Allgemeiner Zugriff

Wählen Sie, wie das Board geteilt wird:

• Eingeschränkt: Nur Personen, die zum Board hinzugefügt wurden, können es öffnen.
• Alle in dem Workspace: Alle Workspace-Mitglieder (keine Gäste) können es öffnen, mit der Rolle, die Sie wählen.

Workspace-Admins können unabhängig von dieser Einstellung immer jedes Board öffnen.

Personen mit Zugriff

Die Liste zeigt alle Personen mit Zugriff und ihre Rolle. Board-Admins können die Rolle jeder Person ändern oder sie entfernen. Mit dem Filter finden Sie jemanden in einer langen Liste.

So fügen Sie jemanden hinzu:

1. Wählen Sie Personen hinzufügen….
2. Suchen Sie eine Person im Workspace, oder geben Sie eine vollständige E-Mail-Adresse ein.
3. Wählen Sie die Board-Rolle und fügen Sie die Person hinzu.

Ist die Person noch nicht im Workspace, fragt sol2flow, wie sie beitreten soll:

• Gast · nur dieses Board: Die Person erhält nur dieses Board und kann es nur lesen. Ideal für Kunden und Freelancer.
• Workspace-Mitglied: Die Person sieht auch Boards, die mit allen im Workspace geteilt sind, und kann Boards erstellen. Diese Option haben nur Workspace-Admins, und der Dialog warnt, wie viele andere Boards dadurch zugänglich werden.

Hat die Person kein Konto, erhält sie eine Einladung per E-Mail (Einladung senden).

Ausstehende Einladungen

Einladungen zu diesem Board, die noch nicht angenommen wurden, werden mit Workspace- und Board-Rolle aufgelistet, dazu wer sie verschickt hat und wann sie ablaufen. E-Mail-Adressen sind teilweise verborgen, außer Sie sind Workspace-Admin oder haben die Einladung selbst verschickt. Wählen Sie ×, um eine Einladung zurückzuziehen.

Gäste auf Boards

Gäste können nur lesen. Sie sehen immer nur Boards, zu denen sie hinzugefügt wurden, und zwar immer mit der Rolle Lesen:

• Im Teilen-Dialog sind Bearbeiten und Board-Admin für einen Gast deaktiviert, mit dem Hinweis „Gäste können nur lesen. Machen Sie sie zum Mitglied, damit sie bearbeiten können.“
• Gäste, die Sie zu einem Board hinzufügen oder zu einem Board einladen, erhalten Lesen.
• Wenn Sie einen Gast einer Aufgabe zuweisen oder als Mitglied einer Aufgabe hinzufügen, erhält er Lesen-Zugriff auf das Board, falls er noch keinen Zugriff hatte.

Gäste sehen weder Vorlagen noch Mitglieder noch Zeiterfassung, und von den Workspace-Einstellungen nur Workspace verlassen.

Damit ein Gast bearbeiten kann, wählt ein Workspace-Admin Zum Mitglied machen: auf der Seite Mitglieder oder neben dem Gast im Teilen-Dialog. Der Gast wird dann Mitglied des Workspaces. Mitglieder belegen einen Platz; begrenzt Ihr Plan die Plätze, muss also noch einer frei sein.

Gäste sind kostenlos: Sie belegen nie einen Platz, in keinem Plan. Plätze zählen Mitglieder und Admins. Ein Plan kann begrenzen, wie viele Gäste eine Organisation haben kann; dieses Limit gilt auch beim Einladen von Gästen.

Gastkommentare

Standardmäßig lesen Gäste Kommentare nur. Workspace-Admins können ihnen das Kommentieren erlauben:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen.
2. Schalten Sie unter Gäste die Option Gäste dürfen kommentieren ein.

Gäste, die ein Board lesen können, dürfen dann dort kommentieren und antworten, ihre eigenen Kommentare bearbeiten und löschen und Personen @erwähnen, die die Aufgabe sehen. Aufgaben ändern oder Dateien hochladen können sie weiterhin nicht; ihre Kommentare können daher keine Bilder enthalten.

Enthält der Plan Ihrer Organisation keine Gastkommentare, ist der Schalter deaktiviert, mit dem Hinweis „Gastkommentare sind in Ihrem Plan nicht enthalten.“ Owner und Admins der Organisation können den Plan erweitern (Plan erweitern); alle anderen können sie darum bitten. Auf einer selbst gehosteten Instanz ohne Pläne ist die Einstellung immer verfügbar.

Schalten Sie sie später aus, können Gäste nicht mehr kommentieren; ihre bisherigen Kommentare bleiben erhalten.

Öffentliche Links

Ein Board-Admin kann im Teilen-Dialog Öffentlicher Link einschalten. Jeder mit dem Link kann das Board ohne Anmeldung ansehen: das Board, seinen Kalender, seine Zeitleiste und seine Aufgaben, nur lesend. Sie legen fest, was Besucher sehen, und können ein Ablaufdatum oder ein Passwort hinzufügen. Workspace-Admins können öffentliche Links für den ganzen Workspace ausschalten.

Alle Details finden Sie unter Ein Board öffentlich teilen.