Import aus Trello oder Kan, und Export

Sie wechseln von einem anderen Tool? sol2flow kann Ihre Boards aus Trello und Kan (kan.bn oder ein selbst gehosteter Kan-Server) importieren, mit Listen, Aufgaben, Labels, Checklisten, Kommentaren und Anhängen. Sie können außerdem jedes Board oder einen ganzen Workspace exportieren, um Ihre Daten mitzunehmen.

Import aus Trello oder Kan

Nur Workspace-Admins können Importe ausführen. Der Import-Assistent befindet sich unter Einstellungen → Workspace → Import & Export. Sie können ihn auch in der Board-Übersicht starten: Wählen Sie Importieren, dann Aus Trello oder Aus Kan. In einem neuen Workspace ohne Boards wählen Sie Aus Trello oder Kan importieren.

Im Quell-Tool ändert sich nichts, und niemand wird eingeladen oder benachrichtigt. Sie legen fest, wer in sol2flow wer ist.

Schritt 1: Quelle

Wählen Sie, woher die Boards kommen:

• Kan: kan.bn oder Ihr eigener Kan-Server, mit einem API-Schlüssel.
• Trello: Verbindung mit einem Trello-API-Schlüssel und Token. Das ist die vollständigste Option.
• Trello-JSON-Datei: einen Board-Export hochladen.

Schritt 2: Verbinden oder hochladen

Kan:

1. Öffnen Sie in Kan Einstellungen → API, wählen Sie API-Schlüssel erstellen, geben Sie einen Namen ein und kopieren Sie den Schlüssel (er beginnt mit kan_ und wird nur einmal angezeigt).
2. Behalten Sie in sol2flow https://kan.bn als Kan-Adresse für Kan Cloud, oder geben Sie die Adresse Ihres eigenen Servers ein.
3. Fügen Sie den API-Schlüssel ein und wählen Sie Verbinden.

Kan-Versionen und Schlüssel

• Jede Kan-Version funktioniert, Kan Cloud wie selbst gehostet: sol2flow sendet den Schlüssel so, wie ältere und neuere Kan-Server ihn erwarten.
• Der Schlüssel handelt in Ihrem Namen: Er sieht die Workspaces und Boards, die Sie in Kan sehen. Verwenden Sie den Schlüssel eines Mitglieds des Kan-Workspace, dessen Rolle Karten ansehen darf.
• Kan begrenzt, wie viele Anfragen ein Schlüssel stellen darf, und ein Schlüssel behält das Limit der Kan-Version, mit der er erstellt wurde. Schlüssel, die vor Kan 0.4.7 erstellt wurden, erlauben nur 10 Anfragen pro Tag: Erstellen Sie einen neuen Schlüssel. Bis Kan 0.6.0 erlaubt ein Schlüssel 100 Anfragen pro Minute; bei großen Boards pausiert sol2flow dann ab und zu eine Minute, der Import dauert länger, bleibt aber vollständig.

Trello (API):

1. Öffnen Sie unter trello.com/power-ups/admin Ihr Power-Up und kopieren Sie dessen API key.
2. Erzeugen Sie neben Ihrem API-Schlüssel ein Token (Lesezugriff genügt).
3. Fügen Sie beides in sol2flow ein und wählen Sie Verbinden.

Trello-JSON-Datei:

1. Öffnen Sie in Trello das Menü des Boards und wählen Sie Drucken, exportieren und teilen → Als JSON exportieren. Speichern Sie die Datei.
2. Ziehen Sie die Datei in sol2flow in den Upload-Bereich oder klicken Sie, um sie auszuwählen (bis 50 MB).

sol2flow zeigt eine Übersicht des Dateiinhalts: Listen, Aufgaben, Kommentare und Anhänge.

Hinweis

Ihre Schlüssel und Tokens werden nur an Trello bzw. Kan gesendet. sol2flow speichert sie verschlüsselt, solange der Import läuft, und löscht sie danach.

Schritt 3: Boards

Für Kan und die Trello-API listet sol2flow alle Boards, die Ihr Konto sehen kann, gruppiert nach Kan-Workspace bzw. Trello-Organisation. Archivierte Boards sind gekennzeichnet, Board-Vorlagen aus Kan werden nicht aufgeführt. Ein Board ohne Namen heißt „Unbenanntes Board“. Haken Sie die zu importierenden Boards an (oder Alle auswählen). Sie können pro Durchlauf bis zu 50 Boards importieren.

Schritt 4: Personen

sol2flow listet alle Personen, die in den gewählten Boards vorkommen (Mitglieder, zugewiesene Personen und Verfasser von Kommentaren), und schlägt für jede ein passendes Mitglied Ihres Workspace vor. Personen aus Kan werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet, Personen aus Trello über Benutzernamen oder vollen Namen (Trello gibt keine E-Mail-Adressen weiter).

1. Prüfen Sie jede Zuordnung, ändern Sie sie oder wählen Sie Nicht zuordnen.
2. Wählen Sie unter Zugriff auf die neuen Boards:
   • Eingeschränkt: Sie und die zugeordneten Personen: Sie werden Board-Admin und die zugeordneten Personen erhalten die Rolle „Bearbeiten“, oder
   • Alle im Workspace.

Niemand wird eingeladen. Zugeordnete Personen werden zu zugewiesenen Personen, Aufgabenmitgliedern und Verfassern von Kommentaren. Kommentare von nicht zugeordneten Personen beginnen mit „Originally by“ und ihrem Namen. Nicht zugeordnete zugewiesene Personen entfallen.

Tipp

Wenn einige Personen noch nicht in Ihrem Workspace sind, fügen Sie sie zuerst hinzu (siehe Mitglieder und Teilen) und starten Sie dann den Import, damit sie zugeordnet werden können.

Schritt 5: Starten und Fortschritt verfolgen

Wählen Sie Import starten. Die Seite zeigt den Fortschritt: den Status, einen Balken über die Aufgaben, laufend aktualisierte Zahlen und eine Zeile pro Board mit Board öffnen, sobald es fertig ist. Etwaige Probleme werden aufgelistet und lassen sich aufklappen. Sie können die Seite verlassen (der Import läuft weiter) und später über Letzte Importe zurückkehren.

In einem Workspace kann immer nur ein Import gleichzeitig laufen.

Was übernommen wird

Aus der Quelle	In sol2flow
Board (archiviert oder nicht)	Board (archiviert, wenn es archiviert war)
Listen, in Reihenfolge	Listen, in Reihenfolge (geschlossene Trello-Listen werden archiviert)
Karten	Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Daten und Archivstatus
Labels	Board-Labels (oder ein vorhandenes Label mit demselben Namen), mit der nächstliegenden Farbvorgabe
Checklisten	Checklistenpunkte. Bei mehreren Checklisten auf einer Karte beginnt jeder Punkt mit dem Namen seiner Checkliste.
Kommentare	Kommentare mit ihrem ursprünglichen Datum
Hochgeladene Anhänge	Anhänge
Link-Anhänge (Trello)	Links in der Beschreibung

Beschreibungen und Kommentare behalten ihre Formatierung. Erwähnungen werden zu reinem Text.

Kann ein Anhang nicht heruntergeladen werden, wird er als Problem aufgeführt und stattdessen in der Beschreibung der Aufgabe verlinkt; der Import läuft weiter.

Gibt Kan die Kommentare und Anhänge einer Karte nicht heraus, wird die Aufgabe trotzdem mit allem anderen importiert, und die Problemliste nennt die Karte. Nur wenn Kan den Schlüssel für ein ganzes Board ablehnt, schlägt dieses Board fehl. Das Problem nennt dann die Anfrage und Kans Antwort, zum Beispiel „Kan hat den API-Schlüssel für das Board abgelehnt (HTTP 401)“: Prüfen Sie, ob es Ihr Schlüssel ist, ob Sie Mitglied dieses Kan-Workspace sind und ob es keiner der alten Schlüssel mit Tageslimit ist.

Erneut importieren

Sie können einen Import derselben Boards später erneut ausführen: Er ergänzt nur Neues, also neue Listen, Karten, Labels, Checklistenpunkte, Kommentare und Anhänge. Nichts wird doppelt angelegt.

Ein erneuter Durchlauf ändert nie, was schon importiert wurde. Titel, Beschreibungen, Daten oder Listen, die Sie in sol2flow geändert haben, bleiben, wie sie sind, und was in der Quelle gelöscht wurde, wird hier nicht gelöscht. Ein Board, das Sie in sol2flow gelöscht haben, wird neu importiert.

Grenzen und bekannte Lücken

• Bis zu 50 Boards pro Durchlauf, 50 Listen pro Board und 10.000 Aufgaben pro Board. Alles darüber hinaus wird übersprungen und als Problem aufgeführt.
• Trello-JSON-Exporte enthalten nur die letzten 1.000 Aktionen, ältere Kommentare fehlen also. Hochgeladene Dateien in einem Export lassen sich oft nicht ohne Ihre Trello-Anmeldung herunterladen; sie werden stattdessen verlinkt. Verwenden Sie den Import über die Trello-API, um alles zu übernehmen.
• Trello: Benutzerdefinierte Felder, Kartencover, Sticker, Stimmen, „erledigt“-Status der Fälligkeit sowie Fälligkeiten oder Mitglieder von Checklistenpunkten werden nicht importiert.
• Kan-Karten haben keinen Archivstatus und kein Startdatum.
• Ein Kan-Server in Ihrem eigenen Netzwerk ist nur erreichbar, wenn die Administratoren der Instanz Verbindungen zu privaten Netzwerkadressen erlauben.

Ein einzelnes Board aus einer Datei importieren

Für einen schnellen einmaligen Import nimmt die Board-Übersicht auch eine einzelne Datei an: Wählen Sie Importieren, dann Aus einer JSON-Datei… (Personen, die Boards erstellen dürfen, aber keine Workspace-Admins sind, erhalten diesen Dialog direkt über Importieren).

1. Ziehen Sie einen sol2flow-Export (.sol2flow.json) oder eine Trello-Board-JSON-Datei hinein, oder klicken Sie, um eine auszuwählen.
2. Prüfen Sie die Vorschau. Sie warnt, wenn zugewiesene Personen keine Mitglieder dieses Workspace sind; sie werden weggelassen.
3. Bestätigen Sie, um das Board zu erstellen.

Ein Board exportieren

Board-Admins können ein Board über das Menü des Boards exportieren:

• Als JSON exportieren: ein vollständiger sol2flow-Export des Boards, den Sie erneut importieren können, hier oder auf einer anderen sol2flow-Instanz.
• Aufgaben als CSV exportieren: eine Tabelle mit den Aufgaben des Boards.

Archivierte Aufgaben sind enthalten und als archiviert gekennzeichnet.

Einen ganzen Workspace exportieren

Workspace-Admins können alles aus einem Workspace als eine ZIP-Datei herunterladen:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Import & Export.
2. Wählen Sie Workspace exportieren.
3. sol2flow bereitet den Export im Hintergrund vor. Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald er fertig ist.
4. Wählen Sie Herunterladen.

Die ZIP-Datei enthält die Boards, Aufgaben mit ihren Beschreibungen (als Markdown und im eigenen Format von sol2flow), Checklisten, Kommentare und Antworten, Aktivität, Zeiteinträge (als CSV) und alle Anhänge. E-Mail-Adressen der Mitglieder sind nicht enthalten. Archivierte Boards und Aufgaben sind enthalten und gekennzeichnet, gelöschte nicht.

Nur Sie können den Export herunterladen, 7 Tage lang.

Hinweis

Der Workspace-Export ist immer verfügbar. Wie Sie stattdessen Ihre eigenen persönlichen Daten herunterladen, lesen Sie unter Konto und Sicherheit.