Konto und Sicherheit

Alles rund um Ihr eigenes Konto finden Sie in der Gruppe Persönlich der Einstellungen. Öffnen Sie sie über Einstellungen im Benutzermenü (oder in der Seitenleiste). Einstellungen werden automatisch gespeichert; der Seitenkopf zeigt Gespeichert, sobald eine Änderung übernommen ist.

Seite	Wofür
Profil	Wie andere Sie sehen, Ihre E-Mail-Adresse und wie Sie sich anmelden
Einstellungen & Darstellung	Sprache, Design und Zeitzone
Sicherheit	Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Sitzungen und letzte Anmeldungen
Benachrichtigungen	Welche Neuigkeiten Sie per E-Mail erreichen, siehe Benachrichtigungen
API-Schlüssel	Schlüssel für Skripte und andere Tools
Ihre Daten	Ihre Daten herunterladen, gelöschte Workspaces wiederherstellen, Ihr Konto löschen

Anmelden

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen oder Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an, mit einem Passkey (Mit Passkey anmelden) oder über eine der Single-Sign-on-Schaltflächen, die Ihre Instanz anbietet.

• Angemeldet bleiben hält Sie auf diesem Gerät 30 Tage lang angemeldet. Ohne diese Option werden Sie nach 12 Stunden abgemeldet.
• Passwort vergessen? schickt einen Link zum Zurücksetzen an Ihre E-Mail-Adresse, sofern dafür ein Konto mit Passwort existiert. Der Link läuft nach 1 Stunde ab.
• Nutzt Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung, geben Sie nach Ihrem Passwort den 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ein. Bei der Anmeldung mit einem Passkey entfällt dieser Schritt: Der Passkey bestätigt Sie bereits auf Ihrem Gerät.
• Sehen Sie Bestätigen Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse, wartet Ihr Konto darauf, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Wählen Sie E-Mail erneut senden, um einen neuen Link zu erhalten.

Ihre E-Mail-Adresse bestätigen

Auf den meisten Instanzen muss ein neues Konto seine E-Mail-Adresse bestätigen, bevor es genutzt werden kann. Nachdem Sie Konto erstellen gewählt haben, zeigt sol2flow Prüfen Sie Ihre E-Mails mit der eingegebenen Adresse und sendet Ihnen eine E-Mail „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse für …“.

1. Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Er funktioniert einmal und 24 Stunden lang.
2. Haben Sie ihn im selben Browser geöffnet, in dem Sie sich registriert haben, werden Sie angemeldet und direkt zu sol2flow weitergeleitet. Haben Sie ihn woanders geöffnet (in einem anderen Browser oder auf Ihrem Handy), sehen Sie „Ihre E-Mail-Adresse ist bestätigt. Melden Sie sich an, um fortzufahren.“: Melden Sie sich dort an, oder kehren Sie zum ersten Browser zurück und wählen Sie Link auf einem anderen Gerät geöffnet? Weiter.

Gut zu wissen:

• Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach und wählen Sie dann E-Mail erneut senden. Mit einem neuen Link funktionieren ältere nicht mehr. Senden Sie zu oft erneut, sehen Sie „Zu viele Versuche. Versuchen Sie es in … Minuten erneut.“
• Falsche Adresse eingegeben? Wählen Sie Falsche Adresse? Neu registrieren. Das unbestätigte Konto wird gelöscht, sodass Sie denselben Benutzernamen wieder verwenden können.
• Meldet die Registrierung, Ihre Adresse werde bereits verwendet, obwohl Sie nie ein Konto damit bestätigt haben (vielleicht hat sich jemand anderes damit registriert)? Wählen Sie Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse senden. Gehört die Adresse zu einem unbestätigten Konto, erhalten Sie einen Link: Er zeigt das Konto, das entfernt würde, und nach Entfernen und fortfahren schließen Sie Ihre Registrierung mit bereits bestätigter Adresse ab.
• Geben die Administratoren Ihrer Instanz neue Konten frei, zeigt die Seite des Links stattdessen Wartet auf Freigabe. Sie erhalten eine E-Mail, sobald Ihr Konto bereit ist.
• Eine Registrierung, die nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt wird, wird gelöscht.
• Wurden Sie eingeladen oder hat Ihr Konto ein Administrator angelegt, gilt Ihre Adresse meist schon als bestätigt. Melden Sie sich per Single Sign-on an und bestätigt der Anbieter Ihrer Organisation keine Adressen, erhalten Sie einmalig dieselbe E-Mail; melden Sie sich nach der Bestätigung erneut über den Anbieter an.

Profil

Einstellungen → Profil zeigt, was Personen in Ihren Workspaces über Sie sehen.

• Name wird während der Eingabe gespeichert.
• E-Mail ist die Adresse, an die sol2flow Ihre E-Mails sendet, siehe Ihre E-Mail-Adresse ändern.
• Ihr Benutzername kann nicht geändert werden.
• Anmeldeverfahren zeigt, wie Sie sich anmelden: mit einem Passwort oder über den Identity Provider Ihrer Organisation.

Ihre E-Mail-Adresse ändern

Auf Instanzen, die eine E-Mail-Bestätigung verlangen, gilt eine neue Adresse erst, wenn Sie sie bestätigen:

1. Geben Sie unter Einstellungen → Profil die neue Adresse unter E-Mail ein und wählen Sie E-Mail-Adresse ändern. (Während der Eingabe wird sie nicht gespeichert.) Haben Sie sich vor mehr als 10 Minuten angemeldet, fragt Bestätigen Sie, dass Sie es sind zuerst nach Ihrem Passwort (oder bittet Sie, sich erneut über Ihren Anbieter anzumelden).
2. Das Profil zeigt Ausstehend: … mit der neuen Adresse. sol2flow sendet einen Link an die neue Adresse und eine Sicherheits-E-Mail („Die E-Mail-Adresse Ihres Kontos auf … wird geändert“) an Ihre bisherige, in der die neue Adresse genannt ist.
3. Öffnen Sie den Link. Ihre Adresse wird geändert, und Sie sehen E-Mail-Adresse geändert.

Bis Sie den Link öffnen, funktioniert Ihre bisherige Adresse weiter für die Anmeldung und für E-Mails. Wählen Sie unter Ausstehend E-Mail erneut senden für einen neuen Link oder Abbrechen, um Ihre bisherige Adresse zu behalten. Haben Sie die Änderung nicht angefordert, sagt Ihnen die Sicherheits-E-Mail, was zu tun ist: Ändern Sie Ihr Passwort und wenden Sie sich an Ihren Administrator.

• Um Ihre Adresse ganz zu entfernen, brauchen Sie keinen Link.
• Sehen Sie „Diese Adresse ist noch nicht bestätigt.“ (oder auf der Startseite und unter Benachrichtigungen „Ihre E-Mail-Adresse … ist noch nicht bestätigt.“), wählen Sie Bestätigungslink senden und öffnen Sie den Link, den wir Ihnen senden. Solange Ihre Adresse nicht bestätigt ist, erscheinen Einladungen an sie nicht in Ihrer Benachrichtigungsglocke, und Workspaces, deren Beitritt Sie anfragen könnten, werden nicht angezeigt; danach erscheinen Einladungen an sie – auch solche von vor Ihrer Registrierung.
• Auf Instanzen ohne E-Mail-Bestätigung gilt die neue Adresse, sobald Sie sie speichern (sie ist dann unbestätigt).
• Ändert Staff Ihre Adresse im Admin-Bereich, gilt sie sofort.

Profilfoto

Ihr Foto erscheint neben Ihrem Namen auf Karten, bei Kommentaren und in Mitgliederlisten, und zwar nur für Personen, die einen Workspace mit Ihnen teilen.

1. Wählen Sie Foto hochladen (oder Foto ändern).
2. Wählen Sie ein PNG-, JPEG-, WebP- oder GIF-Bild mit bis zu 10 MB.
3. Ziehen Sie unter Foto zuschneiden das Bild zurecht und zoomen Sie, bis es in den Kreis passt. Sie können auch mit den Pfeiltasten verschieben und mit Plus / Minus zoomen.
4. Wählen Sie Foto speichern.

Mit Entfernen kehren Sie zu Ihren Initialen zurück.

Einstellungen & Darstellung

Einstellungen → Einstellungen & Darstellung:

• Sprache: die Sprache der App und der E-Mails, die Sie erhalten.
• Design: Dunkel oder Hell. Gilt sofort auf diesem und Ihren anderen Geräten.
• Zeitzone: Datum und Uhrzeit werden in ganz sol2flow darin angezeigt. Der Standard, Automatisch, folgt dem Browser, den Sie gerade nutzen. Sie können auch eine feste Zeitzone aus der Liste wählen (Suche nach Name); mit Zeitzone dieses Browsers verwenden kehren Sie zu „Automatisch“ zurück. Ihre Zeitzone gilt auch für Zeiteinträge, die Sie eintippen, als Standard für Exporte von Stundenzetteln und in E-Mails an Sie. Fälligkeiten sind Kalendertage und verschieben sich nicht mit der Zeitzone.

Passwort

Wenn Sie sich mit einem Passwort anmelden, können Sie es unter Einstellungen → Sicherheit ändern:

1. Wählen Sie Passwort ändern.
2. Geben Sie Ihr Aktuelles Passwort und ein Neues Passwort (mindestens 8 Zeichen) ein.
3. Speichern Sie.

Wenn Sie sich per Single Sign-on anmelden, wird Ihr Passwort stattdessen von Ihrem Identity Provider verwaltet.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ergänzt die Anmeldung mit Passwort um einen zweiten Schritt: einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Smartphone, etwa 1Password, Google Authenticator oder Microsoft Authenticator.

Der Code wird nur abgefragt, wenn Sie sich mit Ihrem Passwort anmelden. Bei der Anmeldung mit einem Passkey wird er nicht abgefragt, auch wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet ist, denn ein Passkey bestätigt Sie bereits auf Ihrem Gerät per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder PIN.

So schalten Sie sie ein:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Sicherheit und wählen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten.
2. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App. Wenn Sie ihn nicht scannen können, geben Sie stattdessen den darunter angezeigten Schlüssel ein.
3. Geben Sie den 6-stelligen Code ein, den die App anzeigt, und wählen Sie Einschalten.
4. sol2flow zeigt 10 Wiederherstellungscodes. Kopieren Sie sie oder wählen Sie Herunterladen, bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf, etwa in einem Passwort-Manager, und wählen Sie dann Ich habe sie gespeichert.

Warnung

Wiederherstellungscodes werden nur einmal angezeigt. Wenn Sie Ihr Smartphone verlieren, ist ein Wiederherstellungscode die einzige Möglichkeit, sich anzumelden. Jeder Code funktioniert einmal.

Wählen Sie bei der Anmeldung Stattdessen Wiederherstellungscode verwenden, wenn Sie Ihr Smartphone nicht zur Hand haben. sol2flow warnt Sie, wenn Ihnen die Codes ausgehen.

• Neue Wiederherstellungscodes erzeugt einen neuen Satz; Ihre alten Codes funktionieren dann nicht mehr. Sie brauchen dafür einen Code aus Ihrer Authenticator-App.
• Ausschalten entfernt den zweiten Schritt. Sie brauchen dafür Ihr Passwort und einen Code (oder einen Wiederherstellungscode).

Wenn Sie sich per Single Sign-on anmelden, übernimmt stattdessen die Anmeldung Ihrer Organisation die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Haben Sie sowohl Ihr Smartphone als auch Ihre Wiederherstellungscodes verloren, wenden Sie sich an die Administratoren Ihrer Instanz. Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Sie zurücksetzen.

Passkeys

Mit einem Passkey melden Sie sich per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN an statt mit einem Passwort. Passkeys lassen sich nicht phishen. Bei einer Anmeldung per Passkey wird kein Zwei-Faktor-Code abgefragt, auch wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet ist: Der Passkey bestätigt Sie bereits auf Ihrem Gerät – er liegt auf einem Gerät, das Sie besitzen, und wird mit Ihrem Fingerabdruck, Ihrem Gesicht oder Ihrer PIN entsperrt. Ihr Gerät muss Sie auf diese Weise bestätigen können; ein Sicherheitsschlüssel ohne PIN fordert Sie auf, eine festzulegen.

So fügen Sie einen hinzu:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Sicherheit.
2. Wählen Sie Passkey hinzufügen und folgen Sie den Anweisungen Ihres Browsers oder Geräts.

Die Liste zeigt jeden Passkey mit seinem Namen, wann er hinzugefügt und zuletzt verwendet wurde und ob er über Ihre Geräte hinweg Synchronisiert ist. Sie können einen Passkey umbenennen oder mit Passkey entfernen löschen, wenn Sie ein Gerät nicht mehr nutzen.

Um sich mit einem Passkey anzumelden, wählen Sie auf der Anmeldeseite Mit Passkey anmelden; viele Browser bieten Ihren Passkey auch direkt im Feld für den Benutzernamen an.

Identität bestätigen

Einige sensible Änderungen (Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten, neue Wiederherstellungscodes erzeugen, Passkeys hinzufügen oder entfernen, API-Schlüssel erstellen, andere Geräte abmelden sowie Ihr Konto oder einen Workspace löschen) erfordern eine aktuelle Anmeldung. Liegt Ihre Anmeldung mehr als 10 Minuten zurück, fragt ein Dialog Bestätigen Sie, dass Sie es sind zuerst nach Ihrem Passwort (oder bittet Sie, sich erneut bei Ihrem Identity Provider anzumelden). In den nächsten 10 Minuten werden Sie nicht erneut gefragt.

sol2flow schickt Ihnen eine E-Mail, wann immer sich Ihr Passwort, Ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Ihre Passkeys ändern, damit Sie es bemerken, falls Sie es nicht selbst waren.

Sitzungen und Geräte

Einstellungen → Sicherheit → Sitzungen listet die Browser und Geräte auf, die bei Ihrem Konto angemeldet sind, mit dem Gerät, dem Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität. IP-Adressen zeigen zeigt, von wo aus sie verbunden waren.

• Melden Sie ein einzelnes Gerät ab, das Sie nicht kennen.
• Alle anderen Geräte abmelden meldet Sie überall ab, außer auf dem Gerät, das Sie gerade nutzen.

Darunter listet Letzte Anmeldungen die letzten 10 Geräte und Orte, von denen aus Ihr Konto angemeldet wurde — auch solche, die Sie inzwischen abgemeldet haben — mit dem ungefähren Ort (wenn Ihre Instanz ihn kennt), der letzten und der ersten Anmeldung und wie oft.

Hinweise auf ungewöhnliche Anmeldungen

sol2flow merkt sich die Geräte (Browser und Betriebssystem, etwa „Chrome · macOS“) und Orte, von denen aus sich Ihr Konto anmeldet. Sieht eine Anmeldung neu aus, bekommen Sie einen Hinweis:

Hinweis	Wann
Neue Anmeldung bei Ihrem Konto	mit einem Browser oder Betriebssystem, mit dem Sie sich bisher nicht angemeldet haben
Anmeldung von einem neuen Ort	aus einem Land, aus dem Sie sich bisher nicht angemeldet haben
Anmeldung aus einem neuen Netzwerk	aus einem Netzwerk, das Sie bisher nicht genutzt haben, wenn Ihre Instanz keine Orte kennt
Dringend: ungewöhnliche Anmeldung	aus einem anderen Land kurz nach einer Anmeldung anderswo — so schnell kann niemand dorthin reisen

Ihre allererste Anmeldung und eine erneute Anmeldung mit einem Gerät von einem Ort, die Sie schon genutzt haben, lösen keinen Hinweis aus. Sie bekommen höchstens 5 Hinweise pro Stunde.

Jeder Hinweis erscheint in Ihrer Benachrichtigungsglocke. Öffnen Sie ihn, um Gerät, ungefähren Ort, IP-Adresse (teilweise verborgen, etwa 203.0.x.x) und Zeitpunkt zu sehen. Per E-Mail bekommen Sie ihn, solange Einstellungen → Benachrichtigungen → Hinweise auf ungewöhnliche Anmeldungen eingeschaltet ist — das ist es standardmäßig, und es funktioniert auch, wenn Ihre Instanz keine anderen Benachrichtigungs-E-Mails verschickt. Die E-Mail enthält nie einen Link, der etwas ändert.

• Das waren Sie (ein neuer Laptop, eine Reise, ein VPN): Sie müssen nichts tun. Beim nächsten Mal sind Gerät und Ort bekannt.
• Das waren nicht Sie: Wählen Sie in der E-Mail Nicht ich, Konto schützen oder in der Benachrichtigung Sicherheit prüfen. Wählen Sie unter Einstellungen → Sicherheit Alle anderen Geräte abmelden, ändern Sie Ihr Passwort und schalten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein oder fügen Sie einen Passkey hinzu. Informieren Sie danach Ihre Administratoren.

Der Ort wird aus der IP-Adresse geschätzt und ist ungefähr: Mit einem VPN oder im Mobilfunknetz kann es aussehen, als wären Sie woanders. Ob Sie überhaupt Orte sehen, hängt von Ihrer Instanz ab.

API-Schlüssel

Mit API-Schlüsseln können Skripte und andere Tools sol2flow über die REST-API in Ihrem Namen nutzen. Öffnen Sie Einstellungen → API-Schlüssel (auch im Benutzermenü).

1. Wählen Sie API-Schlüssel erstellen.
2. Geben Sie ihm einen Name, damit Sie ihn später wiedererkennen, legen Sie fest, wann er abläuft (Läuft ab nach: 30 Tage, 90 Tage, 1 Jahr oder Nie), und wählen Sie den Zugriff: Vollzugriff oder Nur lesen.
3. Wählen Sie Schlüssel erstellen und kopieren Sie den Schlüssel. Er wird nur einmal angezeigt.

Ein Schlüssel kann genau das, was Sie können, nie mehr. Halten Sie ihn also geheim. Mit Widerrufen hört ein Schlüssel sofort auf zu funktionieren.

Wenn Sie keine API-Schlüssel sehen, haben die Administratoren Ihrer Instanz sie abgeschaltet.

Ihre Daten

Unter Einstellungen → Ihre Daten nehmen Sie Ihre Daten mit, stellen gelöschte Workspaces wieder her oder verlassen sol2flow endgültig.

Ihre Daten herunterladen

1. Wählen Sie Meine Daten herunterladen.
2. sol2flow bereitet im Hintergrund eine ZIP-Datei vor. Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald sie fertig ist.
3. Wählen Sie Herunterladen.

Die ZIP-Datei enthält Ihr Profil und Ihre Einstellungen, Ihre Mitgliedschaften und Beitrittsanfragen, Ihre Kommentare, Ihre Zeiteinträge, Ihre Benachrichtigungen, Ihre Sitzungen, Passkeys und API-Schlüssel (ohne Geheimnisse), das Sicherheitsprotokoll Ihres Kontos (Anmeldungen und Sicherheitsänderungen, mit Zeit und IP-Adresse), die Geräte und Orte Ihrer Anmeldungen sowie Ihr Profilfoto. Nur Sie können sie herunterladen, 7 Tage lang.

Haben die Betreiber Ihrer Instanz eine Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen oder ein Impressum veröffentlicht, sind sie auf derselben Seite unter Rechtliches verlinkt. Wie sol2flow mit Ihren Daten umgeht: Datenschutz und DSGVO.

Wie Sie einen ganzen Workspace exportieren, lesen Sie unter Importe und Exporte.

Gelöschte Workspaces

Wurde ein Workspace gelöscht, den Sie verwalten, steht er hier, mit der Angabe, wer ihn gelöscht hat und wann er endgültig entfernt wird. Wählen Sie Wiederherstellen, um ihn vorher zurückzuholen.

Ihr Konto löschen

1. Wählen Sie unter Konto löschen die Option Mein Konto löschen ….
2. Lesen Sie, was passieren wird. Der Dialog listet auf:
   • Workspaces, die das Löschen blockieren: in denen Sie der einzige Admin sind und die andere Personen noch nutzen. Machen Sie zuerst jemand anderen zum Admin (oder löschen Sie den Workspace);
   • Workspaces, die mit Ihrem Konto gelöscht werden: in denen Sie das einzige Mitglied sind. Die Administratoren der Instanz können sie noch eine Zeit lang wiederherstellen.
3. Geben Sie zur Bestätigung Ihren Benutzernamen ein und bestätigen Sie Ihre Identität mit Ihrem Passwort.

Sie werden abgemeldet, und Ihr Profil, Ihre Anmeldeverfahren, Passkeys, API-Schlüssel, Benachrichtigungen und Exporte werden gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Aufgaben, Kommentare und Zeiteinträge, die Sie erstellt haben, bleiben in ihren Workspaces und werden als „Gelöschte Person“ angezeigt.