Benutzer und Registrierung

Admin → Benutzer listet alle Personen mit einem Konto auf der Instanz, über alle Workspaces hinweg. Jede Staff-Rolle kann die Seite öffnen; was Sie ändern können, hängt von Ihrer Rolle ab (siehe Staff-Rollen).

Personen finden

Die Liste zeigt für jede Person Name, Benutzername, Status, Anmeldeverfahren, Staff-Rolle und Workspaces. Ein Badge Bestätigt oder Unbestätigt neben dem Namen zeigt, ob die E-Mail-Adresse bestätigt ist (siehe E-Mail-Bestätigung); Registrierungen, deren Bestätigungslink noch nicht geöffnet wurde, haben den Status Wartet auf Bestätigung. So grenzen Sie sie ein:

• Verwenden Sie die Status-Chips: Alle, Aktiv, Freigabe ausstehend, Staff, Eingeladen, Deaktiviert.
• Filtern Sie nach Staff-Rolle, nach Anmeldeverfahren (Passwort, Jeder OIDC-Anbieter oder ein bestimmter Anbieter), nach Workspace und nach E-Mail (Jede E-Mail, Bestätigt oder Unbestätigt).
• Suchen Sie nach Name, Benutzername oder E-Mail-Adresse (Auditoren können nicht nach E-Mail-Adressen suchen: Sie sehen sie maskiert, etwa j•••@client.io).
• Sortieren Sie nach Name, Benutzername, Erstellungsdatum oder Status.

Der Eintrag Benutzer in der Seitenleiste zeigt ein gelbes Badge mit der Anzahl der Registrierungen, die auf Freigabe warten.

Die Seite einer Person

Wählen Sie eine Person aus, um ihre Seite zu öffnen. Sie zeigt:

• das Konto (Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Anmeldeverfahren, Status) mit Konto bearbeiten;
• E-Mail-Adresse: ob die Adresse bestätigt ist und seit wann (siehe Eine Adresse prüfen);
• ihre Staff-Rolle (nur Owner können sie ändern);
• Workspace-Zugriff: alle Workspaces, denen sie angehört, mit ihrer Rolle, dem Beitrittsdatum und der Mitgliederzahl des Workspace;
• ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, wie viele Wiederherstellungscodes übrig sind, ihre Passkeys, Sitzungen und API-Schlüssel (nie Secrets);
• Kontowiederherstellung, für Staff, der Konten wiederherstellen darf;
• den Schalter Konto deaktivieren und Benutzer löschen.

Workspaces, die Sie nicht öffnen können

Die Seite einer Person listet alle ihre Workspaces, auch solche, die Sie selbst nicht öffnen können (ein privater Workspace, dem Sie nicht angehören). Diese erscheinen mit gekürztem Namen („Hi••••••“), schreibgeschützt, und verlinken auf ihre Zeile unter Admin → Workspaces, wo der vollständige Name jedes Workspace steht.

Workspace-Zugriff ändern

Staff mit der Rolle Owner oder Admin kann die Workspace-Mitgliedschaften einer Person auf ihrer Seite ändern:

1. Öffnen Sie Admin → Benutzer und wählen Sie die Person aus.
2. Um sie irgendwo hinzuzufügen, wählen Sie Zu Workspaces hinzufügen, wählen die Workspaces und eine Rolle und bestätigen.
3. Um bestehende Mitgliedschaften zu ändern oder zu entfernen, markieren Sie Zeilen in der Workspace-Tabelle und verwenden Rolle setzen… oder Aus Workspaces entfernen.

Sie können Personen nur zu Workspaces hinzufügen bzw. Workspaces ändern, die Sie verwalten dürfen.

Workspace-Erstellung pro Person

Die instanzweite Regel, wer Workspaces erstellen darf, steht unter Admin → Allgemein (siehe Instanz-Einstellungen). Um sie für eine Person zu übersteuern, stellen Sie Darf Workspaces erstellen auf ihrer Seite auf Instanz-Standard, Erlaubt oder Nicht erlaubt, optional mit einem Limit. Owner und Admins können immer Workspaces erstellen.

Konten anlegen und bearbeiten

So legen Sie ein Konto an:

1. Öffnen Sie Admin → Benutzer und wählen Sie Benutzer hinzufügen.
2. Geben Sie Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein (oder lassen Sie mit Generieren eines erzeugen), optional auch die Workspaces, denen die Person hinzugefügt werden soll.
3. Owner können hier außerdem eine Staff-Rolle vergeben.
4. Lassen Sie E-Mail-Adresse als bestätigt markieren angehakt (die Voreinstellung), wenn Sie wissen, dass die Adresse zu dieser Person gehört. Entfernen Sie den Haken, um stattdessen einen Bestätigungslink an die Adresse zu senden. Anmelden kann sich die Person so oder so, aber solange die Adresse nicht bestätigt ist, greifen Einladungen und Beitritts-Domains von Workspaces für sie nicht.
5. Speichern Sie.

Um ein Konto zu ändern, öffnen Sie es und wählen Konto bearbeiten. Lassen Sie das Passwortfeld leer, um das aktuelle Passwort zu behalten. Bei Konten, die sich über einen Identity Provider anmelden, wird das Passwort dort verwaltet. Eine E-Mail-Adresse, die Sie hier ändern, gilt sofort und als bestätigt; die Änderung wird im Audit-Log erfasst.

Ein Konto deaktivieren

Konto deaktivieren sperrt die Anmeldung, ohne Daten zu löschen. Die Sitzungen der Person funktionieren nicht mehr, und ihre API-Schlüssel werden abgewiesen. Schalten Sie den Schalter wieder aus, um das Konto zu reaktivieren. Nur Owner können das Konto eines Owners deaktivieren, und der letzte Owner kann nicht deaktiviert werden.

Ein Konto löschen

1. Öffnen Sie die Seite der Person und wählen Sie Benutzer löschen.
2. Der Dialog zeigt, was passieren wird, und bittet dann um Bestätigung.

Es gelten dieselben Regeln wie beim Löschen des eigenen Kontos:

• Gesperrt, solange die Person der einzige Admin eines Workspace ist, den andere noch nutzen, oder der letzte Owner der Instanz. Machen Sie zuerst jemand anderen zum Admin oder Owner.
• Workspaces, in denen sie das einzige Mitglied ist, werden mit dem Konto gelöscht und können während der Karenzzeit wiederhergestellt werden (Admin → Workspaces → Gelöschte Workspaces).
• Ihre Aufgaben, Kommentare und Zeiteinträge bleiben erhalten und erscheinen als „Gelöschte Person“.

Ihr eigenes Konto können Sie hier nicht löschen. Details finden Sie unter Datenexport und Löschung.

Kontowiederherstellung

Wenn jemand ausgesperrt ist (Handy verloren, Passkey verloren, Passwort vergessen), kann Staff mit der passenden Rolle auf der Seite der Person helfen. Staff mit der Rolle Owner, Admin oder Support kann Konten wiederherstellen; Staff-Konten kann nur ein Owner wiederherstellen, und niemand kann hier das eigene Konto wiederherstellen.

So stellen Sie ein Konto wieder her:

1. Öffnen Sie Admin → Benutzer und wählen Sie die Person aus.
2. Geben Sie unter Kontowiederherstellung eine Begründung mit mindestens 10 Zeichen ein, zum Beispiel die Ticketnummer und worum die Person gebeten hat.
3. Wählen Sie die Aktion und bestätigen Sie sie:
   • Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen: löscht die Authenticator-Einrichtung und die Wiederherstellungscodes. Die Person meldet sich nur mit ihrem Passwort an, bis sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung erneut einrichtet. Passkeys bleiben unberührt.
   • Passkey entfernen oder Alle Passkeys entfernen: für ein verlorenes oder geteiltes Gerät. Die Person behält ihr Passwort (oder Single Sign-on) und kann neue Passkeys hinzufügen.
   • E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden: sendet denselben einmaligen Link wie „Passwort vergessen“, 60 Minuten gültig. Das aktuelle Passwort funktioniert weiter, bis die Person ein neues wählt. Nur für Konten mit Passwort und E-Mail-Adresse.
   • Überall abmelden (in der Liste der Sitzungen): beendet jede Sitzung des Kontos. Die API-Schlüssel funktionieren weiter; widerrufen Sie sie bei Bedarf separat.

Jede Aktion wird mit Ihrer Begründung im Audit-Log erfasst, und die Person erhält eine E-Mail dazu. Die E-Mail enthält weder Ihren Namen noch die Begründung.

Warnung

Prüfen Sie, mit wem Sie sprechen, bevor Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen oder einen Link zum Zurücksetzen senden. Die Kontowiederherstellung umgeht die Schutzmaßnahmen, die die Person eingerichtet hat. Behandeln Sie jede Anfrage deshalb wie das Zurücksetzen eines Passworts am Telefon.

Staff mit der Rolle Owner oder Admin kann auf der Seite einer Person außerdem ihre API-Schlüssel widerrufen (die Person erhält eine E-Mail) und ihr Profilfoto entfernen.

Selbstregistrierung

Standardmäßig werden Konten von Staff angelegt oder entstehen durch das Annehmen einer Einladung. Sie können Personen auch erlauben, selbst ein Passwort-Konto auf der Anmeldeseite anzulegen.

So richten Sie die Selbstregistrierung ein:

1. Öffnen Sie Admin → Authentifizierung.
2. Schalten Sie Selbstregistrierung ein.
3. Schränken Sie sie optional mit Erlaubte E-Mail-Domains ein (durch Kommas getrennt; leer lassen, um jede Domain zu erlauben).
4. Wählen Sie, welchem Workspace Neue Konten treten bei und mit welcher Rolle, oder Kein Workspace.
5. Schalten Sie Freigabe durch Admin ein, wenn neue Konten warten sollen, bis Staff sie freigibt.
6. Lassen Sie E-Mail-Bestätigung verlangen eingeschaltet (die Voreinstellung), damit neue Konten ihre Adresse bestätigen, bevor sie sich anmelden können, siehe E-Mail-Bestätigung.

Hinweis

Diese Einstellungen, einschließlich der Freigabe, gelten nur für die Registrierung mit Passwort. Konten, die bei der ersten Anmeldung über Single Sign-on angelegt werden, folgen den Einstellungen des Anbieters (Benutzer bei erster Anmeldung anlegen, Standard-Workspace und -Rolle, Gruppenzuordnung) und sind sofort aktiv. Ausnahme: E-Mail-Bestätigung verlangen gilt auch für sie, wenn der Anbieter die Adresse nicht bestätigt (siehe Single-Sign-on-Konten). Siehe Anmeldung.

Ist unter Admin → Allgemein → Daten & Rechtliches eine URL der Nutzungsbedingungen oder eine URL der Datenschutzerklärung gesetzt, zeigt das Registrierungsformular ein Kontrollkästchen, das angehakt werden muss.

E-Mail-Bestätigung

E-Mail-Bestätigung verlangen (unter Admin → Authentifizierung, im Abschnitt Anmeldemethoden, direkt unter Selbstregistrierung) ist standardmäßig eingeschaltet. Ist die Einstellung eingeschaltet:

• bestätigen neue Konten ihre Adresse über einen Link per E-Mail, bevor sie sich anmelden können;
• gilt eine geänderte E-Mail-Adresse erst, wenn die neue Adresse bestätigt ist (siehe Konto und Sicherheit);
• erhalten Single-Sign-on-Konten, deren Anbieter die Adresse nicht bestätigt, dieselbe Bestätigungs-E-Mail.

Nur Staff mit der Rolle Owner oder Admin kann die Einstellung ändern, und jede Änderung wird im Audit-Log erfasst. Die Registrierung mit Bestätigung setzt funktionierenden E-Mail-Versand voraus: Kann Ihre Instanz keine E-Mails senden, schalten Sie die Einstellung aus (E-Mail).

Ist die Einstellung ausgeschaltet, funktioniert die Registrierung ohne Link: Neue Konten werden sofort angemeldet (oder warten auf Freigabe), und eine geänderte Adresse gilt sofort, unbestätigt.

Was bei der Registrierung passiert

1. Nach Konto erstellen sieht die Person Prüfen Sie Ihre E-Mails mit der eingegebenen Adresse. Sie kann E-Mail erneut senden, Link auf einem anderen Gerät geöffnet? Weiter oder Falsche Adresse? Neu registrieren wählen; Letzteres löscht das unbestätigte Konto, sodass der Benutzername wieder frei ist.
2. Die E-Mail „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse für …“ (der Name Ihrer Instanz) enthält einen Link, der einmal und 24 Stunden lang funktioniert. Wird ein neuer Link gesendet, funktionieren ältere nicht mehr.
3. Wird der Link im selben Browser geöffnet, wird die Person angemeldet und landet auf der üblichen Startseite; erst jetzt tritt sie auch dem Workspace bei, der unter Neue Konten treten bei eingestellt ist. In einem anderen Browser oder auf einem anderen Gerät geöffnet, bestätigt der Link die Adresse und bittet die Person, sich anzumelden („Ihre E-Mail-Adresse ist bestätigt. Melden Sie sich an, um fortzufahren.“).

Bis der Link geöffnet wird, passiert sonst nichts: keine Anmeldung, keine Workspace-Mitgliedschaft, keine Willkommens-E-Mail. Meldet sich jemand vor der Bestätigung an, zeigt das richtige Passwort Bestätigen Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse mit E-Mail erneut senden, und es wird keine Sitzung erstellt; ein falsches Passwort zeigt das übliche „Benutzername oder Passwort falsch.“, sodass nichts verrät, dass das Konto existiert. Das erneute Senden ist pro Adresse und pro IP-Adresse begrenzt.

Ist zusätzlich Freigabe durch Admin eingeschaltet, wartet das Konto erst nach der Bestätigung der Adresse auf Freigabe: Die Seite des Links zeigt dann Wartet auf Freigabe, und Staff wird erst zu diesem Zeitpunkt benachrichtigt (siehe Registrierungen freigeben).

Konten, die als bestätigt gelten

Diese Adressen gelten ohne Link als bestätigt:

• Konten, die durch das Annehmen oder Abschließen einer Einladung entstehen: Der Einladungslink belegt die Adresse. Das gilt auch für eine unbestätigte Registrierung, die eine an ihre Adresse gesendete Einladung öffnet und sich von dort aus anmeldet;
• Single-Sign-on-Konten, deren Anbieter die Adresse bestätigt (siehe unten);
• Konten, die unter Benutzer hinzufügen mit angehaktem E-Mail-Adresse als bestätigt markieren angelegt werden;
• der erste Administrator aus BOOTSTRAP_ADMIN_* und Konten, die mit dem Skript create-admin angelegt werden (Installation).

Single-Sign-on-Konten

Sendet ein Identity Provider email_verified: true für die Adresse, gilt das Konto als bestätigt. Tut er das nicht (Microsoft Entra ID zum Beispiel sendet keinen solchen Claim) und ist die Bestätigung verlangt, erhält ein neues Single-Sign-on-Konto zuerst die Bestätigungs-E-Mail und eine Seite Prüfen Sie Ihre E-Mails. Nach der Bestätigung meldet sich die Person erneut über den Anbieter an; erst dann werden Gruppen, der Standard-Workspace und die übrigen Einstellungen des Anbieters angewendet.

Ist E-Mail-Bestätigung verlangen ausgeschaltet, gelten Adressen aus Single Sign-on wie bisher als bestätigt.

Für einen Anbieter, dem Sie die Verwaltung seiner Adressen anvertrauen (etwa Microsoft Entra ID), schalten Sie in seinen Einstellungen E-Mail-Adressen dieses Anbieters vertrauen ein (standardmäßig aus): Seine Adressen gelten dann auch ohne email_verified als bestätigt. Änderungen werden im Audit-Log erfasst. Siehe Anmeldung.

Wofür eine bestätigte Adresse verwendet wird

Nur eine bestätigte Adresse passt zu Einladungen, die an sie gesendet wurden, und zu den E-Mail-Domains der Beitrittsanfragen eines Workspace (Beitrittsanfragen). Wessen Adresse nicht bestätigt ist, sieht keine Workspaces, deren Beitritt sie anfragen könnte, bis sie bestätigt ist.

Eine Adresse prüfen

Die Seite einer Person unter Admin → Benutzer hat eine Karte E-Mail-Adresse: Bestätigt am … mit dem Datum oder Unbestätigt. Staff, der Konten wiederherstellen darf (Owner, Admin und Support; ein Staff-Konto nur ein Owner; nie das eigene), erhält außerdem:

• Bestätigungs-E-Mail erneut senden: sendet einen neuen Link an die Adresse.
• Als bestätigt markieren: nach einer Rückfrage. Tun Sie das nur, wenn Sie wissen, dass die Adresse zu der Person gehört. Ein Konto, das auf Bestätigung wartet, wird dann aktiviert (oder wartet auf Freigabe, falls diese nötig ist).

Beide Aktionen werden im Audit-Log erfasst.

Eine Adresse, mit der sich jemand anderes registriert hat

Registriert sich jemand mit einer fremden Adresse und bestätigt sie nie, kann die Person, der die Adresse gehört, sie trotzdem übernehmen. Registriert sie sich damit, meldet die Registrierung Diese E-Mail wird bereits verwendet. und bietet Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse senden an. sol2flow sendet nur dann einen Link, wenn die Adresse zu einem Konto gehört, das nie bestätigt wurde; für jede andere Adresse wird nichts gesendet, und die Antwort auf dem Bildschirm ist dieselbe, sie verrät also nichts Neues. Der Link funktioniert einmal, 24 Stunden lang, und ist wie E-Mail erneut senden begrenzt.

Der Link zeigt, welches unbestätigte Konto entfernt würde („Dadurch wird das unbestätigte Konto „…“ entfernt, das diese Adresse verwendet hat.“). Nach Entfernen und fortfahren wird dieses Konto gelöscht, und die Registrierung geht mit der bereits eingetragenen und bestätigten Adresse weiter: Die Person wählt Benutzernamen und Passwort und ist angemeldet (oder wartet auf Freigabe). Bestätigte Konten sind nie betroffen. Das Audit-Log erfasst die Löschung nur mit der E-Mail-Domain.

Unbestätigte Registrierungen werden gelöscht

Ein täglicher Job löscht Selbstregistrierungen, die 7 Tage lang unbestätigt geblieben sind. Konten, die durch eine Einladung oder von Staff angelegt wurden, werden so nie gelöscht. Das Audit-Log erfasst jede Löschung („Unbestätigtes Konto gelöscht“) nur mit der E-Mail-Domain, nie mit der Adresse.

Bestehende Instanzen

Wird eine Instanz auf eine Version mit E-Mail-Bestätigung aktualisiert, wird jedes bestehende Konto mit E-Mail-Adresse als bestätigt markiert (seit dem Erstellungsdatum des Kontos), damit niemand ausgesperrt wird, und E-Mail-Bestätigung verlangen wird eingeschaltet.

Registrierungen freigeben

Ist Freigabe durch Admin eingeschaltet, haben neue Konten den Status Freigabe ausstehend: Sie können sich erst anmelden, wenn jemand sie freigibt. Ist zusätzlich E-Mail-Bestätigung verlangen eingeschaltet, erreicht ein Konto diesen Punkt erst, wenn seine Adresse bestätigt ist.

Alle Staff-Mitglieder mit der Rolle Owner, Admin oder Support werden informiert, sobald eine Registrierung zur Freigabe bereitsteht (über die Glocke und per E-Mail), und das Badge bei Benutzer zählt sie mit.

So geben Sie eine Registrierung frei oder lehnen sie ab:

1. Öffnen Sie die Benachrichtigung oder gehen Sie zu Admin → Benutzer und wählen Sie den Chip Freigabe ausstehend.
2. Öffnen Sie die Seite der Person. Ein Banner zeigt, wann sie sich registriert hat.
3. Wählen Sie Freigeben oder Ablehnen und bestätigen Sie.

Die Freigabe aktiviert das Konto. Die Ablehnung löscht es; die Person kann sich erneut registrieren, wenn die Selbstregistrierung offen bleibt. Wer auch immer zuerst entscheidet: In den Benachrichtigungen aller anderen Staff-Mitglieder erscheint das Ergebnis („Freigegeben von …“).