Datenschutz und DSGVO
Diese Seite erklärt, wie sol2flow mit personenbezogenen Daten umgeht, für Administratoren selbst gehosteter Instanzen und für Kunden der Cloud-Edition. Sie beschreibt, was die Software tut; sie ist keine Rechtsberatung.
Wer verantwortlich ist
- Selbst gehostet: Wer die Instanz betreibt, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für alle Daten darin. Das sol2flow-Projekt erhält nichts von Ihrer Instanz: keine Telemetrie, keine Update-Prüfung, keine externen Schriften oder Skripte. sol2flow kontaktiert nur Dienste, die Sie selbst einrichten (siehe Dritte).
- Cloud-Edition: Für die Inhalte, die Ihre Organisation in ihre Workspaces stellt, ist Ihre Organisation verantwortlich, und der Cloud-Betreiber verarbeitet sie in Ihrem Auftrag (einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellt der Betreiber bereit). Für Konten, Abrechnung und die Sicherheit des Dienstes ist der Betreiber verantwortlich; siehe dessen Datenschutzerklärung.
Was gespeichert wird
| Daten | Hinweise |
|---|---|
| Konto: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilfoto, Sprache, Design, Zeitzone | Änderbar unter Einstellungen → Profil und Einstellungen → Einstellungen & Darstellung |
| Anmeldung: Passwort (gehasht), Single-Sign-on-Identität, Zwei-Faktor-Einrichtung, Passkeys, API-Schlüssel | Nur Hashes oder verschlüsselte Werte; Passwörter und Schlüssel sind nie lesbar |
| Sitzungen: IP-Adresse, Browser, Zeiten | Aufgelistet unter Einstellungen → Sicherheit |
| Geräte und Orte von Anmeldungen: Browser und Betriebssystem, Land und Stadt, erstes und letztes Mal, wie oft | Für Hinweise auf ungewöhnliche Anmeldungen; weder IP-Adresse noch vollständige Browserkennung werden gespeichert |
| Workspace-Inhalte: Aufgaben, Kommentare, Checklisten, Anhänge, Zeiteinträge, Aktivität | Gehören zum Workspace |
| Benachrichtigungen, Einladungen, Beitrittsanfragen | Einladungen enthalten die eingeladene Adresse |
| Audit-Log: Sicherheits- und Verwaltungsereignisse mit IP-Adresse und Browser | Lesbar für Staff mit den Rollen Owner, Admin und Auditor; Workspace-Admins sehen ihren Workspace ohne IP-Adressen |
| Organisationen und Abrechnung: Firma, Adresse, USt-IdNr., Rechnungs-E-Mail, Rechnungen | Kartendaten erreichen sol2flow nie; das übernehmen die Zahlungsanbieter |
| Nachrichten aus dem Kontaktformular: Name, E-Mail, Firma, Nachricht, gekürzte IP-Adresse | Nur wenn Sie das Kontaktformular nutzen |
Wie lange es aufbewahrt wird
| Daten | Aufbewahrt | Einstellung |
|---|---|---|
| Audit-Log | 30–3650 Tage, standardmäßig 365 | Admin → Allgemein → Audit-Log |
| Nachrichten aus dem Kontaktformular | 30–3650 Tage, standardmäßig 365; Spam 30 Tage | Admin → Allgemein → Kontaktformular |
| Gelöschte Workspaces | 1–365 Tage wiederherstellbar, standardmäßig 30, dann mit ihren Dateien endgültig gelöscht | Admin → Allgemein → Daten & Rechtliches |
| Exporte | 7 Tage | — |
| Sitzungen | Bis zur Abmeldung oder zum Ablauf (12 Stunden, mit „Angemeldet bleiben“ 30 Tage) | — |
| Geräte und Orte von Anmeldungen | 180 Tage nach der letzten Anmeldung von dort | — |
| Nie bestätigte Registrierungen | 7 Tage | — |
| Beendete Einladungen | 90 Tage, nachdem sie angenommen, abgelehnt, widerrufen wurden oder abgelaufen sind | — |
| Benachrichtigungen | Gelesen: 90 Tage; ungelesen: 1 Jahr | — |
| Personen in abgeschlossenen Importen | 90 Tage | — |
| Hintergrundaufgaben (z. B. E-Mails in der Warteschlange) | Etwa eine Woche | — |
| Logdateien | Die neuesten LOG_FILE_MAX_FILES Dateien (standardmäßig 10) | Konfigurationsreferenz |
| Konten und Workspace-Inhalte | Bis sie gelöscht werden | — |
| Rechnungen | Nicht automatisch gelöscht: Das Steuerrecht verlangt, sie aufzubewahren | Löschen Sie sie selbst, wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist |
Eine tägliche Bereinigung löscht, was seine Frist erreicht hat. Ihre Backups enthalten Daten, bis sie rotiert werden; siehe Backups und Upgrades.
Exportieren, berichtigen und löschen
| Anliegen | So geht es |
|---|---|
| Eine Kopie der Daten einer Person | Die Person wählt Einstellungen → Ihre Daten → Meine Daten herunterladen: eine ZIP-Datei mit Profil, Mitgliedschaften, Kommentaren, Zeiteinträgen, Benachrichtigungen, Sitzungen, Sicherheitsprotokoll und mehr |
| Eine Kopie eines Workspaces | Seine Admins wählen Einstellungen → Workspace → Import & Export → Workspace exportieren |
| Daten berichtigen | Personen ändern ihr Profil selbst; Staff kann Konten unter Admin → Benutzer bearbeiten |
| Ein Konto löschen | Einstellungen → Ihre Daten → Konto löschen, oder Staff unter Admin → Benutzer → Benutzer löschen |
| Einen Workspace löschen | Seine Admins unter Einstellungen → Workspace → Allgemein, oder Staff unter Admin → Workspaces; endgültig gelöscht nach der Karenzzeit |
| Keine E-Mails zu Aufgabenänderungen mehr | Einstellungen → Benachrichtigungen (jede Person), oder für die ganze Instanz unter Admin → Allgemein |
| Ein Konto sperren, ohne es zu löschen | Staff deaktiviert es unter Admin → Benutzer |
| Eine Nachricht aus dem Kontaktformular | Staff findet und löscht sie unter Admin → Nachrichten |
Wird ein Konto gelöscht, bleiben seine Inhalte in geteilten Workspaces erhalten und erscheinen als „Gelöschte Person“; Einträge im Audit-Log behalten nur die ID des Kontos, bis die Aufbewahrungsfrist des Audit-Logs sie entfernt; Rechnungen einer Organisation bleiben, weil das Gesetz es verlangt. Einzelheiten: Datenexport und Löschung.
Cookies und Browser-Speicher
sol2flow verwendet nur Cookies und Browser-Speicher, die für den Betrieb nötig sind oder sich eine Wahl der Person merken: die Anmeldesitzung, kurzlebige Cookies während der Anmeldung und der E-Mail-Bestätigung, die Sprache, das Design, die Zeitzone, den zuletzt geöffneten Workspace und die Board-Ansicht. Keines dient dem Tracking oder der Werbung, daher ist kein Einwilligungsbanner nötig. Die Dokumentation und die sol2flow-Website setzen keine Cookies; sie merken sich nur das Design im lokalen Speicher des Browsers.
Dritte
Es wird nichts übertragen, solange Sie es nicht einrichten:
- E-Mail-Versand (Ihr SMTP-Server oder ein Anbieter wie Amazon SES): die Adressen der Empfänger und der Inhalt der E-Mails.
- Dateispeicher, wenn Sie S3-kompatiblen Speicher nutzen: Anhänge, Fotos, Exporte.
- Fehlerüberwachung, wenn Sie
SENTRY_DSNsetzen: Fehlermeldungen und Stacktraces, ohne Personendaten, IP-Adressen, Cookies oder Anfrageinhalte. - Single-Sign-on-Anbieter, die Sie hinzufügen.
- Eine Standortquelle für Anmeldehinweise, wenn Sie eine einrichten (Konfigurationsreferenz): die Standort-Header von Cloudflare oder eine GeoLite2- bzw. DB-IP-Datei, die auf Ihrem eigenen Server gelesen wird (nichts verlässt ihn).
- Zahlungsanbieter (Stripe, PayPal, Blockonomics), wenn Sie die Abrechnung aktivieren, und der VIES-Dienst der EU zur Prüfung von USt-IdNrn.
- Webhooks, die Workspace-Admins einrichten.
sol2flow verwendet keine Analyse-Tools, keine externen Schriften oder CDNs, keine entfernten Avatare (wie Gravatar) und keine eingebetteten Inhalte. Ihr Hosting-Anbieter, Reverse-Proxy oder CDN sieht den gesamten Datenverkehr: Berücksichtigen Sie ihn in Ihren Verträgen.
Rechtliche Links
Unter Admin → Allgemein → Daten & Rechtliches können Sie eine URL der Datenschutzerklärung, eine URL der Nutzungsbedingungen und eine Impressum-URL festlegen. Sie werden unter den Anmelde- und Registrierungsformularen verlinkt und, für angemeldete Personen, unter Einstellungen → Ihre Daten → Rechtliches. Ist ein Link zur Datenschutzerklärung oder zu den Nutzungsbedingungen gesetzt, müssen neue Konten zustimmen, und der Zeitpunkt wird gespeichert. Siehe Instanz-Einstellungen.
Ihre Checkliste als Betreiber
sol2flow gibt Ihnen die Werkzeuge; folgende Punkte liegen bei Ihnen, wo nötig mit rechtlicher Beratung:
- Veröffentlichen Sie eine Datenschutzerklärung und verlinken Sie sie (siehe oben). Beschreiben Sie die Daten und Fristen dieser Seite mit den Werten, die Sie gewählt haben, Ihre Auftragsverarbeiter, Ihre Backups und wie Personen ihre Rechte ausüben können.
- Veröffentlichen Sie ein Impressum, wenn das Gesetz es verlangt (in Deutschland nach § 5 DDG).
- Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge mit den Diensten, die Sie nutzen (Hosting, E-Mail, Speicher, Backups, Fehlerüberwachung), und bieten Sie, wenn Sie für andere hosten, ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag an.
- Führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO).
- Schützen Sie den Server: HTTPS an Ihrem Reverse-Proxy (siehe Reverse-Proxy und TLS), verschlüsselte Festplatten und Backups, ein starker
APP_ENCRYPTION_KEY, Updates. - Richten Sie vor dem Start den E-Mail-Versand ein: Ohne Mailserver schreibt sol2flow E-Mails, auch Anmeldelinks, in sein Log.
- Legen Sie ein Vorgehen bei Datenpannen fest: Das Audit-Log (Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldungen, Sicherheitsänderungen, Aktionen von Staff, mit IP-Adressen) hilft herauszufinden, was passiert ist; bewahren Sie es dafür lange genug auf. Datenschutzverletzungen müssen der Aufsichtsbehörde in der Regel innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden.