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Instanz-Einstellungen

Instanzweite Einstellungen befinden sich auf zwei Admin-Seiten: Admin → Allgemein und Admin → Authentifizierung. Staff mit der Rolle Owner oder Admin kann sie öffnen und ändern; Staff mit der Rolle Support oder Auditor sieht sie nicht (siehe Staff-Rollen).

Einstellungen werden von selbst gespeichert: Schalter und Auswahlen bei der Änderung, Text und Zahlen beim Verlassen des Felds. Jede Änderung wird mit dem Wert davor und danach im Audit-Log erfasst. Secrets wie ein OIDC-Client-Secret werden nie ins Log geschrieben.

Manche Einstellungen stehen nicht im Admin-Bereich, sondern in der Umgebung des Servers, zum Beispiel die öffentliche Adresse der Instanz, der Speicher und der E-Mail-Versand. Siehe Konfiguration.

Admin → Allgemein​

Name und Sprache​

  • Name der Instanz: erscheint in Seitentiteln und E-Mails (zum Beispiel im Betreff „3 Änderungen auf …“).
  • Standardsprache für neue Benutzer: die Sprache neuer Konten und der E-Mails an Personen, die keine Sprache gewählt haben.

Workspaces erstellen​

Personen können sich anmelden, ohne einem Workspace anzugehören. Legen Sie fest, wer einen eigenen erstellen darf:

  • Wer darf Workspaces erstellen: Alle, die sich anmelden können, oder Nur Owner und Admins der Instanz.
  • Workspaces pro Person: 0 bedeutet kein Limit. Gezählt werden die Workspaces, die eine Person erstellt hat.

Beides können Sie für eine einzelne Person auf ihrer Seite unter Admin → Benutzer übersteuern (Darf Workspaces erstellen). Owner und Admins können immer Workspaces erstellen.

Benachrichtigungen​

Aufgaben-Updates per E-Mail schaltet die E-Mail-Zusammenfassung für die ganze Instanz ein oder aus (standardmäßig aus). Ist sie eingeschaltet, erhalten Personen eine E-Mail zu Änderungen an Aufgaben, denen sie zugewiesen sind oder deren Mitglied sie sind, und zu Erwähnungen. Änderungen werden gebündelt: eine E-Mail, sobald 10 Minuten lang Ruhe war, und höchstens eine pro Stunde, solange weitergearbeitet wird. Was in der App schon gelesen wurde, entfällt.

Jede Person kann die Zusammenfassung unter Einstellungen → Benachrichtigungen für sich selbst ausschalten. E-Mails, die zu den Admin-Aufgaben gehören (etwa Freigaben von Registrierungen), und Sicherheits-E-Mails werden unabhängig von dieser Einstellung gesendet.

Sind Pläne eingeschaltet, kann auch der Plan einer Organisation E-Mail-Benachrichtigungen ausschließen: Ihre Workspaces benachrichtigen dann nur in der App. Dieser Schalter bleibt der Hauptschalter: Solange er aus ist, erhält niemand E-Mails zu Aufgaben-Updates, unabhängig vom Plan.

Hinweis

E-Mails werden nur verschickt, wenn der E-Mail-Versand konfiguriert ist. Siehe E-Mail.

Uploads​

Limits für Anhänge und für Bilder in Beschreibungen und Kommentaren:

  • Maximale Dateigröße (MB): standardmäßig 100. Leer lassen für kein Limit.
  • Blockgröße (MB): standardmäßig 8. Dateien werden in Teilen dieser Größe gesendet, und ein unterbrochener Upload setzt dort fort, wo er aufgehört hat. Leer lassen, um jede Datei in einer einzigen Anfrage zu senden. Mit S3-Speicher müssen Blöcke mindestens 5 MB groß sein.

Workspace-Admins können für ihren Workspace ein niedrigeres Limit festlegen (Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen); es gilt das kleinere Limit.

Warnung

Ein Reverse Proxy vor sol2flow begrenzt die Größe jeder Anfrage (zum Beispiel client_max_body_size bei nginx). Bei Uploads in Blöcken stellen Sie das Limit über die Blockgröße. Ohne Blöcke muss es die größte Datei erlauben, sonst werden große Uploads abgewiesen. Siehe Reverse Proxy.

API​

  • API-Schlüssel erlauben (standardmäßig an): aus bedeutet, „API-Schlüssel“ verschwindet aus dem Kontomenü und jeder vorhandene Schlüssel wird abgewiesen. Die Schlüssel werden nicht gelöscht; sie funktionieren wieder, wenn Sie den Schalter wieder einschalten. Das ist auch der schnellste Weg, jeden API-Zugriff auf einmal zu stoppen.
  • API-Dokumentation (standardmäßig an): die interaktive API-Referenz und das OpenAPI-Dokument. Schalten Sie sie aus, um beides zu verbergen, zum Beispiel auf einer Produktivinstanz, die ihre API nicht bekannt machen soll. Die API selbst funktioniert weiter.
  • Webhooks erlauben (standardmäßig an): aus bedeutet, es wird nichts gesendet und der Bereich „Webhooks“ jedes Workspace ist gesperrt.
  • Webhooks an private Netzwerkadressen erlauben (standardmäßig aus): Webhooks dürfen Adressen wie 10.x, 192.168.x oder localhost erreichen, für Tools in Ihrem Netzwerk. Dieselbe Einstellung erlaubt Importe von einem Server in Ihrem privaten Netzwerk. Cloud-Metadaten-Adressen bleiben immer gesperrt.

Workspace-Admins haben eigene Schalter REST-API und Webhooks unter Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen. Diese wirken unterhalb der Schalter der Instanz: Was die Instanz ausgeschaltet hat, bleibt in jedem Workspace aus. Siehe REST-API und Webhooks.

Für öffentliche Board-Links gibt es keinen instanzweiten Schalter. Workspace-Admins entscheiden für ihren eigenen Workspace mit Öffentliche Links erlauben unter Einstellungen → Workspace → Zugriff & Integrationen; Board-Admins schalten dann den Link eines Boards in dessen Teilen-Dialog ein oder aus. Siehe Ein Board öffentlich teilen.

Auf einer selbst gehosteten Instanz verweist die Fußzeile „Geteilt mit sol2flow“ öffentlicher Boards auf die Adresse in PUBLIC_WEBSITE_URL (siehe Konfiguration).

Audit-Log​

Ereignisse aufbewahren (Tage): von 30 bis 3650 Tage, standardmäßig 365. Ältere Ereignisse löscht eine tägliche Bereinigung. Siehe Audit-Log.

Daten & Rechtliches​

  • Gelöschte Workspaces aufbewahren (Tage): die Karenzzeit, in der ein gelöschter Workspace wiederhergestellt werden kann, von 1 bis 365 Tagen (standardmäßig 30). Eine Änderung gilt für Workspaces, die ab dann gelöscht werden. Siehe Datenexport und Löschung.
  • URL der Nutzungsbedingungen und URL der Datenschutzerklärung: optional, vollständige Adressen, die mit https:// oder http:// beginnen. Sie werden unter den Anmelde- und Registrierungsformularen verlinkt. Ist ein Link gesetzt, zeigen die Registrierung und der Abschluss einer Einladung ein Kontrollkästchen, das angehakt werden muss, und der Zeitpunkt der Zustimmung wird gespeichert. Konten, die automatisch per Single Sign-on angelegt werden, erhalten das Kontrollkästchen nicht.
  • Impressum-URL: optional, Ihr Impressum (in Deutschland nach § 5 DDG vorgeschrieben). Verlinkt unter den Anmeldeformularen und unter Einstellungen → Ihre Daten; niemand muss ihm zustimmen. Siehe Datenschutz und DSGVO.

Admin → Authentifizierung​

Diese Seite legt fest, wie sich Personen anmelden und wie Konten angelegt werden.

Anmeldeverfahren im Überblick​

  • Benutzername & Passwort: Personen melden sich mit Zugangsdaten an, die in sol2flow gespeichert sind. Konten können unter Einstellungen → Sicherheit Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys hinzufügen.
  • Selbstregistrierung: Jede Person kann auf der Anmeldeseite ein Passwort-Konto anlegen, optional beschränkt auf Erlaubte E-Mail-Domains, mit Beitritt zu einem Workspace Ihrer Wahl und optional mit Warten auf Freigabe (Freigabe durch Admin). Siehe Benutzer und Registrierung.
  • E-Mail-Bestätigung verlangen: standardmäßig eingeschaltet. Neue Konten bestätigen ihre Adresse über einen Link per E-Mail, bevor sie sich anmelden können, und eine geänderte Adresse gilt erst nach der Bestätigung. Auch für Single-Sign-on-Konten, deren Anbieter die Adresse nicht bestätigt. Registrierungen, die niemand bestätigt, werden nach 7 Tagen gelöscht. Schalten Sie die Einstellung aus, wenn Ihre Instanz keine E-Mails senden kann. Siehe E-Mail-Bestätigung.
  • OIDC-Provider: Single Sign-on über jeden OpenID-Connect-Anbieter, etwa Keycloak, Authentik, Okta, Entra ID oder Google. Wählen Sie Provider hinzufügen, wählen Sie eine Vorlage oder Custom OIDC und tragen Sie Issuer, Client-ID und Secret ein. Die Seite zeigt die Redirect-URI, die Sie bei Ihrem Identity Provider registrieren.

Für jeden OIDC-Provider können Sie außerdem festlegen:

  • Claim-Zuordnung: welche Claims Benutzername, E-Mail-Adresse und Gruppen enthalten.
  • Admin-Gruppe und Support-Gruppe: Mitglieder erhalten bei der Anmeldung die Staff-Rolle Admin bzw. Support. Owner werden nie geändert.
  • Benutzer bei erster Anmeldung anlegen, und welchem Workspace neue Benutzer hinzugefügt werden (Neue Benutzer hinzufügen zu, Mit Rolle), oder keinem.
  • Gruppenzuordnung: Personen in einer Gruppe des Anbieters werden bei jeder Anmeldung einem Workspace mit einer bestimmten Rolle hinzugefügt. Eine Gruppe kann auch auf Kein Workspace-Zugriff abgebildet werden: Ihre Mitglieder werden bei jeder Anmeldung aus jedem Workspace und jedem Board entfernt, und diese Regel hat Vorrang vor jeder anderen Zuordnung.
  • Aktiv: ob der Provider auf der Anmeldeseite erscheint.

Eine Schritt-für-Schritt-Einrichtung für gängige Identity Provider finden Sie unter Anmeldung.

Tipp

Bevor Sie Benutzername & Passwort ausschalten, stellen Sie sicher, dass sich mindestens ein Owner per Single Sign-on anmelden kann. Andernfalls sperren Sie sich möglicherweise aus dem Admin-Bereich aus.