Datenexport und Löschung

Personen können ihre Daten mitnehmen und gehen, und Workspaces lassen sich löschen, ohne dass ein versehentlicher Klick sie unwiederbringlich vernichtet. Diese Seite beschreibt, was Staff tun kann und was Personen selbst tun können. Die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer finden Sie unter Konto und Sicherheit.

Wer was darf

Aktion	Personen selbst	Staff mit Rolle Owner / Admin
Einen Workspace exportieren	seine Workspace-Admins	–
Die eigenen Daten exportieren	alle	–
Einen Workspace löschen	seine Workspace-Admins	✓ (Admin → Workspaces)
Einen gelöschten Workspace wiederherstellen	seine Workspace-Admins	✓ (Admin → Workspaces → Gelöschte Workspaces)
Ein Konto löschen	alle, ihr eigenes	✓ (Admin → Benutzer → Benutzer löschen)

Staff mit der Rolle Support oder Auditor kann nichts löschen oder wiederherstellen.

Exporte

Workspace-Export

Workspace-Admins exportieren einen Workspace unter Einstellungen → Workspace → Import & Export → Workspace exportieren. Der Export ist eine ZIP-Datei mit dem Workspace, seinen Mitgliedern (Namen, Benutzernamen und Rollen, keine E-Mail-Adressen), jedem Board mit seinen Listen, Labels, Aufgaben, Beschreibungen, Checklisten, Kommentaren und Aktivität, den Zeiteinträgen als CSV und allen Anhängen. Gelöschte Boards und Aufgaben sind nicht enthalten; archivierte sind enthalten und gekennzeichnet.

Staff kann einen Workspace nicht aus dem Admin-Bereich exportieren; das können nur seine Workspace-Admins.

Persönlicher Export

Alle können ihre eigenen Daten unter Einstellungen → Ihre Daten → Meine Daten herunterladen herunterladen: Profil und Einstellungen, Anmeldeverfahren, Mitgliedschaften und Beitrittsanfragen, eigene Kommentare, Zeiteinträge, Benachrichtigungen, Sitzungen, Passkeys und API-Schlüssel (ohne Secrets), die Audit-Log-Einträge über sie (Anmeldungen und Sicherheitsänderungen, mit Zeit und IP-Adresse), die Geräte und Orte ihrer Anmeldungen sowie das Profilfoto.

So funktionieren Exporte

• Der Export wird im Hintergrund erstellt. Sobald er fertig ist, erhält die anfragende Person eine Benachrichtigung und eine E-Mail.
• Nur die Person, die ihn angefordert hat, kann ihn herunterladen, bei einem Workspace-Export nur, solange sie noch Admin dieses Workspace ist. Niemand sonst, auch kein Staff, kann ihn herunterladen.
• Er ist 7 Tage lang verfügbar und wird dann automatisch gelöscht. Fehlgeschlagene Exporte werden ebenfalls nach 7 Tagen entfernt.
• Pro Workspace und pro Person läuft jeweils nur ein Export, und jede Person kann höchstens fünf Anfragen pro Stunde stellen.
• Exporte werden im Audit-Log erfasst.

Exporte werden im Dateispeicher der Instanz abgelegt (siehe Speicher).

Einen Workspace löschen

Das Löschen macht einen Workspace sofort unzugänglich, er kann aber während einer Karenzzeit wiederhergestellt werden. Erst danach wird er endgültig gelöscht.

So löschen Sie einen Workspace als Staff:

1. Öffnen Sie Admin → Workspaces und suchen Sie den Workspace.
2. Wählen Sie „Löschen“ und geben Sie zur Bestätigung den Namen des Workspace ein. Bei einem privaten Workspace, den Sie nicht sehen können, geben Sie stattdessen das Wort delete ein.
3. Bestätigen Sie bei Nachfrage Ihre Identität (erneute Anmeldung).

Workspace-Admins tun dasselbe unter Einstellungen → Workspace → Allgemein → Gefahrenbereich. Der letzte aktive Workspace der Instanz kann nicht gelöscht werden.

Was passiert:

• Alle verlieren sofort den Zugriff; die Adresse des Workspace wird frei.
• Jeder Admin des Workspace erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail mit dem Löschdatum und einem Link zum Wiederherstellen.
• Die Löschung wird im Audit-Log erfasst.

Karenzzeit

Legen Sie sie unter Admin → Allgemein → Daten & Rechtliches → Gelöschte Workspaces aufbewahren (Tage) fest: von 1 bis 365 Tagen, standardmäßig 30. Eine Änderung gilt für Workspaces, die ab dann gelöscht werden.

Einen Workspace wiederherstellen

So stellen Sie einen Workspace als Staff wieder her:

1. Öffnen Sie Admin → Workspaces → Gelöschte Workspaces. Jeder Eintrag zeigt, wann und von wem er gelöscht wurde und wann er endgültig gelöscht wird. Private Workspaces werden ohne Namen aufgeführt.
2. Wählen Sie Wiederherstellen.

Er erhält seine alte Adresse zurück oder die nächste freie Variante, falls diese inzwischen vergeben ist (die Bestätigung weist darauf hin). Workspace-Admins können ihn selbst unter Einstellungen → Ihre Daten → Gelöschte Workspaces wiederherstellen.

Endgültige Löschung

Einmal täglich werden Workspaces, deren Karenzzeit abgelaufen ist, endgültig gelöscht: alle Dateien im Speicher, Boards, Aufgaben, Kommentare, Checklisten, Zeiteinträge, Aktivität und Benachrichtigungen. Die endgültige Löschung wird im Audit-Log erfasst. Wird sie unterbrochen, wird sie beim nächsten Durchlauf abgeschlossen. Endgültig gelöscht werden nur Workspaces, die gelöscht wurden und deren Karenzzeit abgelaufen ist.

Gefahr

Ein endgültig gelöschter Workspace lässt sich in sol2flow nicht zurückholen. Nur ein Backup, das vor der endgültigen Löschung erstellt wurde, enthält ihn noch. Siehe Backups und Upgrades.

Ein Konto löschen

Personen löschen ihr eigenes Konto unter Einstellungen → Ihre Daten → Konto löschen, indem sie ihren Benutzernamen eingeben und ihre Identität bestätigen. Staff mit der Rolle Owner oder Admin kann ein Konto unter Admin → Benutzer → Benutzer löschen löschen (siehe Benutzer und Registrierung). Die Regeln sind dieselben:

• Gesperrt, solange die Person:

  • der einzige Admin eines Workspace ist, den andere noch nutzen (in einem privaten Workspace zählen nur ausdrücklich hinzugefügte Admins);
  • der letzte Owner der Instanz ist.

  Zuerst muss jemand anderes Admin bzw. Owner werden. Der Dialog listet auf, was die Löschung blockiert.

• Workspaces, in denen die Person das einzige Mitglied ist, werden mit dem Konto gelöscht, mit der normalen Karenzzeit, sodass Staff sie noch wiederherstellen kann.

Was gelöscht wird und was bleibt

Gelöscht: das Konto und alles Persönliche: Sitzungen, Anmeldeverfahren, Passkeys, Zwei-Faktor-Einrichtung und Wiederherstellungscodes, API-Schlüssel, Benachrichtigungen und Einstellungen, Workspace- und Board-Mitgliedschaften, angeheftete Boards, Aufgabenzuweisungen und Aufgabenmitgliedschaften, gefolgte Elemente, offene Beitrittsanfragen, eigene Exporte, das Profilfoto und nicht abgeschlossene Uploads. Von der Person versendete, noch offene Einladungen werden widerrufen.

Bleibt, anonymisiert: Aufgaben, Kommentare, Checklistenpunkte, Boards, Workspaces, Dateien und Zeiteinträge, die die Person erstellt hat, bleiben in ihren Workspaces und erscheinen als „Gelöschte Person“, auch in Stundenzettel-Exporten und Datenexporten. Einträge im Audit-Log behalten die ID des Kontos, die Zeit und die IP-Adresse, bis die Aufbewahrungsfrist des Audit-Logs sie entfernt, aber nicht mehr den Namen: Auch sie zeigen „Gelöschte Person“. Namen in Inhalten anderer Personen (eine Erwähnung, ein Kommentartext) bleiben erhalten.

Bleibt aus rechtlichen Gründen: Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen gehören zur Organisation, nicht zu einer Person, und werden mit einem Konto nie gelöscht: Das Steuerrecht verlangt, sie aufzubewahren (in Deutschland 10 Jahre).

Die Person wird abgemeldet und erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Die Löschung eines Kontos lässt sich nicht rückgängig machen.

Hinweis

Das Deaktivieren eines Kontos unter Admin → Benutzer ist die umkehrbare Alternative: Es sperrt die Anmeldung, ohne Daten zu löschen.

Nutzungsbedingungen und Datenschutz

Wenn Sie unter Admin → Allgemein → Daten & Rechtliches eine URL der Nutzungsbedingungen oder eine URL der Datenschutzerklärung festlegen, werden diese auf der Anmelde- und der Registrierungsseite verlinkt, und neue Konten müssen ihnen zustimmen. Der Zeitpunkt der Zustimmung wird gespeichert und ist im Datenexport der Person enthalten. Eine Impressum-URL wird dort ebenfalls verlinkt, ohne Kontrollkästchen. Angemeldete Personen finden alle drei unter Einstellungen → Ihre Daten → Rechtliches. Siehe Instanz-Einstellungen und Datenschutz und DSGVO.